Czy samochód służbowy ma wakacje?28.06.2016

Wyjazd samochodem na urlop stanowi jedną z najdalej posuniętych możliwości używania pojazdu służbowego we własnym zakresie. Wraz ze zmieniającym się spojrzeniem na biznes zmianie ulega również spojrzenia na korzystanie z samochodów służbowych w celach prywatnych, które coraz częściej są traktowane jako dodatkowa forma wynagrodzenia pracownika.

Przed pracodawcą jest zatem odpowiedzialne zadanie, by w precyzyjny sposób określić sposób korzystania z firmowej floty. Tego typu przepisy stanowią wewnętrzne uregulowania zawarte w regulaminie pracy lub w odrębnym regulaminie korzystania z samochodów przedsiębiorstwa. W praktyce zdarza się również umieszczanie stosownych klauzul bezpośrednio w umowie z pracownikiem. Jeśli w zakładzie pracy nie sporządzono wymienionych dokumentów lub nie zawierają one interesujących nas unormowań, należy uznać, że co do zasady korzystanie ze służbowego pojazdu do wskazanych celów osobistych jest zabronione. Koniecznym staje się uzyskanie osobistego, pisemnego zezwolenia od pracodawcy.

Pisemna zgoda pracodawcy nabiera szczególnego podczas wyjazdu na wakacje poza granicę Polski. Dokument ten świadczy o prawie do używania pojazdu i do jego okazania możemy zostać zobowiązani podczas kontroli drogowej. W przypadku jego braku istnieje duże ryzyko zatrzymania auta. W przypadku państw spoza Unii Europejskiej służby drogowe mogą dodatkowo zażądać jego poświadczenia notarialnego lub tłumaczenia na język używany w danym kraju. Co istotne, zaświadczenie musi być wystawione przez właściciela pojazdu, a takim wielokrotnie nie jest pracodawca, a np. leasingodawca.

Outsourcing finansowo-księgowy

Zapoznaj się z usługą

W przypadku korzystania przez pracownika z samochodu służbowego niekiedy po stronie tego pracownika może powstać przychód z tytułu nieodpłatnego świadczenia lub świadczenia częściowo odpłatnego. Przychód taki powstanie, gdy pracownik wykorzystuje samochód służbowy do celów prywatnych nieodpłatnie lub odpłatnie, ale opłata za korzystanie z tego samochodu przez cały miesiąc jest niższa niż 250 zł. (dotyczy pojazdów o pojemności silnika do 1.600 cm3) lub 400 zł. (dotyczy pojazdów o pojemności silnika powyżej 1.600 cm3). W pierwszym przypadku, tj. gdy pracownik nie ponosi żadnej odpłatności za korzystanie z samochodu służbowego, powstaje u niego przychód w wysokości odpowiednio 250 zł lub 400 zł (zakładamy, że pracownik korzysta z samochodu służbowego przez cały miesiąc). Natomiast w drugim przypadku, tj. gdy pracownik płaci za używanie samochodu firmowego do celów prywatnych, ale mniej niż odpowiednio 250 zł lub 400 zł (tzw. świadczenie częściowo odpłatne), po jego stronie powstaje przychód w wysokości różnicy między ww. limitem a ponoszoną odpłatnością. Powyższe wynika z art. 12 ust. 2a-2c ustawy o PDOF.Na podobnych zasadach należy ustalać także podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne oraz na ubezpieczenie zdrowotne.

Reasumując, pracownik, który na wakacje zamierza ze sobą zabrać samochód służbowy jest zobowiązany do sprawdzenia, czy może to uczynić zgodnie z wewnętrznymi uregulowaniami zakładu pracy. Nie wypełnienie tego obowiązku grozi nawet rozwiązaniem stosunku pracy z winy pracownika. Wybierając się poza granicę Polski kierowca musi posiadać pisemną zgodę właściciela pojazdu, którym nie zawsze jest pracodawca, a do jego przedstawienia może zostać wezwany przez służby drogowe. Ponadto nieodpłatne używanie samochodu do celów prywatnych powoduje powstanie przychodu, który podlega opodatkowaniu na zasadach ogólnych.

 

Niniejsza publikacja została sporządzona z najwyższą starannością, jednak niektóre informacje zostały podane w formie skróconej. W związku z tym artykuły i komentarze zawarte w „Newsletterze” mają charakter poglądowy, a zawarte w nich informacje nie powinny zastąpić szczegółowej analizy zagadnienia. Wobec powyższego Grant Thornton nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek straty powstałe w wyniku czynności podjętych lub zaniechanych na podstawie niniejszej publikacji. Jeżeli są Państwo zainteresowani dokładniejszym omówieniem niektórych kwestii poruszonych w bieżącym numerze „Newslettera”, zachęcamy do kontaktu i nawiązania współpracy. Wszelkie uwagi i sugestie prosimy kierować na adres jacek.kowalczyk@pl.gt.com

 

Audyt – Podatki – Outsourcing – Konsulting
Member of Grant Thornton International Ltd

Artykuły powiązane:

Kiedy Spółka nie zapłaci PCC(...)

Czytaj więcej →

Voucher w obrocie gospodarczym

Czytaj więcej →

Rozliczenie wydatków poniesionych na zakup(...)

Czytaj więcej →

Nota korygująca w pigułce

Czytaj więcej →

Faktura zaliczkowa a faktura proforma(...)

Czytaj więcej →

Wróć do najnowszych publikacji

Dalej →
Blog podatkowy

Blog Doradców Podatkowych

Piszemy o podatkach dla przedsiębiorców

Przejdź do Bloga
Blog Księgowych

Blog Księgowość jest sexy

Księgowość jest ciekawa, intrygująca po prostu sexy.

Przejdź do Bloga
Blog Kadr i Płac

Poradnik HR

Piszemy i dyskutujemy
o kadrach, płacach
i "miękkim" HR

Przejdź do Bloga
Skontaktuj się z nami