Sprawny system wyznaczania celów zarządczych oraz monitorowania sytuacji jest dla wielu firm wyzwaniem, z którym nie wszyscy sobie samodzielnie radzą. Dotyczy to zwłaszcza podmiotów, w których stał się on potrzebą chwili, z uwagi na pojawiające się zbyt późno ostrzeżenia o nadchodzących trudnościach finansowych. Dylemat zatem nie polega na tym czy i dlaczego warto wdrożyć taki system, ale jak to zrobić aby uwzględniał specyfikę firmy i działał skutecznie.
Kluczowe wskaźniki efektywności (Key Performance Indicators – KPI) to finansowe i niefinansowe parametry, stosowane jako mierniki w procesach pomiaru stopnia realizacji celów organizacji. KPI są coraz powszechniej wykorzystywanymi parametrami oceny pracy osób zarządzających. Wyznaczane są jako cele do osiągnięcia w danym okresie, a od stopnia ich realizacji zależy między innymi ocena pracy oraz premie.
Wdrażając system wskaźników KPI można jednocześnie ukształtować go jako system okresowo monitorujący sytuację ekonomiczną firmy oraz informujący o pojawiających się problemach. Punktem wyjścia dla doboru wskaźników powinna być strategia organizacji. Wskaźniki powinny dotyczyć zagadnień, które są ważne dla przedsiębiorstwa, stanowią odpowiedź na jego potrzeby i problemy, oraz być dostosowane do jego sytuacji oraz specyfiki branży, w którym ono działa. Liczba wskaźników nie powinna być nadmierna (optymalne systemy składają się z około 10 KPI), gdyż celem programu KPI nie jest mierzenie wszystkiego co jest możliwe, ale stworzenie skutecznego narzędzia monitorowania i zarządzania wynikami. Wskaźniki wybrane jako KPI powinny uwzględniać najważniejsze procesy i obszary funkcjonowania firmy.
Podstawowe zasady kształtowania wskaźników KPI:
- Każdy wskaźnik musi mieć określony cel liczbowy na dany rok (punktem wyjścia powinny być wyniki osiągnięte przez organizację w poprzednich okresach oraz benchmarking najlepszych, podobnych firm w branży).
- Należy wykluczyć wskaźniki, które mogą „konkurować” ze sobą (tzn. monitorują te same obszary lub zjawiska).
- Możliwie duża liczba KPI powinna mieć bezpośrednie przełożenie na zaspokajanie potrzeb, oczekiwań oraz poziom satysfakcji klientów (wskaźniki, które odnoszą się wyłącznie do wewnętrznych procesów i potrzeb organizacji powinny stanowić mniejszość).
- Należy stosować KPI, do obliczenia których istnieją lub łatwo mogą być zgromadzone potrzebne dane (koszty gromadzenia danych nie powinny być wyższe niż korzyści ze stosowania wskaźnika).
- KPI powinny być proste oraz być przystępnie i precyzyjnie zdefiniowane (muszą je rozumieć wszyscy pracownicy).
- Każdy wskaźnik lub grupa wskaźników powinna mieć swego „właściciela” (stosowanie KPI musi rodzić odpowiedzialność).
Pracownicy powinni regularnie i możliwie jak najszybciej otrzymywać informację zwrotną na temat wyników mierzonych za pomocą KPI. Zbyt długi czas oczekiwania na wyniki demotywuje i opóźnia realizację działań doskonalących, przez co system KPI staje się nieskuteczny. Pracownicy muszą zostać zapoznani z definicjami KPI i sposobem ich obliczania. Definicje KPI nie powinny być bez uzasadnionej przyczyny zmieniane, gdyż utrudnia to porównywanie wyników pomiędzy okresami i wyznaczanie trendów.
System KPI z reguły jest powiązany z systemem wynagradzania i premiowania w firmie. Cele liczbowe przypisane do KPI powinny zostać włączone do celów indywidualnych menedżerów średniego i wyższego szczebla oraz być weryfikowane w czasie ocen okresowych. Jeżeli nie występują specyficzne przesłanki to cele te, co do zasady powinny być w kolejnych okresach podnoszone, co pobudza działania zmierzające do ciągłego doskonalenia i rozwoju przedsiębiorstwa.
Warunkiem koniecznym dla wdrożenia KPI jest posiadanie sprawnego systemu informacji zarządczej i kontrolingowej, który na bieżąco przetwarza dane o sytuacji ekonomiczno-finansowej. „Pulpit Prezesa” będący autorskim narzędziem wdrażanym w firmach przez Grant Thornton, może być dobą bazę wyjściową dla stworzenia systemu wskaźników KPI i ich monitorowania.
