Dajcie pracownikom cele, a je zrealizują! Key Performance Indicators- potrzeba i konieczność.23.05.2018

Sprawny system wyznaczania celów zarządczych oraz monitorowania sytuacji jest dla wielu firm wyzwaniem, z którym nie wszyscy sobie samodzielnie radzą. Dotyczy to zwłaszcza podmiotów, w których stał się on potrzebą chwili, z uwagi na pojawiające się zbyt późno ostrzeżenia o nadchodzących trudnościach finansowych. Dylemat zatem nie polega na tym czy i dlaczego warto wdrożyć taki system, ale jak to zrobić aby uwzględniał specyfikę firmy i działał skutecznie.

Kluczowe wskaźniki efektywności (Key Performance Indicators – KPI) to finansowe i niefinansowe parametry, stosowane jako mierniki w procesach pomiaru stopnia realizacji celów organizacji. KPI są coraz powszechniej wykorzystywanymi parametrami oceny pracy osób zarządzających. Wyznaczane są jako cele do osiągnięcia w danym okresie, a od stopnia ich realizacji zależy między innymi ocena pracy oraz premie.

Wdrażając system wskaźników KPI można jednocześnie ukształtować go jako system okresowo monitorujący sytuację ekonomiczną firmy oraz informujący o pojawiających się problemach. Punktem wyjścia dla doboru wskaźników powinna być strategia organizacji. Wskaźniki powinny dotyczyć zagadnień, które są ważne dla przedsiębiorstwa, stanowią odpowiedź na jego potrzeby i problemy, oraz być dostosowane do jego sytuacji oraz specyfiki branży, w którym ono działa. Liczba wskaźników nie powinna być nadmierna (optymalne systemy składają się z około 10 KPI), gdyż celem programu KPI nie jest mierzenie wszystkiego co jest możliwe, ale stworzenie skutecznego narzędzia monitorowania i zarządzania wynikami. Wskaźniki wybrane jako KPI powinny uwzględniać najważniejsze procesy i obszary funkcjonowania firmy.

Pulpit Prezesa – narzędzie
do kontroli zarządczej

Zapoznaj się z usługą

Podstawowe zasady kształtowania wskaźników KPI:

  1. Każdy wskaźnik musi mieć określony cel liczbowy na dany rok (punktem wyjścia powinny być wyniki osiągnięte przez organizację w poprzednich okresach oraz benchmarking najlepszych, podobnych firm w branży).
  2. Należy wykluczyć wskaźniki, które mogą „konkurować” ze sobą (tzn. monitorują te same obszary lub zjawiska).
  3. Możliwie duża liczba KPI powinna mieć bezpośrednie przełożenie na zaspokajanie potrzeb, oczekiwań oraz poziom satysfakcji klientów (wskaźniki, które odnoszą się wyłącznie do wewnętrznych procesów i potrzeb organizacji powinny stanowić mniejszość).
  4. Należy stosować KPI, do obliczenia których istnieją lub łatwo mogą być zgromadzone potrzebne dane (koszty gromadzenia danych nie powinny być wyższe niż korzyści ze stosowania wskaźnika).
  5. KPI powinny być proste oraz być przystępnie i precyzyjnie zdefiniowane (muszą je rozumieć wszyscy pracownicy).
  6. Każdy wskaźnik lub grupa wskaźników powinna mieć swego „właściciela” (stosowanie KPI musi rodzić odpowiedzialność).

Pracownicy powinni regularnie i możliwie jak najszybciej otrzymywać informację zwrotną na temat wyników mierzonych za pomocą KPI. Zbyt długi czas oczekiwania na wyniki demotywuje i opóźnia realizację działań doskonalących, przez co system KPI staje się nieskuteczny. Pracownicy muszą zostać zapoznani z definicjami KPI i sposobem ich obliczania. Definicje KPI nie powinny być bez uzasadnionej przyczyny zmieniane, gdyż utrudnia to porównywanie wyników pomiędzy okresami i wyznaczanie trendów.

System KPI z reguły jest powiązany z systemem wynagradzania i premiowania w firmie. Cele liczbowe przypisane do KPI powinny zostać włączone do celów indywidualnych menedżerów średniego i wyższego szczebla oraz być weryfikowane w czasie ocen okresowych. Jeżeli nie występują specyficzne przesłanki to cele te, co do zasady powinny być w kolejnych okresach podnoszone, co pobudza działania zmierzające do ciągłego doskonalenia i rozwoju przedsiębiorstwa.

Warunkiem koniecznym dla wdrożenia KPI jest posiadanie sprawnego systemu informacji zarządczej i kontrolingowej, który na bieżąco przetwarza dane o sytuacji ekonomiczno-finansowej. „Pulpit Prezesa” będący autorskim narzędziem wdrażanym w firmach przez Grant Thornton, może być dobą bazę wyjściową dla stworzenia systemu wskaźników KPI i ich monitorowania.

 

Niniejsza publikacja została sporządzona z najwyższą starannością, jednak niektóre informacje zostały podane w formie skróconej. W związku z tym artykuły i komentarze zawarte w „Newsletterze” mają charakter poglądowy, a zawarte w nich informacje nie powinny zastąpić szczegółowej analizy zagadnienia. Wobec powyższego Grant Thornton nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek straty powstałe w wyniku czynności podjętych lub zaniechanych na podstawie niniejszej publikacji. Jeżeli są Państwo zainteresowani dokładniejszym omówieniem niektórych kwestii poruszonych w bieżącym numerze „Newslettera”, zachęcamy do kontaktu i nawiązania współpracy. Wszelkie uwagi i sugestie prosimy kierować na adres jacek.kowalczyk@pl.gt.com
Audyt – Podatki – Outsourcing – Konsulting
Member of Grant Thornton International Ltd

Artykuły powiązane:

Pakiet przewozowy – czy kary(...)

Czytaj więcej →

Ulga na złe długi

Czytaj więcej →

Cała Polska specjalną strefą ekonomiczną:(...)

Czytaj więcej →

Ograniczenie kosztów usług niematerialnych nie(...)

Czytaj więcej →

Czy jesteś na bieżąco z(...)

Czytaj więcej →

Wróć do najnowszych publikacji

Dalej →
Blog podatkowy

Blog Doradców Podatkowych

Piszemy o podatkach dla przedsiębiorców

Przejdź do Bloga
Blog Księgowych

Blog Księgowość jest sexy

Księgowość jest ciekawa, intrygująca po prostu sexy.

Przejdź do Bloga
Blog Kadr i Płac

Poradnik HR

Piszemy i dyskutujemy
o kadrach, płacach
i "miękkim" HR

Przejdź do Bloga
Skontaktuj się z nami