Faktura zaliczkowa a faktura proforma – różnice22.02.2016

W przedsiębiorstwach praktyką jest otrzymywanie zaliczek lub zapłat za wykonanie przyszłych usług lub zamówionych towarów. Jeśli firma chce otrzymać zapłatę za usługi nie wykonane lub nie dostarczony towar to wystawiana jest wtedy faktura proforma, na podstawie której obiorca dokonuje płatności.

Regulacje prawne

W naszym polskim prawie nie ma definicji faktury proformy. Jest jednak ona powszechnie stosowana. Faktura proforma zawiera wszystkie składowe „zwykłej” faktury VAT oraz dane będące konieczne do dokonania płatności. Należy jednak pamiętać, że faktury proformy się nie księguje!

Po wystawieniu takiej proformy i dokonaniu za nią płatności wystawca powinien pamiętać, że w przypadku kiedy usługi zostały już wykonane lub towar został wydany ma wystawić „normalną” fakturę nie później niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę.

 Termin wystawienia faktury VAT

Terminy wystawienia faktury VAT określa art. 106 i. ustawy o VAT. Jeżeli zbyt późno lub niekiedy za wcześnie zostanie wystawiona faktura VAT może rodzić to konsekwencje podatkowe nie tylko dla wystawiającego fakturę, ale również dla nabywcy.

Różnice między fakturą proformą a fakturą zaliczkową

Podstawową różnicą między fakturą proformą a fakturą zaliczkową jest to, ze faktura zaliczkowa jest ujmowana w księgach. Od 1 stycznia 2014 roku fakturę zaliczkową należy wystawić nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy towaru lub usługi. Faktura zaliczkowa może być wystawiona nie prędzej niż 30 dni przed otrzymaniem płatności, jednak ze względu na brak możliwości przewidzenia uregulowania zapłaty lepszym rozwiązaniem jest wystawienie faktury zaliczkowej po otrzymaniu płatności.

Należy przy księgowaniu faktury zaliczkowej zwrócić uwagę czy nie jest księgowana zbyt wcześnie Jeżeli tak by się jednak zdarzyło, że faktura zaliczkowa zostanie wystawiona za wcześnie tj. przed otrzymaniem zapłaty to nie powinno rodzić skutków podatkowych w zakresie momentu powstania obowiązku podatkowego. Taką fakturę zaksięgować należy w chwili powstania tego obowiązku. Nabywca towaru czy usługi nie ma prawa do odliczenia podatku VAT ze zbyt wcześnie wystawionej zaliczki przed ustawowym terminem powstania obowiązku.

Należy pamiętać, że wystawienie faktury zaliczkowej przedwcześnie może okazać się ryzykowne, dlatego, że transakcja w ogóle może nie dojść do skutku. Wystawienie faktury zaliczkowej końcowej zależne jest od tego czy faktura zaliczkowa obejmowała całość zapłaty za dostawę towaru lub świadczenie usługi, czy tylko jej część. Wystawienie faktury końcowej następuje wtedy, gdy zaliczka nie opiewała na pełną wartość zamówienia. Na takim dokumencie należy pomniejszyć sumę wartości towarów lub usług o kwotę otrzymanych części zapłaty, a tym samym pomniejszyć kwotę podatku o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach dokumentujących otrzymanie części zapłaty.

Niniejsza publikacja została sporządzona z najwyższą starannością, jednak niektóre informacje zostały podane w formie skróconej. W związku z tym artykuły i komentarze zawarte w „Newsletterze” mają charakter poglądowy, a zawarte w nich informacje nie powinny zastąpić szczegółowej analizy zagadnienia. Wobec powyższego Grant Thornton nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek straty powstałe w wyniku czynności podjętych lub zaniechanych na podstawie niniejszej publikacji. Jeżeli są Państwo zainteresowani dokładniejszym omówieniem niektórych kwestii poruszonych w bieżącym numerze „Newslettera”, zachęcamy do kontaktu i nawiązania współpracy. Wszelkie uwagi i sugestie prosimy kierować na adres jacek.kowalczyk@pl.gt.com. 

Audyt – Podatki – Outsourcing – Konsulting
Member of Grant Thornton International Ltd