Forma dokumentowa i forma elektroniczna jako nowe formy czynności prawnych14.09.2016

Z dniem 8 września 2016 r. weszły w życie przepisy ustawy z dnia 10 lipca 2015 r. o zmianie ustawy – Kodeks cywilny, ustawy – Kodeks postępowania cywilnego oraz niektórych innych ustaw, które przewidują poszerzenie katalogu form czynności prawnych. Obok form dotychczas występujących w obrocie, tj. formy ustnej, pisemnej, notarialnej oraz formy pisemnej z podpisem notarialnie poświadczonym, ustawodawca wprowadza dwie nowe formy czynności prawnych, mianowicie formę dokumentową oraz formę elektroniczną.  

Nowelizacja przepisów kodeku cywilnego

Jak wskazuje sam ustawodawca w uzasadnieniu do projektu ustawy, celem nowelizacji jest stworzenie ram prawnych dla rozwiązań, które funkcjonują już powszechnie w obrocie, a z uwagi na coraz bardziej dynamiczny rozwój nowych technologii, stale zyskują na znaczeniu. Mamy zatem do czynienia z reakcją ustawodawcy na upowszechnienie się w obrocie cywilnoprawnym zwyczajów, które ze względu na swoją doniosłość, zdaniem ustawodawcy, wymagają unormowania w ustawie.

Warto zatem wskazać pokrótce czym charakteryzują się owe nowe formy czynności prawnych.

Forma dokumentowa czynności prawnych

Z pewnością najistotniejszą zmianą przewidzianą przez przepisy ustawy nowelizującej jest wprowadzenie do obrotu możliwości dokonywania czynności prawnych w formie dokumentowej. Zgodnie z nowo dodanym do Kodeksu cywilnego art. 772 do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej owo oświadczenie. Do ustawy wprowadzono także definicję legalną dokumentu, która zrywa z dotychczasowym pojmowaniem dokumentu, jako oświadczenia posiadającego swój papierowy substrat. Zgodnie nowo dodanym art. 773 KC przez dokument należy rozumieć każdy nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią. Tym samym pojęcie to zostało rozszerzone i obecnie obejmuje swoim zakresem również wiadomości SMS, maile oraz nagrania głosowe. Ponieważ powyższe formy komunikacji są powszechnie wykorzystywane do dokonywania wiążących ustaleń, również przez podmioty profesjonalne, ich ujęcie w katalogu czynności prawnych wydaję się w pełni zasadne.

Jak wskazano w projekcie ustawy nowelizującej forma dokumentowa ma stanowić formę o niższym stopniu sformalizowania niż forma pisemna, co przede wszystkim przejawia się w braku konieczności złożenia własnoręcznego podpisu. Ustawodawca przewidział jednocześnie możliwość zastrzeżenia omawianej formy czynności prawnej zarówno pod rygorem nieważności, jak i wyłącznie dla celów dowodowych. Zastrzeżenie takie może być przewidziane przez przepisy ustawy, a także przez strony w samej umowie.

Kancelaria prawna

Zapoznaj się z usługą

Na uwagę zasługuję również fakt, iż jeżeli umowa zostanie zawarta w formie pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej, o której mowa będzie poniżej, a strony nie przewidziały szczególnej formy dla rozwiązania, odstąpienia lub wypowiedzenia takowej umowy, dla skuteczności tych czynności wystarczające będzie zachowanie formy dokumentowej.

Wprowadzenie formy dokumentowej będzie miało istotne znaczenie również w stosunkach między przedsiębiorcami. Nowe przepisy przewidują bowiem, że w przypadku niezwłocznego potwierdzenia za pomocą dokumentu, skierowanego przez jedną ze stron umowy zawartej pomiędzy przedsiębiorcami bez zachowania takiej formy (tj. de facto w formie ustnej) do drugiej ze stron, który to dokument zawierać będzie zmiany lub uzupełnienia umowy, niezmieniające istotnie jej treści, strony będą związane umową o treści określonej w dokumencie potwierdzającym, chyba że druga strona niezwłocznie się temu sprzeciwi. Sprzeciw drugiej strony również wymagać będzie zachowania formy dokumentu.

Forma elektroniczna

Drugą obok dokumentowej nową formą czynności prawnych jest forma elektroniczna, polegająca na złożeniu oświadczenia woli w postaci elektronicznej opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym, weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu.

W przeciwieństwie do opisanej powyżej formy dokumentowej, forma elektroniczna nie stanowi tak istotnego novum. Dotychczasowe przepisy Kodeksu cywilnego ujmowały ją bowiem jako swoistą odmianę formy pisemnej. Ustawodawca uznał jednakże, że forma ta jest na tyle specyficzna, iż należy wyraźnie zaznaczyć jej odrębność. Zdaniem ustawodawcy zabieg ten doprowadzi do rozstrzygnięcia wątpliwości praktycznych, np. co do możliwości zastrzeżenia formy pisemnej z wyłączeniem dopuszczalności spełnienia tego wymogu przy użyciu formy elektronicznej i na odwrót.

Analogicznie jak w przypadku formy dokumentowej ustawodawca przewidział możliwość zastrzeżenia formy elektronicznej dla dokonania czynności prawnych, przy czym zastrzeżenie to może być uczynione zarówno pod rygorem nieważności, jak i dla celów dowodowych.

Rozszerzenie katalogu czynności prawnych z datą pewną

Ostatnią istotną zmianą przewidzianą przez przepisy ustawy nowelizującej jest rozszerzenie katalogu sytuacji, w których uznaje się, iż czynność prawna została dokonana z datą pewną. Pod pojęciem daty pewnej należy rozumieć datę dokonania czynności, która została potwierdzona w jeden ze wskazanych przez ustawodawcę sposobów. Poświadczenie to jest skuteczne wobec osób, które w danej czynności nie uczestniczyły. Należy także wskazać, iż ważność albo określone skutki niektórych czynności prawnych ustawodawca wprost uzależnia od dokonania ich w formie pisemnej z datą pewną. Przykładem takiej czynności jest ustanowienie zastawu na zbywalnym prawie majątkowym.

Przepisy ustawy nowelizującej rozszerzają katalog przypadków, w których czynność prawna uzyskuje datę pewną o sytuację, gdy dokument w postaci elektronicznej znakowany jest czasem. Za datę pewną należy w takim przypadku uznać datę znakowania, natomiast poprzez znakowanie czasem należy rozumieć opatrzenie dokumentu elektronicznego potwierdzeniem, iż istniał on w danej dacie, wygenerowanym przy użyciu stosownych narzędzi kryptograficznych. Zdaniem ustawodawcy takie potwierdzenie jest odpowiednikiem dołączania do dokumentu urzędowego poświadczenia odbioru (daty wpływu dokumentu do urzędu), a ponieważ zmiana tej daty jest niemożliwa lub łatwo zauważalna, spełnia ona wymogi jakie stawia się dacie pewnej.

Wprowadzenie do obrotu prawnego formy dokumentowej czynności prawnych przenosi na grunt normatywny rozwiązania, które pomimo ich powszechnego występowania w obrocie nie zostały dotychczas uregulowane przez przepisy prawa. Tym samym należy spodziewać się, iż zmiany te wpłyną pozytywnie na pewność obrotu prawnego i rozwieją wątpliwości dotyczące skuteczności oświadczeń woli składanych za pomocą sms-ów oraz innych powszechnych form komunikacji. Jednocześnie w chwili obecnej nie sposób ocenić, czy zastosowanie nowych przepisów stwarzać będzie istotne wątpliwości interpretacyjne, których usunięcie wymagać będzie dalszej ingerencji ustawodawcy. Ocena ta będzie bowiem możliwa dopiero z upływem czasu, w którym omawiane powyżej przepisy znajdą zastosowanie praktyczne.

AUTOR:  Marek Pawlak, Prawnik, Senior Konsultant, Aplikant Radcowski, Kancelaria Prawna 

 

Niniejsza publikacja została sporządzona z najwyższą starannością, jednak niektóre informacje zostały podane w formie skróconej. W związku z tym artykuły i komentarze zawarte w „Newsletterze” mają charakter poglądowy, a zawarte w nich informacje nie powinny zastąpić szczegółowej analizy zagadnienia. Wobec powyższego Grant Thornton nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek straty powstałe w wyniku czynności podjętych lub zaniechanych na podstawie niniejszej publikacji. Jeżeli są Państwo zainteresowani dokładniejszym omówieniem niektórych kwestii poruszonych w bieżącym numerze „Newslettera”, zachęcamy do kontaktu i nawiązania współpracy. Wszelkie uwagi i sugestie prosimy kierować na adres jacek.kowalczyk@pl.gt.com
Audyt – Podatki – Outsourcing – Konsulting
Member of Grant Thornton International Ltd

 

 

Artykuły powiązane:

JPK – czas na małych(...)

Czytaj więcej →

Wstrzymanie zwrotu VAT – co(...)

Czytaj więcej →

Nowelizacja ustawy – Prawo Zamówień(...)

Czytaj więcej →

Nowe zasady eliminowania niedozwolonych postanowień(...)

Czytaj więcej →

Uwaga na fałszywe rejestry przedsiębiorców

Czytaj więcej →

Wróć do najnowszych publikacji

Dalej →
Blog podatkowy

Blog Doradców Podatkowych

Piszemy o podatkach dla przedsiębiorców

Przejdź do Bloga
Blog Księgowych

Blog Księgowość jest sexy

Księgowość jest ciekawa, intrygująca po prostu sexy.

Przejdź do Bloga
Blog Kadr i Płac

Poradnik HR

Piszemy i dyskutujemy
o kadrach, płacach
i "miękkim" HR

Przejdź do Bloga
Skontaktuj się z nami