Jak prawidłowo i bezpiecznie dokonać potrącenia z wynagrodzenia za pracę?

Wynagrodzenie pracownicze podlega ochronie. Oznacza to, że pracodawca może dokonywać potrąceń z wynagrodzenia bez zgody pracownika jedynie w ściśle określonych sytuacjach i granicach wyznaczonych przepisami. Nie przestrzeganie tych zasad i dokonywanie przez pracodawcę bezpodstawnych potrąceń bez zgody pracownika z innych tytułów, niż przewidziane przepisami kodeksu pracy, stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika i jest zagrożone wysokimi grzywnami (od 1 tys. do 30 tys. złotych).

Tymczasem pracodawcy często stają w obliczu konieczności dokonania potrącenia (lub niekiedy jednocześnie kilku potrąceń) z wynagrodzenia. Jak zatem uchronić się przed nieprawidłowościami i zarzutami o popełnienie wykroczenia?

Odpowiedzi należy szukać w art. 87 kp. Podaje on zamknięty katalog wszystkich możliwych należności, które pracodawca nie tylko powinien, ale wręcz jest zobowiązany potrącić pracownikowi z jego wynagrodzenia, bez konieczności uzyskania jego zgody.

Z wynagrodzenia brutto możliwe jest dokonanie potrącenia w pełnej wysokości kwot wypłaconych w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności w pracy, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia (Art. 87 § 7 kp). Umożliwia to pracodawcy odzyskanie nadpłaty spowodowanej np. chorobą, urlopem bezpłatnym czy udziałem w strajku.

Pozostałych potrąceń dokonuje się z wynagrodzenia netto, a więc po odliczeniu należnych składek na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Art. 87 § 1 określa zarówno rodzaje należności, które pracodawca ma obowiązek potrącać z wynagrodzenia pracownika, a § 2 kolejność, w jakiej powinien dokonywać potrąceń. Będzie to bardzo ważne w szczególności w sytuacji pojawienia się konieczności zaspokojenia kilku wierzycieli jednocześnie.

Są to:

• Sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych;
• Sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne;
• Zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi;
• Kary pieniężne udzielone pracownikowi na podstawie art. 108 kp.

Zgodnie z art. 87 § 2 potrąceń tych dokonuje się dokładnie w takim porządku, w jakim wymienione są § 1 (przytoczonym powyżej), czyli w pierwszej kolejności alimenty, następnie inne należności niealimentacyjne, a dopiero na końcu zaliczki oraz kary pieniężne.

Czy świadczenia alimentacyjne są uprzywilejowane?

Świadczenia alimentacyjne (alimenty na dzieci, małżonków, rodziców oraz różnego rodzaju renty o charakterze alimentacyjnym) stanowią najbardziej uprzywilejowaną grupę należności, dlatego potrącenia z tego tytułu kodeks pracy plasuje na pierwszym miejscu, przed innymi. Potrącanie sum na zaspokajanie należności alimentacyjnych odbywa się w trybie postępowania egzekucyjnego (tj. za pośrednictwem komornika) lub bez takiego postępowania. Wówczas wierzyciel może po uzyskaniu tytułu wykonawczego sam zwrócić się z wnioskiem do pracodawcy o dokonywania potrąceń, przedstawiając tytuł wykonawczy. Pracodawca nie będzie mógł tego uczynić jeśli:

• Świadczenia są należne kilku wierzycielom, a łączna suma która może być potrącona nie wystarcza na zaspokojenie całości roszczeń;
• Wynagrodzenie za pracę zostało zajęte w trybie egzekucji sądowej (przez komornika) lub administracyjnej (przez naczelnika urzędu skarbowego lub dyrektora oddziału ZUS).

Przy egzekucji świadczeń alimentacyjnych pracodawca ma prawo potrącić do trzech piątych wynagrodzenia netto pracownika. Nie obowiązuje tutaj ograniczenie dotyczące zachowania dla pracownika kwoty wolnej od potrąceń. Art. 87 § 5 wskazuje również, że przy egzekucji świadczeń alimentacyjnych znajdą się takie składniki wynagrodzenia, które będą mogły być potrącone w pełnej wysokości. Dotyczy to nagród z zakładowego funduszu nagród, dodatkowego wynagrodzenia rocznego (tzw. „trzynastka”) oraz należności przysługujących pracownikom z tytułu udziału w zysku lub nadwyżce bilansowej.

Potrąceń innych należności niż świadczenia alimentacyjne dokonuje się na podstawie tytułów wykonawczych w egzekucji sądowej (komornik) lub administracyjnej (Urząd Skarbowy, ZUS). Najczęściej są nimi niespłacone kredyty, pożyczki, czynsze lub np. podatki, składki na ZUS lub inne zobowiązania na rzecz budżetu państwa (np. cła, akcyza itp.). Zasady postępowania przy tego rodzaju potrąceniach są takie same jak przy potrącaniu alimentów.

Oba te potrącenia różnią jednak granice w jakich są one dokonywane. Przy należnościach innych niż świadczenia alimentacyjne pracodawca może potrącić nie więcej niż połowę wynagrodzenia pracownika z zachowaniem odpowiedniej kwoty wolnej, która musi zostać wypłacona pracownikowi. Gwarantowaną kwotę wolną w tym przypadku stanowi wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę przysługującego pracownikom zatrudnionym w pełnym wymiarze czasu pracy po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych. Zdaniem Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej należy również uwzględnić składkę na ubezpieczenie zdrowotne, jako obowiązkowe obciążenie wynagrodzenia (choć kodeks pracy jej nie wymienia).

Kwota wolna będzie się zmieniać zawsze wtedy, kiedy ulegnie zmianie minimalne wynagrodzenie za pracę. Będzie ona też zależna od przysługujących pracownikowi kosztów uzyskania przychodów oraz odliczania (lub nie odliczania) kwoty zmniejszającej podatek (tzw. ulgi podatkowej). Inna zatem będzie kwota gwarantowana dla osoby, u której stosuje się zwykłe koszty uzyskania przychodu i ulgę, a inna u osoby, która ma prawo do podwyższonych kosztów i nie złożyła pracodawcy PIT-2 (nie odlicza się jej kwoty wolnej od podatku).

Dla pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy kwotę wolną ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy, czyli np. dla pracownika zatrudnionego na ½ etatu będzie to połowa minimalnego wynagrodzenia.

W przypadku zbiegu potrąceń z tytułu alimentów oraz świadczeń niealimentacyjnych granicą potrąceń jest 3/5 wynagrodzenia.

Od potrąceń pieniężnych pobiera się potrącenia

Zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi stanowią trzecią w kolejności grupę potrąceń. Chodzi tu o kwoty, które zostały pracownikowi wypłacone na pokrycie wydatków związanych z wykonywaniem pracy i z obowiązkiem rozliczenia lub zwrotu, np. na podróż służbową, zakupy na rzecz pracodawcy itp. Nie jest zaliczką cześć wynagrodzenia wypłacona pracownikowi przez terminem przewidzianym na wypłatę wynagrodzeń (tzw. akonto).

Przy potrącaniu zaliczek również obowiązuje limit połowy wynagrodzenia (razem z potrąceniami świadczeń niealimentacyjnych) oraz kwota wolna od potrąceń w wysokości 75% minimalnego wynagrodzenia netto. Nie dotyczy to wypłaconego wynagrodzenia akonto, kiedy to w terminie wypłaty pracownik otrzyma po prostu pozostałą cześć swojego wynagrodzenia.

Kary pieniężne są ostatnimi z potrąceń nie wymagających zgody pracownika. Mogą być udzielone pracownikowi zgodnie z art. 108 kp za nieprzestrzeganie przepisów bhp i przeciwpożarowych, opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia, stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwym lub spożywanie alkoholu w czasie pracy. Kara pieniężna za jedno przewinienie nie może być wyższa niż jednodniowe wynagrodzenie pracownika.

Potrącenia z tytułu kar pieniężnych nie mogą przekroczyć łącznie 1/10 wynagrodzenia pracownika przypadającego do wypłaty po dokonaniu wcześniejszych potrąceń, a więc alimentów, należności innych niż alimenty oraz zaliczek (art. 108 § 3 kp). Kwotę wolną stanowi 90% minimalnego wynagrodzenia netto.