Rejestracja spółki z ograniczoną odpowiedzialnością przez Internet tylko z ePUAP albo podpisem kwalifikowanym15.05.2017

21 kwietnia 2017 r. Sejm jednogłośnie przyjął Ustawę o zmianie ustawy – Kodeks spółek handlowych, ustawy – Kodeks postępowania cywilnego oraz ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym (zwanej dalej ” Ustawą”), której celem jest podniesienie bezpieczeństwa obrotu gospodarczego przy rejestracji spółki z ograniczoną odpowiedzialnością przez Internet, a więc przy wykorzystaniu wzorca udostępnionego w systemie teleinformatycznym (tzw. S-24), poprzez wyeliminowanie możliwości korzystania ze „zwykłego” podpisu elektronicznego. Po zmianie taka rejestracja będzie możliwa wyłącznie przy użyciu podpisu kwalifikowanego albo profilu zaufanego ePUAP.

Nadużycia w procesie rejestracji spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w systemie elektronicznym

Możliwość rejestracji spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w systemie elektronicznym istnieje od 1 stycznia 2012 r. i jest sposobem niezwykle popularnym. Jak czytamy bowiem w uzasadnieniu do Ustawy, zarejestrowane w tenże sposób spółki z ograniczoną odpowiedzialnością stanowiły już w 2015 r. niemalże połowę wszystkich nowo powstałych spółek z ograniczoną odpowiedzialnością. W związku z powyższym nasuwa się pytanie o zasadność wprowadzenia zmian do przepisów, które świetnie przyjęły się w polskich realiach biznesowych, sprawnie funkcjonują i cieszą się nieustannie rosnącym uznaniem.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, umowa takiej spółki oraz wniosek o jej wpis do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego mogą zostać podpisane w następujący sposób:

  1. kwalifikowanym podpisem elektronicznym, którego autentyczność potwierdzana jest przy wykorzystaniu ważnego kwalifikowanego certyfikatu, a którego pozyskanie wiąże się z koniecznością poniesienia dodatkowej opłaty;
  2. bezpłatnym podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP, dla którego rejestracji wystarczy jedynie złożenie stosownego wniosku przez Internet i potwierdzenie tożsamości petenta w jednym z wielu wyznaczonych do tego punktów albo przy wykorzystaniu środków identyfikacji elektronicznej wykorzystywanej do uwierzytelniania przez banki;
  3. bezpłatnym “zwykłym” podpisem elektronicznym, którego sposób funkcjonowania określają przepisy wykonawcze wydane przez Ministra Sprawiedliwości.

W praktyce, złożenie “zwykłego” podpisu związane jest jedynie z koniecznością założenia specjalnego konta w systemie teleinformatycznym wraz ze wskazaniem podstawowych danych identyfikacyjnych, których prawdziwość potwierdzana jest w systemie wyłącznie poprzez weryfikację danych znajdujących się w rejestrze PESEL. Jednakże tożsamość podmiotu podpisującego umowę spółki i składającego wniosek nie jest obecnie weryfikowana i potwierdzana przez żaden podmiot zewnętrzny. W konsekwencji, prowadzi to do nadużyć w procesie rejestracji, polegających na nieuprawnionym wykorzystaniu danych osobowych, oznacza bowiem, iż w istniejącym stanie prawnym, znając nasze podstawowe dane osobowe (imię, nazwisko, PESEL, adres), osoby do tego nieumocowane mogą założyć w naszym imieniu spółkę z o.o., czyniąc nas przy tym wspólnikiem lub członkiem zarządu tejże spółki bez naszej zgody, a nawet wiedzy.

24 kwietnia 2017 r. Ustawę przekazano Prezydentowi i Marszałkowi Senatu.

Kancelaria prawna

Zapoznaj się z usługą

System elektroniczny nie tylko dla spółek z ograniczoną odpowiedzialnością

Rejestracja spółki w systemie elektronicznym jest niewątpliwie szybszą i tańszą alternatywą dla tradycyjnych postępowań rejestrowych. Zgodnie bowiem z założeniami, wniosek złożony przez Internet winien zostać przez sąd rozpoznany w ciągu 24 godzin od chwili nadania mu sygnatury w systemie i związany jest z koniecznością wniesienia opłaty w wysokości 350 zł. Tymczasem opłata od wniosku rejestracyjnego złożonego w standardowym trybie wynosi w sumie 600 zł, a czas oczekiwania na wpis spółki do rejestru rozciąga się niejednokrotnie do kilku tygodni. Co więcej, spółkę w systemie elektronicznym założyć można bez wychodzenia z domu. W konsekwencji wprowadzenia tych udogodnień, popularność wykorzystania systemu teleinformatycznego do załatwiania spraw przed sądami rejestrowymi nieustannie rośnie, a ustawodawca decyduje się na systematyczne rozszerzanie katalogu spraw, jakie mogą być w ten sposób realizowane.

Obecnie przy wykorzystaniu systemu S-24 możliwe jest – oprócz założenia spółki z ograniczoną odpowiedzialnością – także założenie spółki jawnej oraz spółki komandytowej, jak również dokonanie zmiany adresu siedziby czy kodu PKD dla wszystkich spółek założonych w systemie teleinformatycznym, a w odniesieniu do spółki z ograniczoną odpowiedzialnością – także składu zarządu i rady nadzorczej. Dokonywanie powyższych czynności i podpisywanie związanych z nimi dokumentów (za wyjątkiem rejestracji spółki z ograniczoną odpowiedzialnością) możliwe jest jednakże wyłącznie przy wykorzystaniu podpisu kwalifikowanego albo ePUAP, bez możliwości posługiwania się podpisem „zwykłym”.

W tym miejscu należy nadmienić, iż system elektroniczny daje również możliwość wypełnienia obowiązków związanych z zamknięciem roku obrotowego, a więc złożenia sprawozdania finansowego, sprawozdania z działalności i uchwał zatwierdzających, jednakże w obecnym stanie prawnym załączane do sądu dokumenty w postaci fotokopii sprawozdań muszą być opatrzone podpisem kwalifikowanym. System nie przewiduje bowiem możliwości realizacji tych czynności wyłącznie przy wykorzystaniu profilu zaufanego ePUAP, co jednakże znajduje uzasadnienie w konieczności zapewnienia pewności obrotu gospodarczego.

Wobec występujących nadużyć polegających na nieuprawnionym wykorzystaniu danych osobowych do rejestracji spółek z ograniczoną odpowiedzialnością oraz bezpiecznych i powszechnie dostępnych alternatyw dla „zwykłego” podpisu elektronicznego, rozwiązanie polegające na wyłączeniu możliwości jego stosowania w tej procedurze należy uznać za uzasadnione. Postęp technologiczny i potrzeba ułatwienia podejmowania działalności gospodarczej nie może  bowiem stanowić wartości nadrzędnej nad koniecznością zapewnienia bezpieczeństwa obrotu prawnego.

Nadto, mając na względzie katalog czynności, jakie mogą być obecnie dokonane w systemie teleinformatycznym przed sądem rejestrowym oraz możliwość załatwienia spraw urzędowych przez Internet, pozyskanie podpisu kwalifikowanego albo utworzenie profilu zaufanego ePUAP, można uznać za niezwykle praktyczne, a nawet niezbędne zarówno przy zakładaniu, jak i prowadzeniu działalności gospodarczej.

AUTOR:  Justyna Nykiel, Specjalista, Prawnik, Kancelaria Prawna

 

Niniejsza publikacja została sporządzona z najwyższą starannością, jednak niektóre informacje zostały podane w formie skróconej. W związku z tym artykuły i komentarze zawarte w „Newsletterze” mają charakter poglądowy, a zawarte w nich informacje nie powinny zastąpić szczegółowej analizy zagadnienia. Wobec powyższego Grant Thornton nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek straty powstałe w wyniku czynności podjętych lub zaniechanych na podstawie niniejszej publikacji. Jeżeli są Państwo zainteresowani dokładniejszym omówieniem niektórych kwestii poruszonych w bieżącym numerze „Newslettera”, zachęcamy do kontaktu i nawiązania współpracy. Wszelkie uwagi i sugestie prosimy kierować na adres jacek.kowalczyk@pl.gt.com
Audyt – Podatki – Outsourcing – Konsulting
Member of Grant Thornton International Ltd

Artykuły powiązane:

5 najważniejszych zmian w Kodeksie(...)

Czytaj więcej →

Jeden rachunek dla wszystkich składek(...)

Czytaj więcej →

Nowa definicja działalności gospodarczej –(...)

Czytaj więcej →

Objaśnienia prawne – szansa poprawy(...)

Czytaj więcej →

Zmiany w zasadach zatrudniania pracowników(...)

Czytaj więcej →

Wróć do najnowszych publikacji

Dalej →
Blog podatkowy

Blog Doradców Podatkowych

Piszemy o podatkach dla przedsiębiorców

Przejdź do Bloga
Blog Księgowych

Blog Księgowość jest sexy

Księgowość jest ciekawa, intrygująca po prostu sexy.

Przejdź do Bloga
Blog Kadr i Płac

Poradnik HR

Piszemy i dyskutujemy
o kadrach, płacach
i "miękkim" HR

Przejdź do Bloga
Skontaktuj się z nami