Rozliczenie wydatków poniesionych na zakup okularów dla pracownika26.04.2016

Pracodawca ma obowiązek zapewnienia swoim pracownikom bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz. U z 1998 r. nr 148, poz. 973) obliguje pracodawców do zapewnienia okularów korygujących wzrok pracownikom, u których stosowanie takich okularów podczas pracy wynika z zalecenia lekarza wydanego w związku z badaniami okulistycznymi, przeprowadzanymi w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej.

Z rozporządzenia wynika wprost, że w określonych okolicznościach pracodawca wręcz musi sfinansować zakup okularów korygujących pracownikowi. Obowiązek dotyczy jednak wyłącznie pracowników użytkujących w czasie pracy monitor ekranowy przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy. Poza tym okulary muszą zostać przepisane przez lekarza specjalistę w ramach badań okresowych lub wstępnych. Jeżeli pracownik dostarczy swojemu pracodawcy zaświadczenie od lekarza okulisty między badaniami okresowymi, pracodawca nie ma obowiązku sfinansowania okularów korygujących, choć może to zrobić. W sytuacji gdy pracodawca finansuje zakup okularów korygujących na podstawie zaświadczenia od lekarza wydanego podczas badań okresowych zgodnie z rozporządzeniem ministra pracy i polityki socjalnej, nie ma obowiązku zaliczać tego świadczenia do przychodów pracownika. W przeciwnym razie koszt okularów musi zostać doliczony do wynagrodzenia pracownika i opodatkowany tak jak pozostałe elementy wynagrodzenia.

Minister Finansów w interpretacji ogólnej Nr DD3/033/30/CRS/11/95 z dnia 16 marca 2011 roku zauważa, że lekarz specjalista w niektórych przypadkach podczas badań okulistycznych może zalecić stosowanie przy obsłudze monitora zamiast okularów- soczewki kontaktowe, spełniające ten sam cel. W tej sytuacji pracodawca ma obowiązek je zapewnić.

Outsourcing finansowo-księgowy

Zapoznaj się z usługą

Przepisy nie określają szczegółowych warunków zapewnienia przez pracodawcę okularów korekcyjnych. Rozporządzenie w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy nie reguluje kwestii wysokości kwoty podlegającej refundacji w związku z zakupem okularów korekcyjnych ani nie wskazuje formy zapewnienia pracownikowi zaleconych okularów. Decyzję w tym zakresie podejmuje pracodawca. Interpretacja ogólna Ministra Finansów z 16 marca 2011 r., nr DD3/033/30/CRS/11/95 dopuszcza zarówno otrzymanie przez pracownika zaleconych okularów korekcyjnych od pracodawcy, jak również samodzielne dokonanie przez pracownika zakupu okularów i otrzymanie zwrotu poniesionych kosztów na podstawie faktury wystawionej na pracownika. Wysokość refundacji zakupu okularów zależy wyłącznie od pracodawcy. Minister Finansów zwraca jedynie uwagę, że wysokość środków finansowych, jakie pracodawca powinien przeznaczyć na okulary winna być tak skalkulowana, aby umożliwiała zakup okularów korygujących wzrok zgodnych z zaleceniem lekarza (Interpretacja indywidualna Dyrektora Izby skarbowej w Katowicach z dnia 11 maja 2011 r., nr IBPBII/1/415-141/11/BJ).W praktyce pracodawcy często określają wysokość kwoty refundacji poprzez wydanie wewnętrznego zarządzenia lub regulaminu. Jeżeli pracodawca pokrywa koszty zakupu okularów korygujących do wysokości określonego limitu, to księgowana jest – na podstawie przedstawionej przez pracownika faktury – tylko kwota limitu. Kwota niepodlegająca dofinansowaniu nie jest ujmowana w księgach.

Zakup okularów dla pracownika kosztem uzyskania przychodów

Wydatki poniesione na zakup okularów korekcyjnych dla pracowników stanowią dla pracodawcy koszt uzyskania przychodu. Ponoszone są bowiem celem zapewnienia pracownikom bezpiecznych warunków pracy. Pokrywając koszty zakupu okularów korekcyjnych pracodawca wypełnia obowiązki nałożone przepisami a tym samym ponosi koszty związane z prowadzonym przedsiębiorstwem. W przypadku  gdy pracodawca zwraca koszty do określonego limitu kwotowego, kosztem uzyskania przychodu jest zwracana kwota, pomimo tego że na wystawionej fakturze figuruje kwota wyższa.

Zakup okularów dla przedsiębiorcy

Inaczej sytuacja wygląda w przypadku okularów lub soczewek nabywanych dla siebie przez przedsiębiorcę. W przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą brak regulacji ustawowych, które wskazywałyby na konieczność używania okularów korekcyjnych na potrzeby tej działalności. Przedsiębiorca bez względu na rodzaj prowadzonej działalności nie może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatku poniesionego na zakup okularów korekcyjnych. Jest on kwalifikowany jako wydatek na ochronę zdrowia, który jest wydatkiem o charakterze osobistym. Organy podatkowe zgodnie twierdzą, że w przypadku zaistnienia wady wzroku, bądź jej pogłębiania się, osoba fizyczna zmuszona jest do zakupu okularów z odpowiednimi szkłami niezależnie od tego, czy prowadzi działalność gospodarczą, czy też takiej działalności nie prowadzi. Bezpośrednim celem jaki jest związany z ponoszeniem tego rodzaju wydatków jest ochrona wzroku, a nie osiągnięcie przychodów z działalności gospodarczej. Poniesienie wydatków na zakup okularów nie ma realnego wpływu na wysokość przychodów uzyskiwanych z prowadzonej działalności (Interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 08 marca 2016 r.  IBPB-1-1/4511-796/15/WRz). Nie ma znaczenia że działalność gospodarcza wymaga od przedsiębiorcy długotrwałej pracy przy monitorze. Nie ma również znaczenia, że okulary pozwalają przedsiębiorcy pracować wydajniej i dłużej. Do kosztów podatkowych zaliczyć można jedynie wydatek na zakup okularów ochronnych, które pełnią funkcję podobną do odzieży roboczej np. kombinezonu roboczego, kasku czy butów (Interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 21.01.2011 r., nr ILPB1/415-1201/10-4/AGr).

Czy pracodawca może odliczyć VAT od zakupu okularów dla pracownika?

Wątpliwości może budzić możliwość rozliczenia przez pracodawcę podatku VAT zawartego w fakturze dokumentującej zakup okularów. Jeszcze do niedawna organy podatkowe opowiadały się za możliwością odliczenia podatku VAT na zasadach ogólnych, jeśli faktura była wystawiona na przedsiębiorcę, który sfinansował całość zakupu. Aktualnie fiskus prezentuje odmienne stanowisko.

Interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 8 stycznia 2015 r. nr IPTPP1/443-759/14-4/ŻR wskazuje, że w sytuacji, gdy prawo do rozporządzania towarem jak właściciel przysługuje pracownikowi, pracodawca nie ma prawa do odliczenia podatku związanego z nabyciem okularów, nawet jeśli są one wykorzystywane przez pracownika podczas wykonywania obowiązków służbowych. Z samego wystawienia faktury na pracodawcę, jeżeli pracodawca ten nie nabył faktycznie okularów nie można wywodzić prawa do odliczenia podatku wynikającego z faktury. Kluczowym jest określenie władztwa ekonomicznego nad zakupionym towarem. W przypadku nabycia okularów korekcyjnych dla pracownika to pracownik- a nie pracodawca, który tylko finansuje ich zakup- posiada prawo do rozporządzania okularami. Okulary są własnością pracownika, i może on z nich korzystać również do celów prywatnych. Dlatego przedsiębiorca nie ma prawa do odliczenia VAT z faktury za zakup okularów.

Podstawa prawna:

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe – Dz. U. z 1998 r., Nr 148, poz. 973

Interpretacja ogólna Nr DD3/033/30/CRS/11/95 Ministra Finansów z dnia 16 marca 2011 r. w sprawie stosowania przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych  do świadczeń związanych z zapewnieniem pracownikom okularów korygujących wzrok podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego

Interpretacja indywidualna Dyrektora Izby skarbowej w Katowicach z 11 maja 2011 r., nr IBPBII/1/415-141/11/BJ

Interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 08 marca 2016 r., nr IBPB-1-1/4511-796/15/WRz

Interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 21 stycznia 2011 r., nr ILPB1/415-1201/10-4/AGr

Interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 8 stycznia 2015 r., nr  IPTPP1/443-759/14-4/ŻR

 

Niniejsza publikacja została sporządzona z najwyższą starannością, jednak niektóre informacje zostały podane w formie skróconej. W związku z tym artykuły i komentarze zawarte w „Newsletterze” mają charakter poglądowy, a zawarte w nich informacje nie powinny zastąpić szczegółowej analizy zagadnienia. Wobec powyższego Grant Thornton nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek straty powstałe w wyniku czynności podjętych lub zaniechanych na podstawie niniejszej publikacji. Jeżeli są Państwo zainteresowani dokładniejszym omówieniem niektórych kwestii poruszonych w bieżącym numerze „Newslettera”, zachęcamy do kontaktu i nawiązania współpracy. Wszelkie uwagi i sugestie prosimy kierować na adres jacek.kowalczyk@pl.gt.com
Audyt – Podatki – Outsourcing – Konsulting
Member of Grant Thornton International Ltd

Artykuły powiązane:

Nota korygująca w pigułce

Czytaj więcej →

Nowe zasady oskładkowania umów zleceń

Czytaj więcej →

Outsourcing narzędziem restrukturyzacji

Czytaj więcej →

Dywidendę trzeba wypłacić w terminie

Czytaj więcej →

Planowane uproszczenia w ustawie o(...)

Czytaj więcej →

Wróć do najnowszych publikacji

Dalej →
Blog podatkowy

Blog Doradców Podatkowych

Piszemy o podatkach dla przedsiębiorców

Przejdź do Bloga
Blog Księgowych

Blog Księgowość jest sexy

Księgowość jest ciekawa, intrygująca po prostu sexy.

Przejdź do Bloga
Blog Kadr i Płac

Poradnik HR

Piszemy i dyskutujemy
o kadrach, płacach
i "miękkim" HR

Przejdź do Bloga
Skontaktuj się z nami