Skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych i ich elektronizacja coraz bliżej13.11.2017

Obowiązek 50-letniego archiwizowania dokumentacji pracowniczej w formie papierowej, uprzykrzający obecnie zarządzanie zakładem pracy, już niebawem winien przejść do historii. W dniu 7 listopada 2017 r. do Sejmu wpłynął rządowy projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.

Archiwizacja akt pracowniczych przez 10 lat

W projekcie przewidziano skrócenie z 50 do 10 lat okresu przechowywania przez pracodawcę dokumentacji osobowej i płacowej pracowników i zleceniobiorców zatrudnionych od dnia 1 stycznia 2019 r. Skrócenie tego okresu będzie powiązane z obowiązkiem pracodawcy do przekazywania Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych comiesięcznych raportów informacyjnych, zawierających dane niezbędne do wyliczenia i przyznania emerytury lub renty. Dla pracowników zatrudnionych po dniu 31 grudnia 1998 r., a przed dniem 1 stycznia 2019 r. zasadą będzie przechowywanie dokumentacji przez okres 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, chyba że pracodawca złoży oświadczenie o złożeniu raportu informacyjnego dotyczącego takich pracowników. Warto zaznaczyć, że nowa regulacja nie obejmie pracowników zatrudnionych przed dniem 1 stycznia 1999 r. oraz pracowników wykonujących pracę górniczą i prace równorzędne, w przypadku których nadal będzie obowiązywał 50-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Kancelaria prawna

Zapoznaj się z usługą

 

Dokumentacja pracownicza w postaci elektronicznej

Druga istotna zmiana umożliwi prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej. Pracodawca będzie mógł korzystać z dowolnego teleinformatycznego systemu do przechowywania elektronicznej dokumentacji pracowniczej. Warto zaznaczyć, że elektroniczna forma dokumentacji będzie wymagała opatrzenia kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną. Jeśli pracodawca wybierze formę elektroniczną, nie będzie już musiał przechowywać dokumentacji w postaci papierowej. Co ważne, papierowa i elektroniczna forma dokumentacji pracowniczej będą wywoływały jednakowe skutki prawne, w szczególności na gruncie prawa pracy i ubezpieczeń społecznych. Obecnie forma papierowa stanowi jedyną respektowaną przez ustawodawcę, co powoduje, że część pracodawców prowadzi dokumentację równolegle w postaci papierowej i elektronicznej. Zaproponowane rozwiązanie winno zatem wpłynąć na przyspieszenie procesu opracowania dokumentów, a w konsekwencji również na ograniczenie kosztów ponoszonych przez pracodawców.

Bezgotówkowa forma wypłaty wynagrodzeń

Projekt ustawy przewiduje ponadto przyjęcie bezgotówkowej formy wypłaty wynagrodzenia jako formy preferowanej. Niemniej jednak, na wniosek pracownika wynagrodzenie będzie można nadal wypłacać gotówką. Jak wskazano w uzasadnieniu projektu ustawy, z danych Banku Światowego wynika, że w 2014 r. 77,8% pracowników w Polsce otrzymywało wynagrodzenia na rachunki płatnicze. Wskazana zmiana stanowi zatem próbę dostosowania prawa do zmieniających się preferencji pracowników.

Nowe regulacje mają obowiązywać od dnia 1 stycznia 2019 r.

AUTOR: Adrianna Roloff, Konsultant, Kancelaria prawna

Co dalej z JPK? Zapraszamy na bezpłatne śniadanie biznesowe w Poznaniu Weź udział >>

 

 

Niniejsza publikacja została sporządzona z najwyższą starannością, jednak niektóre informacje zostały podane w formie skróconej. W związku z tym artykuły i komentarze zawarte w „Newsletterze” mają charakter poglądowy, a zawarte w nich informacje nie powinny zastąpić szczegółowej analizy zagadnienia. Wobec powyższego Grant Thornton nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek straty powstałe w wyniku czynności podjętych lub zaniechanych na podstawie niniejszej publikacji. Jeżeli są Państwo zainteresowani dokładniejszym omówieniem niektórych kwestii poruszonych w bieżącym numerze „Newslettera”, zachęcamy do kontaktu i nawiązania współpracy. Wszelkie uwagi i sugestie prosimy kierować na adres jacek.kowalczyk@pl.gt.com
Audyt – Podatki – Outsourcing – Konsulting
Member of Grant Thornton International Ltd

Artykuły powiązane:

Nowelizacja przepisów dotyczących ulgi podatkowej(...)

Czytaj więcej →

Zarządca sukcesyjny, czyli remedium na(...)

Czytaj więcej →

Od czerwca ułatwienia w dochodzeniu(...)

Czytaj więcej →

Wpływ darowizn dokonanych za życia(...)

Czytaj więcej →

Rejestracja spółki z ograniczoną odpowiedzialnością(...)

Czytaj więcej →

Wróć do najnowszych publikacji

Dalej →
Blog podatkowy

Blog Doradców Podatkowych

Piszemy o podatkach dla przedsiębiorców

Przejdź do Bloga
Blog Księgowych

Blog Księgowość jest sexy

Księgowość jest ciekawa, intrygująca po prostu sexy.

Przejdź do Bloga
Blog Kadr i Płac

Poradnik HR

Piszemy i dyskutujemy
o kadrach, płacach
i "miękkim" HR

Przejdź do Bloga
Skontaktuj się z nami