Workflow, czyli sojusznik efektywności09.04.2015

Najlepsi outsourcerzy mają możliwość oferowania swoich usług w konkurencyjnych stawkach między innymi dzięki własnej ogromnej wydajności. Ponadprzeciętne wyniki w tym zakresie osiągają dzięki wiedzy i doświadczeniu, doskonale zaprojektowanym procedurom i procesom oraz nowoczesnym narzędziom pracy. Pozwalają one na redukcję wszelkiego marnotrawstwa – zwłaszcza czasu – oraz eliminację błędów. Jednym z kluczowych sprzymierzeńców outsourcerów w osiąganiu wysokiej efektywności jest Workflow.

Workflow w Grant Thornton

W Grant Thornton workflow to informatyczne narzędzie wspierania pracy zespołu outsourcingu oraz jego klientów w zakresie obiegu dokumentacji. Umożliwia odpowiednie grupowanie dokumentów elektronicznych w sposób zautomatyzowany, obejmując również ich skanowanie i archiwizację. Wszyscy użytkownicy systemu workflow – zarówno klienci Grant Thornton, jak i pracownicy – mają dostęp do danych z poziomu przeglądarki internetowej, a więc z dowolnego miejsca na świecie, 24 godziny na dobę, z dogodnego urządzenia (laptop, tablet, smartfon).

Jak to działa?

Dość enigmatyczne określenie „automatyzacja” w przypadku workflow w Grant Thornton zaczyna się od szczegółowego zdefiniowania poszczególnych etapów, przez jakie przechodzi dokument podczas jego przetwarzania. Następnie wiąże się z opisaniem ról poszczególnych uczestników tego cyklu. Wreszcie kończy się odpowiednim zaprojektowaniem i zorganizowaniem procesu finansowo-księgowego, w taki sposób, by wyeliminować tzw. wąskie gardła i maksymalnie usprawnić pracę (dotyczącą m. in. wprowadzania dokumentów, ich weryfikowania oraz akceptowania). Jednak, co ważniejsze, owa automatyzacja pozwala na sprawne zarządzanie całym procesem oraz jego monitorowanie i kontrolowanie.

Co TO „może”?

Informatyczny system klasy workflow jest przydatny zwłaszcza tym firmom, które na co dzień borykają się z masową liczbą przetwarzanych dokumentów. Workflow stosowany przez Grant Thornton to nowoczesne, zaawansowane technologicznie i bezpieczne narzędzie pracy, które posiada szereg funkcjonalności. Między innymi:

• pozwala na obserwowanie bieżącego stanu realizacji procesów, śledzenie ich historii oraz ustalanie osób odpowiedzialnych za realizację poszczególnych etapów,

• udostępnia dowolne macierze autoryzacji, które umożliwiają zastosowanie złożonych reguł akceptacji dokumentów, zależnie od wcześniej zdefiniowanych parametrów (np. dla faktury zależnie od miejsca powstania kosztu, kwoty, rodzaju kosztu czy działu),

• zapewnia system raportowania (w tym powiadomienia i alerty) w przypadku zbliżania się czy przekroczenia „deadlinów”, występowania opóźnień, konieczności odbioru etapu itd.

• wprowadza kalendarze grupowe, które pozwalają poszczególnym użytkownikom procesu na planowanie zadań,

• umożliwia dostęp do repozytorium pozwalającego na gromadzenie, a następnie wyszukiwanie i przeglądanie dokumentów czy zadań według wybranych parametrów (m. in. faktur, rachunków, umów, zestawień, kalkulacji, specyfikacji itd.),

• zapewnia system elektronicznego rozpoznawania znaków i całych tekstów w pliku graficznym, tj. zeskanowanym dokumencie – np. na fakturze czy formularzu (tzw. OCR – z ang. Optical Character Recognition).

Ograniczenia systemu

Jak każde narzędzie również i workflow, mimo wielu swoich zalet, ma naturalne ograniczenia, które wymagają zastosowania odpowiednich zabezpieczeń oraz zarządzania ryzykiem. Do owych ograniczeń należą:

• bezpieczeństwo i poufność danych – kluczowe jest odpowiednie zarządzenie uprawnieniami oraz dostępem do systemu, także sposobem przechowywania i archiwizowania danych w postaci elektronicznej,

• integracja workflow z systemem księgowym – na wzrost efektywności wpływa istnienie interfejsu do systemu finansowo-księgowego, który pozwala wyeliminować konieczność dwukrotnego wprowadzania danych,

• odhumanizowanie procesów – w przypadku workflow decydujące znaczenie ma sprawny obieg informacji, ergonomia pracy w systemie oraz ciągłe monitorowanie systemu przez administratora, jednak mimo zaawansowanych rozwiązań IT wciąż najważniejszy pozostaje człowiek; tylko doświadczony i odpowiednio wyszkolony personel będzie w stanie skutecznie i z sukcesem wdrożyć, przetestować lub w razie potrzeby zmodyfikować funkcjonowanie systemu workflow w danym środowisku biznesowym.

Korzyści dzięki workflow

Skorzystanie z elektronicznego obiegu dokumentacji klasy workflow dzięki specyfice tego systemu pozwala na uzyskanie niemal natychmiastowych korzyści, są to m. in.:

• redukcja kosztów operacyjnych dzięki podniesieniu wydajności i jakości pracy,

• obniżenie pracochłonności dzięki usprawnieniu procesów, ich standaryzacji i automatyzacji,

• lepsze zarządzanie, monitorowanie i kontrola przepływu dokumentów i zadań (nawet o znacznej ilości),

• redukcja liczby błędów (np. niejednoznacznego opisu dokumentów, podwójne wprowadzanie),

• zdalny dostęp do systemu i repozytorium danych z dowolnego miejsca na świecie, dowolnego urządzenia elektronicznego oraz o dowolnej porze dnia i nocy,

• możliwość wysokiego profilowania samych informacji (np. raportów), ich analizowania oraz przypisywania dostępu dla każdego użytkownika systemu.

W przypadku dużych firm czy projektów, ze względu na ogromną liczbę przetwarzanych danych, korzystanie z nowoczesnych technologii wspierających biznes jest wręcz nieodzowne. Niejednokrotnie przesądza o konkurencyjnej pozycji przedsiębiorstwa. Dlatego tak ważne jest korzystanie z takich ułatwień i automatyzacji, które pozwolą pracować szybciej, elastyczniej i efektywniej, a tym samym osiągać coraz lepsze wyniki finansowe.

Niniejsza publikacja została sporządzona z najwyższą starannością, jednak niektóre informacje zostały podane w formie skróconej. W związku z tym artykuły i komentarze zawarte w „Newsletterze” mają charakter poglądowy, a zawarte w nich informacje nie powinny zastąpić szczegółowej analizy zagadnienia. Wobec powyższego Grant Thornton nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek straty powstałe w wyniku czynności podjętych lub zaniechanych na podstawie niniejszej publikacji. Jeżeli są Państwo zainteresowani dokładniejszym omówieniem niektórych kwestii poruszonych w bieżącym numerze „Newslettera”, zachęcamy do kontaktu i nawiązania współpracy. Wszelkie uwagi i sugestie prosimy kierować na adres jacek.kowalczyk@pl.gt.com. 

Audyt – Podatki – Outsourcing – Konsulting
Member of Grant Thornton International Ltd