„20 lat trwa budowanie reputacji, a 5 minut jej zrujnowanie”. Ten cytat Warrena Buffetta wyraźnie przypomina o kruchości reputacji i konieczności jej ochrony. Dla wielu przedsiębiorstw reputacja ma kluczowe znaczenie w budowaniu relacji z innymi firmami bądź Klientami. Reprezentuje ona opinię na temat całej działalności przedsiębiorstwa. Mimo to, wystarczy tylko jeden nieetyczny incydent aby ją nadwyrężyć i w konsekwencji spowodować zachwianie zaufania do przedsiębiorstwa.
Każdego roku Ethics Resource Center przeprowadza badania na temat zachowań etycznych w organizacjach. Ostatnie wyniki ankiety wskazują, że pracownicy wyższego szczebla odpowiadają za większość (60%) działań nieetycznych dokonywanych w przedsiębiorstwach (1). Oznacza to, że sygnały wysyłane przez najwyższe kierownictwo, wraz z kulturą organizacyjną oraz przyjętym ładem korporacyjnym, są najważniejszymi czynnikami wpływającymi na etykę w organizacji. Co więcej, etyczne zachowania mogą wejść w krwioobieg przedsiębiorstwa tylko pod warunkiem, że liderzy organizacji (Zarząd oraz kierownictwo wyższego szczebla) będą konsekwentnie komunikować znaczenie etycznego postępowania i będą postępować zgodnie z prezentowanymi zasadami na co dzień.
W celu zbudowania kultury organizacyjnej opartej na etyce należy przejść przez 6 wzajemnie powiązanych kroków.
1. Ustalenie jasnych zasad
W ramach pierwszego kroku należy opracować politykę etyki oraz kodeks etycznego postępowania. Ponadto, należy ustanowić stosowne zasady w przypadku wystąpienia konfliktu interesów oraz sposobu ich ujawniania. Zasady powinny być zróżnicowane w zależności od stanowiska pełnionego w organizacji.
2. Komunikacja
Mantrą dla przedstawicieli najwyższego kierownictwa powinno być: „komunikować, komunikować, komunikować”. Konsekwentne odniesienia do wdrożonych norm etycznych w trakcie spotkań wewnętrznych, przemówień czy innych środków komunikacji firmowej uwiarygodnią przyjęte zasady. Ponadto w ramach komunikacji pośredniej można wykorzystywać pojawiające się wątpliwości jako możliwość nauki.
3. Dobry przykład
Prezes, członkowie zarządu oraz kierownictwo wyższego szczebla muszą dawać przykład swoim postępowaniem konsekwentnie stosując się do najwyższych standardów. W sytuacji występowania problemów należy wziąć odpowiedzialność za podejmowanie trudnych decyzji. Ponadto, dane na temat wydajności organizacji powinny być jasne i przejrzyste, a obietnice i decyzje powinny być podejmowane w sposób otwarty. Podstawową zasadą powinno być unikanie zachowań, które nie wyglądają dobrze gdy znajdą się w centrum uwagi innych.
4. Konsekwencja
Wyjątki takie jak: specjalne traktowanie, sterowanie ręczne czy porozumienia nieformalne mają destrukcyjny wpływ na kulturę organizacji. Najwyższe kierownictwo, a także pracownicy szeregowi powinni stosować jednolite procedury niezależnie od sytuacji.
5. Odpowiedzialność
Każda osoba musi ponosić konsekwencje swojego zachowania. Z kolei przełożony powinien podejmować szybkie oraz sprawiedliwe działania w przypadku wystąpienia uchybień, a także nie bać się przyjąć właściwej odpowiedzialności organizacyjnej. W podobny sposób powinny być nagradzane zachowania cechujące się wysokimi standardami etycznymi.
6. Monitoring
Krok ostatni polega na monitorowaniu zgodności z wdrożonymi procedurami i zasadami, między innymi przy wykorzystaniu kontroli wewnętrznej, okresowym potwierdzaniu obowiązujących procedur i szybkiego działania w sytuacji wystąpienia problemów. Ponadto w tym etapie należy zmierzyć, przy wykorzystaniu anonimowych ankiet, stosunek pracowników do wdrożonej kultury etycznej.
Za pomocą przedstawionych 6 kroków można zbudować organizację opartą na etyce, co będzie służyło budowaniu reputacji przedsiębiorstwa. Należy pamiętać, że wdrożone zmiany nie są dane na zawsze. Utrzymanie kultury etycznej wymaga zaangażowania od wszystkich pracowników, w szczególności kierownictwa wyższego szczebla. Ponadto, należy promować etyczne zachowania nie tylko w pracy, ale także w życiu codziennym, a nagrodą za podjęty wysiłek będzie silna reputacja organizacji.
