Należy bowiem zadbać nie tylko o kwestie organizacyjno-formalne, ale także podjąć praktyczne działania, które będą stanowić realny krok w kierunku sprawnego użytkowania systemu. Od czego warto zacząć?
Krajowy System e-Faktur obligatoryjny od lutego 2026 r.
Nadchodzący, 2026 rok, w obszarze księgowości będzie bez wątpienia zdominowany przez wejście w życie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Obowiązek wystawiania faktur w nowej, ustrukturyzowanej formie obejmie większość przedsiębiorców. Odbędzie się to w dwóch etapach, najpierw w lutym dla tzw. “dużych podatników”, a następnie w kwietniu dla pozostałych przedsiębiorców z wyjątkiem najmniejszych podmiotów.
Warto jednak podkreślić, że choć część przedsiębiorców otrzyma dodatkowe tygodnie na przygotowanie się do wystawiania faktur w KSeF, to będą zobowiązani do odbierania faktur ustrukturyzowanych wystawianych przez większych kontrahentów już od lutego
Ważny fragment
Oznacza to, że w praktyce niemal każdy przedsiębiorca powinien uruchomić, skonfigurować i przetestować system już na początku lutego, a do tego terminu pozostało mniej niż 80 dni.
To niewiele, biorąc pod uwagę skalę zmian i liczbę elementów, które trzeba przygotować.
Proces wdrażania KSeF obejmuje bowiem zarówno kwestie techniczne i formalne, jak i przygotowanie organizacyjne. Przedsiębiorcy muszą zadbać o właściwe oprogramowanie, dostosowanie i reorganizację istniejących procesów, a także o opracowanie zasad nadawania uprawnień oraz zapewnienie bezpieczeństwa danych. Równie istotna jest strona praktyczna, czyli faktyczne uruchomienie i konfiguracja KSeF. Kluczowe będzie tu przeprowadzenie kilku obowiązkowych kroków. Ich zasady zostały szczegółowo określone przez Ministerstwo Finansów, dlatego najważniejsze z nich przedstawiamy w przystępnej formie w dalszej części artykułu.
Krok 1: Uwierzytelnienie w systemie KSeF
Na wstępie warto podkreślić, że przedsiębiorcy nie muszą zakładać konta w KSeF. Każdy podmiot ma je utworzone automatycznie. Jednak, aby móc z niego korzystać, konieczne jest poprawne uwierzytelnienie się oraz posiadanie odpowiednich uprawnień. Warto pamiętać, że sposób uwierzytelnienia w KSeF zależy od formy prawnej podmiotu oraz statusu osoby, która chce uzyskać dostęp.
Google news
Bądź na bieżąco ze zmianami w prawie, podatkach i księgowości! Zaobserwuj nas w Wiadomościach Google
Krok 2: Zgłoszenie administratora w KSeF
Kolejną bardzo istotną kwestią jest zgłoszenie administratora w KSeF. Przeprowadza się je za pośrednictwem dedykowanego formularza (ZAW-FA), na którym należy dokonać zgłoszenia wyłącznie jednej osoby fizycznej, która ma otrzymać uprawnienia administratora w odniesieniu do podmiotu składającego zawiadomienie. W przypadku osób fizycznych, które prowadzą działalność gospodarczą ta procedura nie ma zastosowania, ponieważ automatycznie zyskują rolę administratora.
Pełnienie roli administratora niesie z sobą szereg konsekwencji. Przede wszystkim, będzie to osoba posiadająca najszersze kompetencje, która będzie miała prawo do nadawania dalszych uprawnień w KSeF elektronicznie oraz będzie posiadała pełen dostęp do funkcji systemu. Jej uprawnienia będą obejmowały: wystawianie i przeglądanie faktur ustrukturyzowanych oraz zarządzanie uprawnieniami, co pozwala na elastyczne dostosowanie dostępu do potrzeb organizacji. Administrator będzie miał również możliwość przeglądania historii sesji oraz obsługi podmiotów podrzędnych. Dzięki czemu przedsiębiorstwo będzie mogło sprawnie zorganizować pracę w oparciu o Krajowy System e-Faktur.
Krok 3: Logowanie do Modułu Certyfikatów i Uprawnień (MCU) w KSeF
Kolejnym krokiem, niezbędnym do rozpoczęcia korzystania z KSeF, jest logowanie do Modułu Certyfikatów i Uprawnień (MCU). To rozwiązanie techniczne, które pozwoli na zarządzanie uprawnieniami w KSeF, składanie wniosków o wydanie certyfikatów oraz pobieranie certyfikatów na potrzeby korzystania z systemu.
W procesie wyboru sposobu logowania dostępne są trzy opcje, dostosowane do różnych typów użytkowników i metod uwierzytelniania.
- Opcja 1: logowanie przy użyciu Profilu Zaufanego – metoda skierowana do osób fizycznych posiadających Profil Zaufany.
- Opcja 2: logowanie za pomocą certyfikatu kwalifikowanego – metoda skierowana do podmiotów posiadających certyfikat kwalifikowanego podpisu lub pieczęci elektronicznej.
- Opcja 3: logowanie poprzez pobranie odcisku palca certyfikatu kwalifikowanego.
Po wyborze odpowiedniej opcji logowania do MCU system przekieruje użytkownika do wprowadzenia kontekstu logowania oraz następnie do podpisu żądania autoryzacyjnego lub do strony Profilu Zaufanego, jeśli taka opcja została wybrana przez użytkownika.
Kilka powyżej opisanych kroków to kluczowe działania, które należy podjąć, aby rozpocząć korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur. Ich realizacja przyczyni się do zapewnienia zgodności z nowymi wymogami prawnymi, usprawnienia procesów fakturowania oraz zwiększenia bezpieczeństwa i kontroli nad obiegiem dokumentów w przedsiębiorstwie. Dzięki odpowiedniemu przygotowaniu przedsiębiorcy będą mogli płynnie przejść na obligatoryjny model wystawiania faktur ustrukturyzowanych, minimalizując ryzyko błędów, a także opóźnień.
Czytaj więcej: