Czym są usługi śledcze?
Usługi śledcze (Forensic services) to szeroki wachlarz narzędzi i procedur mających na celu identyfikację bądź weryfikację potencjalnych nieprawidłowości, ocenę stanu faktycznego i istotnych okoliczności, zabezpieczenie, przegląd i wyselekcjonowanie informacji i dokumentacji istotnej dla sprawy z zachowaniem łańcucha dowodowego, bliską współpracę z doradcą prawnym celem zabezpieczenia interesu klienta oraz wsparcie w ewentualnym rozwiązaniu sporu.
Nasze wsparcie obejmuje zarówno działania reaktywne, jak i proaktywne:
- Działania reaktywne podejmujemy, gdy pojawia się konkretny sygnał nieprawidłowości, np. zgłoszenie sygnalisty, podejrzenie nadużycia lub wątpliwości co do działań pracowników, kadry zarządzającej czy też kontrahentów. W ramach audytu śledczego ustalamy stan faktyczny, zabezpieczamy materiał dowodowy i oceniamy skalę problemu, a także wspieramy dalsze kroki prawne.
- Działania proaktywne podejmujemy, zanim problem się pojawi. Nie wymagają one twardych przesłanek o nadużyciu. W ramach proaktywnego przeglądu zgodności identyfikujemy obszary podwyższonego ryzyka, nieefektywne lub niedziałające w praktyce procedury. Dzięki temu organizacja może wzmocnić kontrole i ograniczyć ryzyko strat, zanim przełożą się one na konsekwencje finansowe, prawne czy wizerunkowe, jak również wykryć nadużycia w bardzo wczesnym stadium. Jednocześnie, działania proaktywne mają funkcję prewencyjną – tj. powszechna wiedza o przeprowadzaniu tego typu procedur wpływa odstraszająco na osoby, które mogłyby się dopuścić nadużyć wewnątrz organizacji.
-
Od czego zacząć w przypadku otrzymania zgłoszenia od sygnalisty?
Pomożemy w weryfikacji zgłoszenia, oceny jego wiarygodności i zaplanowaniu kolejnych kroków. Analiza zgłoszenia sygnalisty jest zwykle integralną częścią planowania ewentualnego postępowania wyjaśniającego.
-
Czy można przeprowadzić postępowanie wyjaśniające bez wiedzy pracowników?
W uzasadnionych przypadkach pierwszy etap postępowania wyjaśniającego ograniczamy do procedur, które są możliwe do przeprowadzenia bez informowania pracowników spółki. Jest to rozsądne podejście szczególnie w przypadku ryzyka niszczenia dowodów czy wrażliwości spółki na zmiany w kadrze zarządczej.
-
Jaki jest efekt przeprowadzonego postępowania wyjaśniającego?
W trakcie postępowania na bieżąco informujemy o postępach prac oraz razem z klientem podejmujemy decyzje o kolejnych krokach, w szczególności przy zidentyfikowaniu nowych okoliczności. W zależności od oczekiwań klienta, możemy przygotować raport końcowy z przeprowadzonego audytu śledczego.
Zakres wsparcia
-
Proaktywny przegląd zgodności
Niezależna weryfikacja wybranych obszarów działalności organizacji, przeprowadzana również przy braku przesłanek wskazujących na wystąpienie nieprawidłowości. Jej celem jest identyfikacja obszarów podwyższonego ryzyka nadużyć, konfliktów interesów oraz innych zdarzeń mogących prowadzić do strat finansowych, prawnych lub reputacyjnych. Przegląd pozwala wykryć nieprawidłowości na wczesnym etapie, zanim rozwiną się w poważny problem wymagający działań naprawczych. Dodatkową wartością jest jego funkcja prewencyjna – świadomość prowadzenia tego rodzaju działań wpływa odstraszająco na osoby mogące rozważać działania na szkodę organizacji. Szczególnie istotny w okresach zmian właścicielskich lub zarządczych oraz w obszarach o podwyższonym ryzyku, takich jak zakupy, inwestycje czy wydatki kadry zarządzającej.
-
Postępowanie wyjaśniające (audyt śledczy)
Przeprowadzenie kompleksowych procedur mających na celu weryfikację stanu faktycznego i istotnych okoliczności dotyczących potencjalnych nadużyć w spółce. Obejmuje analizę danych finansowo-księgowych, zabezpieczonych danych elektronicznych, danych publicznie dostępnych, przeprowadzanie rozmów wyjaśniających oraz analizę innych źródeł informacji specyficznych dla każdego przypadku.
-
Konsultacje eksperta w zakresie śledczym
Część firm posiada swoje wewnętrzne komórki odpowiedzialne za przeprowadzanie postępowań wyjaśniających. Zdarzają się jednak przypadki, gdy komórki te, z racji natłoku innych obowiązków czy braku doświadczenia w danej sferze, obawiają się, że nie będą w stanie przeprowadzić postępowania w 100% rzetelnie, jednocześnie nie chcą oddawać całego postępowania na zewnątrz. W takim wypadku dobrym rozwiązaniem może być wsparcie eksperta, który pomoże sformułować strategię postępowania, ukierunkować audyt, odciążyć w zakresie wybranych analiz, przeprowadzić rozmowy z pracownikami, tam gdzie udział wewnętrznej komórki mógłby być szkodliwy dla postępowania.
-
Analiza zgłoszenia sygnalisty
Wspieramy klientów w analizie zgłoszenia sygnalisty, w szczególności w zakresie oceny zasadności podjęcia kroków wyjaśniających oraz zaplanowania takiego postępowania.
-
Wsparcie w rozwiązywaniu sporów
Bliska współpraca z doradcami prawnymi i kancelariami prawnymi klienta, celem kompleksowego przeprowadzenia sprawy, postępowania sądowego czy zgłoszonego roszczenia wobec drugiej strony – wsparcie w zakresie zabezpieczenia i przedstawienia informacji i dokumentacji istotnej dla sprawy, wsparcie w tworzeniu narracji.
Porozmawiajmy o szczegółach i razem dobierzmy najlepszą dla Ciebie ofertę
Proces realizacji
-
Omówienie potrzeb i ustalenie planu działania
Pierwszy etap audytu śledczego obejmuje planowanie postępowania wyjaśniającego. Podczas spotkania omawiane są potrzeby, stawiane hipotezy, ustalana jest dostępność źródeł danych oraz stopień poufności audytu. Już na tym etapie wszelkie rozmowy możemy objąć umową NDA, jeżeli istnieje taka potrzeba.
-
Przedstawienie oferty i zawarcie umowy
Po potwierdzeniu potrzeb i ograniczeń wynikających z poufności przedstawiamy zakres proponowanych prac wraz z ich kwotowaniem. Po ewentualnych zmianach, zawierana jest umowa na wykonanie ustalonych procedur.
-
Przeprowadzenie ustalonych procedur
Po zawarciu umowy niezwłocznie przystępujemy do przeprowadzenia ustalonych procedur w najwyższym reżimie poufności. W przypadku wszelkich nowych wątków bądź kwestii wrażliwych, niezwłocznie kontaktujemy się celem akceptacji proponowanego podejścia do dalszych czynności. Na bieżąco informujemy o postępach prac.
-
Wsparcie doradcy prawnego klienta w ew. dalszych krokach prawnych
Po zakończeniu projektu lub również w trakcie jego trwania, blisko współpracujemy z doradcami prawnymi, pomagając przy podejmowaniu dalszych kroków prawnych, jeżeli zapadnie taka decyzja. Wspieramy w dostarczeniu potrzebnych dowodów, okoliczności oraz wspieramy w tworzeniu obiektywnej narracji właściwej oddającej rzeczywistość.
Pierwszy etap audytu śledczego obejmuje planowanie postępowania wyjaśniającego. Podczas spotkania omawiane są potrzeby, stawiane hipotezy, ustalana jest dostępność źródeł danych oraz stopień poufności audytu. Już na tym etapie wszelkie rozmowy możemy objąć umową NDA, jeżeli istnieje taka potrzeba.
Dlaczego Grant Thornton?
Dedykowany elastyczny zespół ekspertów z unikalnym doświadczeniem z zakresu usług śledczych. Bezpośrednia, otwarta współpraca z zespołami innych linii produktowych i tworzenie interoperacyjnych zespołów dostosowanych do potrzeb projektu. Łączymy wiele kompetencji w jeden wspólny głos Grant Thornton.
-
33 lata
działalności w Polsce
-
1200+
pracowników w 7 biurach
-
3000+
zadowolonych klientów rocznie