Transparentność wynagrodzeń. Od kiedy?
Transparentność wynagrodzeń przestaje być elementem dobrowolnej i swobodnie kształtowanej polityki personalnej – staje się twardym obowiązkiem wynikającym z prawa. Zmiany te wprowadza dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970, której celem jest wzmocnienie zasady równości wynagrodzeń kobiet i mężczyzn za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości.
Dyrektywa musi zostać wdrożona do polskiego porządku prawnego, stąd powstał już drugi projekt polskiej Ustawy opublikowany na stronie Rządowego Centrum Legislacji w maju 2026 r.
Projekt ten – w porównaniu do wcześniejszych wersji – doprecyzowuje kluczowe pojęcia i mechanizmy stosowania przepisów, w tym definicję struktur wynagrodzeń, szczegółowy przebieg wspólnej oceny wynagrodzeń, a także wydłuża (w stosunku do pierwotnych propozycji) terminy realizacji niektórych obowiązków i wprowadza krajowy organ ds. równości, odpowiedzialny za monitorowanie i wspieranie stosowania zasady równości wynagrodzeń.
Zgodnie z projektem Ustawy, przepisy wejdą w życie po upływie 6 miesięcy od dnia ogłoszenia, co oznacza ograniczony czas na przygotowanie organizacji do nowych zasad – zarówno po stronie danych, systemów HR, jak i komunikacji wewnętrznej.
Nowe regulacje wpływają na sposób:
- projektowania systemów wynagrodzeń,
- wartościowania stanowisk pracy,
- komunikowania zasad wynagradzania i luk płacowych pracownikom,
- współpracy z organizacjami związkowymi i reprezentacją pracowników.
Nasz zespół wspiera pracodawców kompleksowo w dostosowaniu tych obszarów – w sposób praktyczny, dający jasne uzasadnienia i dopasowany do realiów biznesowych.
-
Kogo dotyczą nowe obowiązki transparentności wynagrodzeń?
Obowiązki, które dotyczą wszystkich pracodawców, mają charakter ciągły i wymagają nie tylko przygotowania dokumentów, ale przede wszystkim dostosowania systemów HR, zasad wynagradzania oraz sposobu komunikacji wewnętrznej.
-
Które firmy wymagają wsparcia?
Przede wszystkim firmy, które nie mają jasno opisanej struktury organizacyjnej, nie posiadają formalnego wartościowania stanowisk, nie mają jasno zdefiniowanych grup zaszeregowania i opierają wynagrodzenia na historycznych lub uznaniowych decyzjach.
-
Co zyskasz dzięki naszemu wsparciu?
Dostosujesz system wynagradzania do wymogów dyrektywy UE i polskich przepisów, zyskasz spójny, logiczny model wynagradzania i zminimalizujesz ryzyko sporów i kontroli. Przede wszystkim jednak wzmocnisz zaufanie wśród pracowników i przewidywalność zasad wynagradzania.
Obowiązki, które dotyczą wszystkich pracodawców
Niezależnie od wielkości organizacji, projekt ustawy wdrażający dyrektywę (UE) 2023/970 nakłada na pracodawców obowiązek aktywnego i systemowego podejścia do wynagrodzeń. Obejmuje to w szczególności:
- stosowanie obiektywnych, przejrzystych i neutralnych płciowo kryteriów wynagradzania oraz wartościowania pracy,
- opracowanie i stosowanie jednolitego modelu wartościowania stanowisk, umożliwiającego porównywanie pracy o tej samej wartości,
- uzgadnianie kryteriów wartościowania pracy z zakładowymi organizacjami związkowymi,
- uzgadnianie działań zaradczych podejmowanych w celu eliminacji luki płacowej z organizacjami związkowymi lub reprezentacją pracowniczą,
- posiadanie struktur umożliwiających porównywanie wynagrodzeń, takich jak grupy lub kategorie zaszeregowania,
- aktywne informowanie pracowników i ich przedstawicieli o:
- kryteriach i wynikach wartościowania pracy,
- strukturze wynagrodzeń obowiązującej u pracodawcy,
- progresji wynagrodzeń (pracodawcy >50 zatrudnionych),
- realizację prawa pracownika do uzyskania – na wniosek – informacjiin. o średnich poziomach wynagrodzeń w porównywalnych grupach stanowisk (w podziale na płeć),
- zapewnienie przejrzystych zasad progresji wynagrodzeń, komunikowanych wewnętrznie w organizacji.
Obowiązki te mają charakter ciągły i wymagają nie tylko przygotowania dokumentów, ale przede wszystkim dostosowania systemów HR, zasad wynagradzania oraz sposobu komunikacji wewnętrznej.
Dodatkowe obowiązki dla pracodawców objętych raportowaniem
Pracodawcy zatrudniający 100 i więcej pracowników zostaną objęci obowiązkami sprawozdawczymi, w tym:
- sporządzaniem raportów dotyczących luki płacowej kobiet w stosunku do mężczyzn,
- przekazywaniem danych w określonym zakresie i cyklach raportowych,
- podejmowaniem i uzgadnianiem działań naprawczych, jeżeli raporty wykażą istotne i nieuzasadnione różnice w wynagrodzeniach.
Prawidłowo przygotowany raport luki płacowej stanowi jednocześnie istotne narzędzie zarządcze – dostarcza zarządowi i kadrze menedżerskiej rzetelnych informacji o strukturach rzeczywistych (wypłaconych) wynagrodzeń, umożliwia świadomą identyfikację i eliminację niesprawiedliwości wynagrodzeniowych, wspiera podejmowanie decyzji płacowych i rozwojowych oraz pozwala budować wizerunek pracodawcy jako organizacji transparentnej i odpowiedzialnej.
Kiedy warto skorzystać ze wsparcia?
Nasze wsparcie jest szczególnie istotne dla organizacji, które:
- nie mają jasno opisanej struktury organizacyjnej (architektury stanowisk, opisów zadań/uprawnień/odpowiedzialności),
- nie posiadają formalnego wartościowania stanowisk pracy,
- nie mają jasno zdefiniowanych grup zaszeregowania,
- opierają wynagrodzenia na historycznych lub uznaniowych decyzjach,
- nie są przygotowane na obsługę wniosków pracowników o informacje płacowe,
- identyfikują wyzwania w zakresie przygotowania uzasadnień różnic płacowych w organizacji,
- współpracują ze związkami zawodowymi i muszą uzgadniać kryteria oraz działania zaradcze.
Nowe przepisy wzmacniają pozycję pracowników i zwiększają ekspozycję pracodawców na ryzyka prawne i reputacyjne, a jednocześnie istotnie zwiększają liczbę obowiązków operacyjnych po stronie działów HR. Efektywne przygotowanie organizacji przed wejściem ustawy w życie pozwala znacząco ograniczyć te ryzyka, a także zmniejszyć poziom konfliktów i presji wewnętrznej, które nieuchronnie pojawiają się przy tak newralgicznym i emocjonalnym temacie jak wynagrodzenia.
Co można zyskać dzięki wdrożeniu transparentności płacowej?
Dzięki naszej usłudze organizacja:
- dostosowuje system wynagradzania do wymogów dyrektywy UE i polskich przepisów,
- zyskuje spójny, logiczny i możliwy do obrony model wynagradzania,
- minimalizuje ryzyko sporów, kontroli i konieczności nagłych korekt płacowych,
- otrzymuje argumentację do dialogu z pracownikami i ich reprezentacją,
- wzmacnia zaufanie i przewidywalność zasad wynagradzania.
Transparentność staje się narzędziem porządkowania organizacji – jasne i zrozumiałe zasady wynagradzania wzmacniają motywację oraz retencję pracowników, co w dłuższej perspektywie obniża koszty operacyjne i zwiększa efektywność działania.
Zakres doradztwa w transparentności wynagrodzeń i diagnozy luki płacowej
-
Analiza struktury wynagrodzeń i diagnoza luki płacowej
W tym etapie diagnozujemy lukę płacową zgodnie z obowiązującymi przepisami, uwzględniając polski sposób wdrożenia dyrektywy unijnej, w tym regulacje ustawowe i wykonawcze.
Analizujemy dane płacowe, porządkujemy i opisujemy składniki wynagrodzenia oraz kwalifikujemy je do kategorii (np. zasadnicze/ uzupełniające/ zmienne) zgodnie z ich rzeczywistym celem i funkcją, jaką pełnią w systemie wynagrodzeń organizacji.
Biorąc pod uwagę zaproponowane polskie przepisy wykonawcze oraz aktualne interpretacje, stosujemy odpowiednią metodykę obliczania luki płacowej, budujemy i liczymy wymagane wskaźniki oraz identyfikujemy luki, niespójności, nietypowe przypadki i obszary podwyższonego ryzyka.
Efektem prac jest raport z diagnozy luki płacowej jako punkt odniesienia do dalszych działań zaradczych, a także ustrukturyzowane i opisane dane wejściowe oraz arkusze kalkulacyjne umożliwiające cykliczne obliczanie i monitorowanie luki płacowej za dowolny okres.
Etap ten ma szczególne znaczenie nie tylko dla polskich pracodawców, ale również dla firm z kapitałem zagranicznym, w tym spółek zależnych koncernów międzynarodowych, dla których kluczowe jest zapewnienie, że polska część organizacji dostosowuje się do lokalnych regulacji oraz identyfikacja różnic w podejściu i wynikach pomiędzy poszczególnymi krajami w ramach grupy.
-
Wartościowanie pracy
Projektujemy i wdrażamy model wartościowania stanowisk pracy, który stanowi podstawę całego systemu transparentności wynagrodzeń, w tym:
- budowę metodyki wartościowania pracy zgodnej z dyrektywą (obiektywność, neutralność płciowa, porównywalność),
- definiowanie kryteriów wartościowania (w tym kryteriów wymaganych przepisami),
- rozwinięcie ich w podkryteria analityczne odzwierciedlające specyfikę organizacji i model biznesowy,
- opracowanie analityczno‑punktowej metody wyceny stanowisk (ustalenie wag i punktów dla poziomów w zdefiniowanych podkryteriach).
Na tej podstawie wraz z Zespołem Klienta przeprowadzamy wartościowanie stanowisk analizując i oceniając które stanowiska wnoszą tą sama lub taka samą wartość do organizacji. Model i wyniki wartościowania są bazą do budowy grup zaszeregowania, widełek płacowych, progresji wynagrodzeń oraz komunikowania i wyjaśniania wysokości wynagrodzeń.
-
Projektowanie struktur wynagradzania i działań zaradczych
Na podstawie przeprowadzonego wartościowania stanowisk pracy projektujemy:
- grupy zaszeregowania,
- struktury wynagrodzeń,
- widełki płacowe,
- zasady progresji wynagrodzeń,
- plan działań zaradczych mający na celu redukcję luki płacowej.
Są to elementy, które łącznie tworzą spójny i logiczny system wynagradzania, a ten z kolei umożliwia świadome i długofalowe kształtowanie polityki wynagrodzeniowej w oparciu o rzeczywistą wartość stanowisk, potrzeby strategiczne organizacji oraz jej model biznesowy.
Takie rozwiązania są czytelne dla pracowników, możliwe do sprawnego uzgadniania z ich reprezentacją, łatwe do komunikowania wewnętrznie oraz do zastosowania w dokumentacji wewnętrznej, co znacząco zwiększa ich trwałość i akceptowalność w organizacji.
-
Szablony raportów i dokumentów HR
W ramach usługi Klient otrzymuje zestaw narzędzi, umożliwiający dalsze samodzielne stosowanie i utrzymanie zasad transparentności wynagrodzeń, w tym:
- szablony raportów luki płacowej,
- arkusze kalkulacyjne do obliczania i monitorowania luki płacowej za dowolny okres,
- arkusze wartościowania stanowisk pracy stosowane w procesie analityczno‑punktowym,
- szablony opisów stanowisk pracy spójne z przyjętym modelem wartościowania,
- wzory odpowiedzi na wnioski pracowników o informacje dotyczące wynagrodzeń,
- dokumenty wspierające komunikację zasad wynagradzania i struktur płacowych wewnątrz organizacji.
Dzięki temu Klient zyskuje gotowe, spójne rozwiązania, które pozwalają samodzielnie i konsekwentnie zarządzać wynagrodzeniami, sprawnie realizować obowiązki informacyjne i sprawozdawcze oraz utrzymywać transparentność płac w sposób uporządkowany, zrozumiały i możliwy do obrony w długim okresie.
-
Diagnoza zgodności zasad, systemów i regulacji wewnętrznych z wymogami Dyrektywy/ Ustawy
Analizujemy regulaminy wynagradzania, procedury HR oraz pozostałe dokumenty kadrowe pod kątem ich spójności, logiki wewnętrznej oraz dopasowania do modelu zarządzania wynagrodzeniami w organizacji. Weryfikacja obejmuje zarówno perspektywę biznesową, jak i formalną, ze szczególnym uwzględnieniem tego, w jakim stopniu obowiązujące zasady i wytyczne tworzą czytelne, jednolite ramy decyzyjne w obszarze wynagrodzeń.
Ponadto, w zakresie aspektów prawnych zespół prawa pracy w kancelarii prawnej Grant Thornton może przeprowadzić analizę i zarekomendować zmiany w regulaminach wewnętrznych i dokumentach kadrowych, tak aby wspierały one realizację obowiązków ustawowych oraz były użyteczne operacyjnie dla organizacji.
Efektem prac jest uporządkowana i spójna dokumentacja organizacyjna, która nie tylko porządkuje zasady wynagradzania, ale przede wszystkim realnie wspiera zarządzanie decyzjami płacowymi, ich uzasadnianie oraz komunikowanie pracownikom.
Porozmawiajmy o szczegółach i razem dobierzmy najlepszą dla Ciebie ofertę
Dlaczego Grant Thornton?
Zapewniamy kompleksowe wsparcie – od analizy danych, przez projektowanie i dostosowanie systemów HR oraz zasad wynagradzania, aż po ich wdrożenie i skuteczną komunikację w organizacji.
Nasze rozwiązania są zawsze szyte na miarę – uwzględniają specyfikę biznesu, strukturę organizacyjną i kulturę firmy. Pracujemy w sposób praktyczny i partnerski: nie ograniczamy się do rekomendacji, lecz wychodzimy z konkretnymi, gotowymi propozycjami rozwiązań, które wspólnie z klientem weryfikujemy i dopracowujemy.
Dzięki temu łączymy obowiązki regulacyjne z realiami biznesowymi, wzmacniając dojrzałość organizacji i jej zdolność do sprawnego dostosowywania się do zmieniających się przepisów oraz oczekiwań rynku.
-
30+ lat
działalności w Polsce
-
1200+
pracowników w 7 biurach
-
2500+
zadowolonych klientów rocznie