Ta zmiana może znacząco wpłynąć i zmienić codzienną pracę działów księgowych i sprzedawców, więc nic dziwnego, że budzi szereg pytań i wątpliwości.
Czym jest potwierdzenie transakcji?
Potwierdzenie transakcji to dobrowolny dokument informacyjny wystawiany przez sprzedawcę w momencie, w którym faktura nie została jeszcze przesłana do KSeF i nie ma numeru systemowego. Potwierdza on dokonanie sprzedaży i zapowiada, że właściwa faktura trafi do systemu w późniejszym czasie
Ważny fragment
Warto dodać, że potwierdzenie transakcji nie będzie regulowane przepisami prawa, ponieważ, jak podkreśla Ministerstwo Finansów, nie nakłada na podatników żadnych obowiązków. To jedynie dobrowolne narzędzie stworzone jako odpowiedź na potrzeby rynku i sposób na zabezpieczenie nabywcy w sytuacji, gdy faktura nie ma jeszcze numeru KSeF.
Co więcej, ten dokument nie jest fakturą w rozumieniu przepisów VAT. Stąd też musi być wyraźnie oznaczony jako „potwierdzenie transakcji” i zawierać podstawowe dane: strony, numer nadany przez sprzedawcę oraz kwotę należności. Powinien również zawierać dwa kody QR: pierwszy umożliwiający dostęp do faktury i weryfikację jej danych i drugi służący potwierdzeniu tożsamości wystawcy. Nad kodami powinny zostać umieszczone odpowiednio opisy: „sprawdź fakturę w KSeF” i „zweryfikuj wystawcę faktury”. Poniżej zaś, niezależnie od trybu wystawienia faktury, nie dodaje się żadnych dodatkowych oznaczeń.
Kiedy potwierdzenie transakcji będzie wystawiane?
Potwierdzenie transakcji będzie mogło mieć zastosowanie wszędzie tam, gdzie faktura nie może zostać od razu wystawiona lub przesłana do KSeF. Dotyczy to zarówno problemów technicznych, takich jak: brak internetu, chwilowy brak dostępu do systemu czy błędy tokenu lub certyfikatu, jak i opóźnień organizacyjnych związanych z koniecznością wcześniejszej akceptacji dokumentów przez dział księgowy. Taki dokument sprawdzi się także w sprzedaży mobilnej, gdy faktura nie powstaje na miejscu oraz w sytuacjach, w których trzeba szybko potwierdzić zawarcie umowy, zanim właściwa faktura zostanie wygenerowana w systemie. W takich przypadkach potwierdzenie transakcji zapewnia ciągłość obiegu dokumentów i stanowi dla kontrahenta dowód, że sprzedaż została faktycznie dokonana.
Potwierdzenie transakcji w “praktyce”
Wystawienie potwierdzenia transakcji mogłoby stać się praktycznym narzędziem w codziennym obiegu gospodarczym. Doskonale widać to zwłaszcza w przypadku sprzedaży na rzecz podatników VAT. I tak, gdy pracownik w delegacji poprosi hotel o fakturę „na firmę” to wówczas, taki dokument potwierdzający pozwalałby na jednoznaczne wskazanie, że ten wydatek faktycznie miał miejsce i w ten sposób znacznie ułatwiłby późniejsze rozliczenia. Potwierdzenie transakcji mogłoby okazać się pomocne także w sytuacjach, w których wystawienie faktury ustrukturyzowanej nie jest możliwe od razu. Dotyczy to zwłaszcza problemów technicznych, takich jak brak dostępu do internetu, awaria systemu KSeF czy błędy autoryzacyjne związane z tokenem. W takich momentach potwierdzenie pozwalałoby zachować ciągłość dokumentowania sprzedaży i jednocześnie uspokoić nabywcę, że właściwa faktura zostanie wystawiona, gdy tylko system zacznie działać. Równie praktyczne byłoby to przy sprzedaży terenowej lub mobilnej, gdzie sprzedawca nie zawsze ma możliwość natychmiastowego wystawienia faktury. Za przykład mogą tu posłużyć: pracę serwisowe w terenie, dostawy bezpośrednie czy sprzedaż na wydarzeniach. Wręczenie klientowi potwierdzenia transakcji zapewniałoby mu dowód zakupu, a jednocześnie pozwalało przedsiębiorcy później wprowadzić właściwą fakturę do KSeF bez ryzyka, że dane transakcyjne zostaną pominięte lub zgubione.
Google news
Bądź na bieżąco ze zmianami w prawie, podatkach i księgowości! Zaobserwuj nas w Wiadomościach Google
Wątpliwości związane z potwierdzeniem transakcji
Kwestie związane z praktycznym stosowaniem potwierdzenia transakcji wciąż budzą wiele wątpliwości wśród przedsiębiorców i księgowych. Niepokój wzbudza fakt, że do wdrożenia KSeF pozostało zaledwie kilka miesięcy, a Ministerstwo Finansów nie zajęło jednoznacznego stanowiska w sprawie obligatoryjności potwierdzeń transakcji. Z jednej strony Resort podkreśla, że dokument jest dobrowolny i nie wynika z żadnych przepisów, a z drugiej wskazuje, jakie elementy powinien zawierać. Taka niespójność w przekazie budzi pytania o to, czy to jedynie praktyczna propozycja, czy może jednak oczekiwanie organów podatkowych? Co więcej, niewykluczone, że w obecnej sytuacji nie każdy przedsiębiorca zdecyduje się wydawać potwierdzenia transakcji. Jednak, jeżeli podejmie się tego, to niekoniecznie w przewidzianej przez Ministerstwo Finansów formie. W konsekwencji może to wywołać swoistego rodzaju chaos dotyczący zarówno skali, jak i wyglądu wydawanych potwierdzeń.
Idea wprowadzenia potwierdzenia transakcji jest interesująca i mogłaby uprościć obieg informacji oraz rozliczeń. Jednak ze względu na brak ścisłych wytycznych formalnych, jej praktyczne funkcjonowanie pozostaje niepewne. Na ten moment decyzja o wystawianiu, a także formie takiego dokumentu należy do przedsiębiorcy. Tym samym, stwarza to szerokie pole do interpretacji i z pewnością nie sprzyja ujednoliceniu zasad stosowania potwierdzenia transakcji. Cenne byłoby zatem, żeby Ministerstwo doprecyzowało zasady, ujednoliciło wymagania i określiło narzędzia, które umożliwią rzeczywiste wykorzystanie tego rozwiązania w codziennym obrocie gospodarczym.
Czytaj więcej: