Firmy wciąż niegotowe na KSeF
Obowiązek korzystania z KSeF zacznie obowiązywać już w lutym 2026 r. Wówczas, choć konieczność wystawiania faktur będzie dotyczyć tylko wybranej grupy (większość przedsiębiorców będzie wystawiać faktury KSeF od kwietnia 2026 rok), to obowiązek odbierania faktur dotknie wszystkich. Tymczasem wiele firm nadal nie jest przygotowanych na jego wdrożenie. Potwierdzają to wyniki badania „Czy firmy są gotowe na KSeF?”, przeprowadzonego przez Grant Thornton w listopadzie 2025 r. Zaledwie 12% przedsiębiorstw oceniło swoje przygotowanie jako pełne, a 33% jako „duże”. Ponad połowa firm przyznała, że jest nieprzygotowana lub nie potrafiła jednoznacznie odpowiedzieć na to pytanie. Najczęściej wskazywane trudności dotyczą zarówno kwestii technicznych, jak i organizacyjnych: od opóźnień po stronie dostawców systemów, przez brak dostępności programistów, po niedopracowane procedury wewnętrzne.
Zobacz więcej: KSeF checklista – sprawdź gotowość Twojej firmy na start systemu
google news
Bądź na bieżąco ze zmianami w prawie, podatkach i księgowości! Zaobserwuj nas w Wiadomościach Google
Wystawienie faktury poza systemem KSeF a odliczenie VAT
Problemy z dostosowaniem systemów mogą skutkować tym, że część faktur trafi do odbiorców w tradycyjnej formie, mimo obowiązku korzystania z KSeF. To z kolei rodzi kluczowe pytanie: czy w takich przypadkach przedsiębiorca zachowuje prawo do odliczenia VAT i zaliczenia wydatku do kosztów podatkowych? Obawy te są w pełni uzasadnione, ponieważ odliczenie podatku to fundament płynności finansowej firm, a jakiekolwiek wątpliwości w tym zakresie mogą skutkować zarówno ryzykiem podatkowym, jak i problemami w relacjach z kontrahentami.
Prawo do odliczenia VAT a brak faktury w KSeF – interpretacje organów podatkowych
Temat odliczenia VAT z faktur poza KSeF pokazuje, jak bardzo przedsiębiorcy są zależni od stabilnych, przewidywalnych zasad i jasnych interpretacji organów podatkowych. Obecnie brak jest szczegółowych przepisów i jednolitej praktyki w tym obszarze. Przedsiębiorcy mogą jednak zabezpieczyć się poprzez wystąpienie o interpretację indywidualną do Szefa Krajowej Informacji Skarbowej (KIS). Dotychczasowe interpretacje dają jednak pewne poczucie bezpieczeństwa.
Ważny fragment
Przykładem jest interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 27 października 2025 r. (nr 0114-KDIP1-3.4012.751.2025.1.KAB), która potwierdza, że podatnik może odliczyć VAT i zaliczyć wydatek do kosztów podatkowych, jeśli faktura dokumentuje rzeczywisty przebieg transakcji i spełnione są materialne przesłanki prawa do odliczenia, niezależnie od tego, że sprzedawca nie wystawił jej w KSeF.
Warto przy tym raz jeszcze podkreślić, że interpretacja indywidualna odnosi się wyłącznie do konkretnego podatnika. Powszechnie obowiązujące zasady może przynieść dopiero wydanie objaśnień podatkowych lub interpretacji ogólnych, co wymaga wykazania niejednolitej praktyki w stosowaniu prawa.
Podobne wnioski płyną z orzeczenia sądów krajowych oraz Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej. Otóż, odmowa prawa do odliczenia VAT wyłącznie z powodu naruszenia wymogów formalnych, przy spełnieniu warunków materialnych, mogłaby zostać uznana za naruszenie zasady neutralności VAT, czyli fundamentu wspólnego systemu podatku w UE. Orzecznictwo jasno wskazuje, że prawo do odliczenia przysługuje podatnikowi, jeśli spełnione są przesłanki materialne, nawet gdy naruszone zostały przepisy formalne dotyczące wystawienia faktury.
Formalnie prawo do odliczenia VAT z faktur wystawionych poza KSeF istnieje, o ile spełnione są materialne przesłanki, takie jak: rzeczywisty przebieg transakcji i poprawność danych zawartych na fakturze. Jednak w codziennej praktyce temat pozostaje kwestią problematyczną. W praktyce, brak powszechnych interpretacji ogólnych i jednolitej praktyki organów podatkowych sprawia, że przedsiębiorcy nie mają pewności, jak w razie kontroli zostaną ocenione faktury wystawione poza KSeF. Obecnie jedynym sposobem pełnego zabezpieczenia jest uzyskanie interpretacji indywidualnej, która chroni konkretną transakcję, ale nie tworzy powszechnej reguły.
Czytaj więcej: