Co to faktura ustrukturyzowana?
Dotychczas w obrocie gospodarczym faktura funkcjonowała przede wszystkim jako dokument wizualny. Często była dostosowana do identyfikacji wizualnej firmy, z logo, kolorystyką czy indywidualnym układem tabel. Wraz z wejściem w życie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) taki sposób postrzegania faktury odchodzi jednak w przeszłość. Zostanie on zastąpiony przez tzw. fakturę ustrukturyzowaną. Przyjmie ona format pliku XML. Choć nie jest on czytelny dla użytkownika, ponieważ stanowi zestaw danych zapisanych w kodzie, ma istotną zaletę. Otóż, każda faktura XML zawiera identyczny zestaw pól, co stanowi znaczne usprawnienie obrotu między przedsiębiorcami.
Poprawnie wystawiona w KSeF faktura będzie musiała, więc zostać przygotowana zgodnie z obowiązującą strukturą logiczną e-faktury, która zawiera ponad 400 pól. Taka standaryzacja pozwoli na większą automatyzację procesów oraz jednoznaczne przypisanie poszczególnych danych do odpowiednich pól w systemach księgowych czy obiegach dokumentów. W praktyce oznacza to konieczność prawidłowego zmapowania pól schemy FA(3) z polami funkcjonującymi w programach finansowo-księgowych i sprzedażowych, tak aby dane były poprawnie przesyłane do KSeF. Natomiast w przypadku wystawiania faktur bezpośrednio w aplikacji podatnika, system prowadzi użytkownika krok po kroku za pomocą dość intuicyjnego kreatora.
Zobacz więcej: KSeF checklista – sprawdź gotowość Twojej firmy na start systemu
google news
Bądź na bieżąco ze zmianami w prawie, podatkach i księgowości! Zaobserwuj nas w Wiadomościach Google
Wizualizacja faktury ustrukturyzowanej
Zamknięcie faktur w pliku XML nie oznacza jednak, że faktury pozostaną nieczytelne. Możliwa będzie ich wizualizacja celem przedstawienia jej kontrahentom bądź innym osobom zainteresowanym. Systemy księgowe umożliwiają wygenerowanie czytelnego podglądu w formie PDF lub HTML. Układ takiego dokumentu będzie przypominał poprzednią wersję faktur sprzed KSeF. Wizualizacja będzie bowiem mogła zawierać logo firmy, kolorystykę czy stopkę, a jego układ będzie przypominał tradycyjną fakturę. Warto jednak podkreślić, że przygotowana w ten sposób wizualizacja będzie miała charakter pomocniczy. Oryginałem faktury pozostaje plik XML znajdujący się w KSeF. Kluczowe jest również, aby wizualizacja w pełni odzwierciedlała dane zawarte w pliku XML i była z nim zgodna.
Czytaj więcej: Wystawianie faktur offline na wypadek awarii lub braku dostępu do KSeF
Błędy w KSeF a prawo do odliczenia VAT
Rodzaje faktur w KSeF
Warto również zwrócić uwagę, że w ramach KSeF przyjęto zamknięty katalog faktur, które mogą być wystawiane i obsługiwane w systemie. Oznacza to, że KSeF będzie obejmował wyłącznie określone rodzaje dokumentów sprzedażowych, czyli:
- faktury podstawowe,
- faktury zaliczkowe,
- faktury rozliczające,
- faktury korygujące
- faktury korygujące faktury zaliczkowe
- faktury korygujące faktury rozliczające
- faktury uproszczone.
Jednocześnie, w powyższym katalogu nie przewidziano takich dokumentów jak: faktury wewnętrzne, pro forma, rachunki w rozumieniu art. 87 ordynacji podatkowej czy noty obciążeniowe, uznaniowe i dowody wewnętrzne. Oznacza to, że część dokumentów nadal będzie musiała funkcjonować poza systemem, co wymaga od przedsiębiorców dobrej organizacji i jasnego podziału obowiązków.
Załączniki do faktury w KSeF
Załącznik, podobnie jak sama faktura, musi mieć ustandaryzowaną postać pliku XML, aby mógł zostać przesłany za pośrednictwem KSeF. Stanowi on integralną część faktury i podlega tym samym wymogom formalnym. Tym samym, załącznik może zawierać wyłącznie dane wskazane w art. 106e ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług (VAT) lub informacje bezpośrednio z nimi powiązane. W praktyce oznacza to zakaz umieszczania w załącznikach treści o charakterze handlowym, marketingowym lub stricte biznesowym, takich jak m.in.:
- cenniki, warunki gwarancji, instrukcje obsługi,
- zamówienia, umowy, aneksy do umów, protokoły odbioru,
- informacje o promocjach i wyprzedażach, materiały reklamowe, oferty indywidualne czy newslettery.
Naruszenie tych zasad skutkuje utratą prawa do wystawiania i przesyłania faktur z załącznikiem w systemie KSeF. Dodatkowo, ustawodawca wprowadził ograniczenie dotyczące wielkości dokumentu. Maksymalna wielkość faktury wraz z załącznikiem nie może przekroczyć 3 MB. Jest to wartość, która umożliwia umieszczenie znacznej ilości danych, a jednocześnie ma zapewnić płynne i stabilne funkcjonowanie systemu.
Ponadto, warto podkreślić, że możliwość wystawiania faktur z załącznikami będzie dostępna wyłącznie w komercyjnych systemach finansowo-księgowych zintegrowanych z interfejsem API KSeF 2.0. Bezpłatne aplikacje udostępniane przez Ministerstwo Finansów obsłużą standardowe e-faktury, jednak nie będą wyposażone w tę dodatkową funkcjonalność. Podatnik, który będzie chciał wystawić załącznik w KSeF, będzie musiał więc złożyć wniosek do Szefa KAS o uzyskanie takiej możliwości.
W przypadku dokumentów, które nie mogą zostać dołączone do faktury w KSeF (np. umów czy szczegółowych specyfikacji), ich przekazywanie powinno zostać uzgodnione z kontrahentami w inny sposób. Dobrym rozwiązaniem może być przesyłanie ich drogą mailową, z jednoczesnym wskazaniem numeru KSeF w treści wiadomości lub nazwie pliku, co pozwoli na łatwe i jednoznaczne powiązanie dokumentów z właściwą fakturą.
Dodatkowe dane i oznaczenia GTU
Coraz częściej standardem w relacjach handlowych staje się kierowanie przez kontrahentów do dostawców szczegółowych próśb dotyczących treści faktur. Nierzadko wskazują oni precyzyjnie, jakie informacje powinny znaleźć się w poszczególnych polach schemy KSeF XML. W takich przypadkach najlepszą praktyką jest, aby kontrahent przekazał swoje wymagania w jednoznacznej i uporządkowanej formie, tak by wystawca faktury mógł je prawidłowo uwzględnić w systemie.
Co więcej, na fakturze ustrukturyzowanej istnieje możliwość umieszczenia dodatkowych informacji w specjalnie przewidzianych polach – DodatkowyOpis lub StopkaFaktury. Każde z nich pozwala na wpisanie treści o długości do 3500 znaków, co daje przedsiębiorcy przestrzeń na przekazanie istotnych komunikatów.
Do decyzji podatnika pozostaje także kwestia umieszczenia symbolu GTU na fakturze. Przepisy w tym zakresie nie zostały bowiem zmienione. Dodanie takiej informacji w fakturze ustrukturyzowanej nie jest obowiązkowe, jednak może znacząco usprawnić proces przygotowywania pliku JPK_VAT wraz z deklaracją. Dzięki oznaczeniom GTU podatnik zyskuje większą przejrzystość danych i łatwiejsze powiązanie poszczególnych transakcji z wymaganiami ewidencyjnymi. Ważne jednak, że w KSeF symbole GTU przypisuje się do konkretnych wierszy faktury, a nie do całego dokumentu.
Niewątpliwie od tego roku zasadniczo zmieni się sposób wystawiania i zarządzania fakturami. Dlatego tak istotne jest, aby odpowiednio wcześnie poznać zasady funkcjonowania KSeF oraz proces wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Kluczowe znaczenie ma dobre zorganizowanie procedur fakturowania oraz rzetelne wprowadzanie i weryfikowanie danych w systemie. Choć KSeF wprowadza nowe możliwości i częściowo weryfikuje poprawność wypełnionych pól, odpowiedzialność za poprawność merytoryczną faktur nadal w pełni spoczywa na podatniku.
Czytaj więcej: