Spis treści
- Rozliczenie przyznanego dofinansowania – co musisz wiedzieć?
- Co robić po otrzymaniu informacji o przyznaniu dofinansowania?
- Kwalifikowalność wydatków – na co zwrócić uwagę?
- Zasada konkurencyjności – klucz do prawidłowego rozliczenia
- Publikacja zapytania ofertowego w Bazie Konkurencyjności (BK2021)
- Dofinansowanie a wnioski o płatność
- Trwałość projektu
Rozliczenie przyznanego dofinansowania – co musisz wiedzieć?
Rozliczenie przyznanego dofinansowania bywa trudne, a czasem nawet bardziej skomplikowane niż pozyskanie samej dotacji. Na każdym etapie rozliczenia liczy się uważność. Popełnienie błędów może być nieodwracalne i niekiedy skutkować poważnymi konsekwencjami w postaci zwrotu części lub nawet całości dofinansowania.
Co robić po otrzymaniu informacji o przyznaniu dofinansowania?
Pierwszym krokiem po otrzymaniu informacji o przyznaniu dofinansowania powinno być podpisanie umowy z instytucją finansującą. Terminy i proces podpisania umowy mogą różnić się w zależności od danego konkursu i programu. Warto wcześniej zapoznać się z regulaminem konkursu oraz ze wzorem umowy, który zazwyczaj dostępny jest wraz z pozostałą dokumentacją konkursową. Warto zaznaczyć, że zapisy umowy nie podlegają negocjacjom.
Ogólna procedura może wyglądać następująco:
- Otrzymanie oficjalnej informacji o przyznaniu dotacji (pocztą lub elektronicznie). Często już w takim piśmie zawarte są informacje o dokumentach, które należy przygotować celem podpisania umowy oraz terminy ich dostarczenia.
- Przygotowanie dokumentów i dostarczenie ich we wskazanym terminie. W ramach takich dokumentów są zarówno oświadczenia, jak i formularze, która firma musi wypełnić samodzielnie, np. oświadczenie o wielkości przedsiębiorstwa, bądź pozyskać z innych instytucji, np. zaświadczenie o niezaleganiu ze składkami ZUS.
- Jeśli instytucja finansująca nie ma zastrzeżeń co do przesłanej dokumentacji, określa termin podpisania umowy. W przypadku wątpliwości i/lub błędów, zwraca się do przedsiębiorstwa o poprawę dokumentacji.
W przypadku niektórych konkursów, mogą pojawić się dodatkowe kroki niezbędne do podpisania umowy o dofinansowanie. Tak jest np. w przypadku FENG Działanie 3.01 Kredyt ekologiczny, gdzie konieczne jest wcześniejsze podpisanie umowy z bankiem kredytującym.
Google news
Bądź na bieżąco ze zmianami w prawie, podatkach i księgowości! Zaobserwuj nas w Wiadomościach Google
Kwalifikowalność wydatków – na co zwrócić uwagę?
Każdorazowo, przy rozliczeniu projektu badane jest czy wydatek, który wskazujemy do dofinansowania, spełnia warunki kwalifikowalności. Mogłoby się wydawać, że jeśli nasz projekt został wskazany do dofinansowania, to nie będzie z tym najmniejszych problemów. Jednak trzeba zawsze pamiętać o tym, że przy rozliczaniu wydatków kwalifikowalność jest ponownie badana, np. czy wydatek został poniesiony w sposób prawidłowy.
Przy badaniu kwalifikowalności wydatków zastosowanie mają wytyczne Ministra Funduszy i Polityki Regionalnej pn. „Wytyczne dotyczące kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027”.
Aby wydatek był uznany za kwalifikowalny, musi spełniać następujące warunki:
- musi być zgodny z przepisami prawa oraz umową o dofinansowanie,
- musi zostać poniesiony w okresie kwalifikowalności (maksymalnie do 31 grudnia 2029 r., o ile umowa nie określa wcześniejszego terminu),
- musi spełniać warunki programu oraz regulaminu konkursowego,
- musi być niezbędny dla realizacji celów projektu,
- musi zostać poniesiony w sposób racjonalny i efektywny oraz być odpowiednio udokumentowany.
Zasada konkurencyjności – klucz do prawidłowego rozliczenia
Większość zamówień realizowanych przez przedsiębiorstwa w ramach projektów unijnych musi przestrzegać zasady konkurencyjności. Procedura ta zapewnia uczciwą konkurencję i równe traktowanie wykonawców. Są jednak pewne wyłączenia, w ramach których firma nie musi stosować zasady konkurencyjności. Z punktu widzenia przedsiębiorstwa najważniejsze wyłączenia to m.in:
- zamówienia, które nie przekraczają 50 000 zł netto,
- zamówienia podlegające Prawu Zamówień Publicznych,
- wydatki rozliczane za pomocą uproszczonych metod (to czy wydatek może być rozliczony w sposób uproszczony określa już dokumentacja danego naboru konkursowego),
- usługi badawczo-rozwojowe świadczone przez osoby fizyczne wskazane we wniosku.
Zasady konkurencyjności można również nie stosować w niektórych przypadkach określonych w wytycznych, np. w przypadku wystąpienia wyjątkowych sytuacji, takich jak klęski żywiołowe, awarie, katastrofy. Jednym z takich przypadków jest też istnienie na rynku tylko jednego dostawcy lub wykonawcy zamówienia i niemożność skorzystania z alternatywnych rozwiązań. Taką sytuację należy jednak dobrze uzasadnić.
Przed publikacją zapytania ofertowego należy określić szacunkową wartość zamówienia. Należy wówczas wziąć pod uwagę konieczność łącznego spełnienia trzech przesłanek (tożsamości):
- Tożsamość przedmiotowa – oznacza, iż usługi, dostawy oraz roboty budowlane są tożsame rodzajowo lub funkcjonalnie), przy czym tożsamość rodzajowa dostaw obejmuje dostawy podobne.
- Tożsamość czasowa – oznacza, iż możliwe jest udzielenie zamówienia w tym samym czasie.
- Tożsamość podmiotowa – oznacza, iż możliwe jest wykonanie zamówienia przez jednego wykonawcę.
Szacując wartość zamówienia trzeba szczególną uwagę zwrócić na to, by sztucznie nie dzielić zamówień. Dla przykładu jeśli firma chce w tym samym czasie zakupić dwie takie same maszyny o łącznej wartości 60 tys. zł to powinna przygotować 1 zapytanie ofertowe. Nie powinna dzielić zamówienia na dwa odrębne, każde po 30 tys. by skorzystać z wyłączenia i w ten sposób uniknąć zasady konkurencyjności.
Kolejną ważną kwestią przy zasadzie konkurencyjności jest uniknięcie konfliktu interesów. Konflikt interesów oznacza każdą sytuację, w której osoby biorące udział w przygotowaniu lub prowadzeniu postępowania o udzielenie zamówienia lub mogące wpłynąć na wynik tego postępowania mają, bezpośrednio lub pośrednio, interes finansowy, ekonomiczny lub inny interes osobisty, który postrzegać można jako zagrażający ich bezstronności i niezależności w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia. Co do zasady, w celu uniknięcia konfliktu interesów, zamówienia nie mogą być udzielane podmiotom powiązanym osobowo lub kapitałowo z beneficjentem pomocy. Ponadto czynności związane z przygotowaniem oraz przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia mogą wykonywać jedynie osoby zapewniające bezstronność i obiektywizm.
Publikacja zapytania ofertowego w Bazie Konkurencyjności (BK2021)
Zapytania ofertowe muszą być zamieszczone na specjalnie do tego dedykowanej stronie www – Bazie Konkurencyjności (BK2021). Komunikacja pomiędzy stronami musi również odbywać się za pośrednictwem tego portalu za wyjątkiem szczególnych sytuacji, np. gdy BK2021 nie obsługuje danego formatu pliku lub gdy wymagane jest przesłanie próbek.
Konstruując treść zamówienia, firma musi pamiętać o koniecznych warunkach. Poniżej zostały przedstawione najważniejsze z nich:
1. Co do zasady opis nie może zawierać odniesień do konkretnych znaków towarowych, patentów, itp. W szczególnych przypadkach jest to możliwe jeśli w opisie przedmiotu zamówienia towarzyszyć będą słowa „lub równoważne”.
2. Zamawiający może wymagać od oferenta określonej sytuacji finansowej lub ekonomicznej a także odpowiedniego wykształcenia, doświadczenia, kwalifikacji czy potencjału technicznego. Zamawiający może również zastrzec, aby wykonawcy spełniali wymagania odpowiednich norm zarządzania jakością, w tym w zakresie dostępności dla osób z niepełnosprawnościami oraz systemów lub norm zarządzania środowiskowego.
3. Zamawiający określa kryteria oceny, które muszą być związane z przedmiotem zamówienia oraz jednoznaczne i zrozumiałe. Wagi kryteriów muszą być określone w sposób umożliwiający wybór najkorzystniejszej oferty.
4. Kryteria oceny ofert, oprócz ceny lub kosztu, mogą obejmować:
- jakość, w tym parametry techniczne, właściwości estetyczne i funkcjonalne,
- dostępność, projektowanie dla wszystkich użytkowników, aspekty społeczne, środowiskowe i innowacyjne,
- organizację, kwalifikacje zawodowe i doświadczenie osób wyznaczonych do realizacji zamówienia, jeżeli mogą mieć znaczący wpływ na jakość wykonania zamówienia,
- serwis posprzedażny oraz pomoc techniczną, warunki dostawy, takie jak termin dostawy, sposób dostawy oraz czas dostawy lub okres realizacji
5. Kryteria oceny ofert nie mogą dotyczyć właściwości wykonawcy w zakresie jego wiarygodności ekonomicznej, technicznej lub finansowej oraz doświadczenia
Wytyczne dotyczące kwalifikowalności szczegółowo określają zakres zapytania ofertowego.
Po opublikowaniu treści zamówienia w BK2021, czas na przesłanie ofert powinien wynosić nie mniej niż
- 7 dni dla dostaw i usług lub 30 dni jeśli szacunkowa wartość zamówienia wynosi 750 000 EUR,
- 14 dni dla robót budowlanych lub 30 dni jeśli szacunkowa wartość zamówienia wynosi 5 382 000 EUR.
Terminy te można oczywiście wydłużyć stosownie do potrzeb. Następnie zamawiający dokonuje wyboru oferty w oparciu o ustalone kryteria. Wybór najkorzystniejszej oferty jest dokumentowany pisemnie w postaci protokołu.
Warto też zaznaczyć, że w przypadku gdy firma nie ma jeszcze podpisanej umowy o dofinansowanie, a chciałaby już zacząć realizację projektu opisanego w złożonym wniosku o dofinansowanie, musi przestrzegać powyższej procedury wyboru dostawcy, aby wydatek w przyszłości został uznany za kwalifikowalny.
W sytuacji gdy w wyniku w/w kroków zostanie wybrany oferent, kolejnym krokiem jest podpisanie umowy w sprawie zamówienia. Może to odbyć się w formie pisemnej lub elektronicznej. Należy przy tym pamiętać, że nie jest możliwe dokonywanie istotnych zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, za wyjątkiem sytuacji określonych w wytycznych.
Dofinansowanie a wnioski o płatność
Po podpisaniu umowy z dostawcą bądź wykonawcą można przystąpić do realizacji zamówienia. Firma, która otrzymała dotację jest zobowiązania do rozliczenia wydatków we wnioskach o płatność. Terminy, w których można składać wnioski o płatność każdorazowo określa umowa o dofinansowanie. Na ich podstawie sporządzany jest harmonogram płatności. Często możliwe jest uzyskanie zaliczki na poczet części przyszłych wydatków. W dużej mierze wydatki są jednak rozliczane na zasadzie refundacji poniesionych już kosztów. Wnioski o płatność składa się na portalu – CST2021. Wymagane jest, aby były one składane zgodnie z terminami określonymi w umowie i harmonogramie płatności. Jeśli umowa określa, że wniosek o płatność musi być złożony nie rzadziej niż raz na 6 m-cy, to taki wniosek musi być w tym czasie złożony, nawet jeśli nie zostały poniesione żadne wydatki. Składa się go wówczas jedynie w zakresie sprawozdawczym.
Dowodem poniesienia wydatku jest najczęściej faktura lub inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej. Firma jest zobowiązana do przechowywania dokumentacji potwierdzającej realizację projektu. Oprócz dokumentów księgowych są to również dowody zapłaty, protokoły odbioru, dokumenty związane z postępowaniem wyboru oferenta i inne dokumenty zgodne ze specyfiką projektu lub danego konkursu.
We wnioskach o płatność należy również raportować stan realizacji wskaźników wskazanych we wniosku. Brak osiągnięcia zadeklarowanych wartości wskaźników może skutkować proporcjonalnym zmniejszeniem dofinansowania. Każdy taki przypadek jest rozpatrywany indywidualnie przez instytucję finansującą. Wszelkie zmiany w projekcie powinny być wcześniej uzgodnione z organem finansującym.
Trwałość projektu
Każdy przedsiębiorca zobowiązany jest do zachowania trwałości projektu. Dla firm z sektora MŚP okres ten wynosi 3 lata, a dla dużych przedsiębiorstw 5 lat. W tym czasie firma musi utrzymać inwestycję (np. nie może sprzedać finansowanych z dotacji maszyn) oraz miejsca pracy, o ile ich utworzenie lub utrzymanie było założone w projekcie. Ważne jest również przechowywanie dokumentacji związanej z projektem. W tym czasie możliwa jest bowiem kontrola poprawności realizacji projektu.
Warto zaznaczyć, że okres trwałość projektu zaczyna się liczyć od momentu wypływu ostatniej płatności z konta instytucji przekazującej środki z dotacji.
Rozliczenie dofinansowania wymaga dokładności i przestrzegania procedur. Ważne jest odpowiednie przygotowanie dokumentacji, znajomość zasady konkurencyjności oraz regularne składanie wniosków o płatności. Dbałość o każdy szczegół pozwoli uniknąć problemów i skutecznie zrealizować i rozliczyć projekt.
