Spis treści
- Jak KSeF wpłynął na funkcjonowanie firm?
- Kiedy faktura w KSeF jest uznawana za doręczoną?
- Dlaczego w KSeF pojawiają się dupilkaty faktur?
- Jaka jest rola działów księgowych i zespołów AP?
- Jak KSeF wpływa na jakość danych?
- Dlaczego w KSeF warto zwrócić uwagę na korekty i transakcje złożone?
- Dlaczego procedury wewnętrzne są ważne?
W centrum uwagi znalazły się integracje, konfiguracje ERP, testy środowiskowe oraz zgodność techniczna z wymaganiami Ministerstwa Finansów. Pierwsze miesiące funkcjonowania KSeF pokazują jednak bardzo wyraźnie, że sama technologia nie rozwiązuje wszystkich problemów. Co więcej – w wielu przypadkach to nie systemy informatyczne, lecz brak jasno określonych zasad organizacyjnych okazuje się największym źródłem ryzyka.
KSeF nie jest bowiem wyłącznie nowym kanałem przesyłania faktur. To zmiana, która wpływa na sposób działania całych procesów biznesowych: od sprzedaży i zakupów, przez księgowość, aż po kontrolę podatkową i zarządzanie ryzykiem. W praktyce oznacza to jedno – firmy potrzebują jasno zdefiniowanych procedur wewnętrznych regulujących obsługę e faktur.
Jak KSeF wpłynął na funkcjonowanie firm?
W wielu projektach wdrożeniowych punkt ciężkości został położony na warstwę IT. To zrozumiałe – bez odpowiedniej infrastruktury technicznej wystawianie i odbieranie faktur w modelu KSeF byłoby niemożliwe.
Jednak już pierwsze tygodnie działania systemu pokazały, że największe wyzwania pojawiają się często poza obszarem technologii – w organizacji pracy i podziale odpowiedzialności.
Firmy zaczęły mierzyć się z pytaniami, które wcześniej nie miały aż takiego znaczenia operacyjnego, m.in.:
- kto odpowiada za nadawanie i zarządzanie uprawnieniami w KSeF,
- kto monitoruje status wysyłki faktur sprzedażowych,
- kto i jak często pobiera faktury zakupowe z systemu,
- jak reagować na odrzucenia dokumentów przez KSeF,
- w jaki sposób identyfikować i obsługiwać duplikaty faktur,
- jak prawidłowo przeprowadzać korekty w nowym modelu i wiele innych.
W organizacjach, w których odpowiedzi na te pytania nie zostały przemyślane i jasno zakomunikowane, bardzo szybko pojawia się chaos operacyjny – a wraz z nim ryzyko podatkowe.
Zobacz: KSeF checklista – sprawdź gotowość Twojej firmy na start systemu
google news
Bądź na bieżąco ze zmianami w prawie, podatkach i księgowości! Zaobserwuj nas w Wiadomościach Google
Kiedy faktura w KSeF jest uznawana za doręczoną?
Jedną z fundamentalnych zmian wprowadzonych przez KSeF jest redefinicja momentu doręczenia faktury.
W tradycyjnym modelu doręczenie następowało w chwili fizycznego lub elektronicznego przekazania dokumentu kontrahentowi. W modelu KSeF faktura uznawana jest za doręczoną w momencie nadania jej numeru w systemie, niezależnie od tego, czy nabywca faktycznie ją pobrał.
Z perspektywy operacyjnej ma to ogromne znaczenie. Może się bowiem zdarzyć, że faktura jest już formalnie doręczona, a jednocześnie dział księgowości nabywcy nie ma świadomości jej otrzymania w KSeF, bo dokument nie został jeszcze pobrany z KSeF ale też dlatego że nie został jeszcze pobrany… To prosta droga do sporów dotyczących terminów płatności, odsetek czy momentu ujęcia kosztu.
Bez jasno określonej procedury monitorowania i pobierania faktur takie sytuacje stają się realnym problemem biznesowym.
Dlaczego w KSeF pojawiają się dupilkaty faktur?
Jednym z najczęściej obserwowanych zjawisk w pierwszych miesiącach funkcjonowania KSeF są duplikaty faktur. Ich źródła bywają różne – od przyzwyczajeń kontrahentów, którzy poza wysyłką faktury do KSeF przesyłają również jej wizualizację w PDF, po błędy systemów integracyjnych wysyłających dokument dwukrotnie.
W praktyce dział księgowości może otrzymać tę samą fakturę z kilku kanałów jednocześnie: z KSeF, e maila czy systemu EDI. Bez odpowiednich mechanizmów kontrolnych i jasno opisanych zasad postępowania bardzo łatwo w takiej sytuacji o podwójne zaksięgowanie dokumentu. A jeszcze większy problem pojawia się, gdy faktura w KSeF i dokument otrzymany poza KSeF się różnią.
Jaka jest rola działów księgowych i zespołów AP?
KSeF w istotny sposób zmienia codzienną pracę działów księgowości i zespołów AP (Accounts Payable). Dotychczas faktury trafiały do firmy w sposób względnie przewidywalny – najczęściej przez e mail lub system obiegu dokumentów.
W nowym modelu faktury mogą pojawiać się w KSeF o dowolnej porze, a organizacja musi aktywnie je pobierać i monitorować. Bez odpowiednich procedur może doprowadzić to do sytuacji, w których dokumenty formalnie istnieją w systemie, ale nie zostały jeszcze ujęte w księgach rachunkowych.
Jak KSeF wpływa na jakość danych?
Kolejnym obszarem ryzyka jest jakość danych przekazywanych do systemu. W wielu projektach wdrożeniowych dopiero po uruchomieniu KSeF okazało się, że dane generowane przez systemy ERP nie zawsze w pełni odpowiadają wymaganiom struktury XML.
Efektem są faktury poprawne technicznie, lecz zawierające błędy z perspektywy biznesowej lub podatkowej – nieprawidłowe daty sprzedaży, brak wymaganych danych kontrahenta czy wspomniane już rozbieżności między wizualizacją PDF a strukturą XML. Warto przy tym pamiętać, że w modelu KSeF jedyną „prawdziwą” fakturą jest dokument w postaci XML, a nie jego wizualizacja.
Dlaczego w KSeF warto zwrócić uwagę na korekty i transakcje złożone?
Obsługa korekt, zwłaszcza korekty zbiorcze, rabaty, transakcje walutowe, transakcje zagraniczne, refaktury czy faktury zaliczkowe to obszary, w których automatyzacja bywa niepełna. Bez jasno określonych procedur pracownicy często podejmują decyzje ad hoc, co znacząco zwiększa ryzyko błędów.
Dlaczego procedury wewnętrzne są ważne?
Wszystkie powyższe doświadczenia prowadzą do jednego wniosku: KSeF wymaga nie tylko technologii, ale również dobrze zaprojektowanych procedur wewnętrznych.
Procedury te powinny jasno określać m.in. zasady zarządzania uprawnieniami, sposób wystawiania i korygowania faktur, proces pobierania dokumentów zakupowych oraz działania podejmowane w przypadku błędów lub odrzuceń.
Co istotne, procedury pełnią również ważną funkcję z punktu widzenia bezpieczeństwa podatkowego. W razie kontroli podatkowej możliwość wykazania, że organizacja posiada spójne i stosowane w praktyce zasady obsługi e faktur, może mieć istotne znaczenie dla oceny należytej staranności.
Pierwsze miesiące funkcjonowania KSeF potwierdzają tezę, że wdrożenie systemu nie kończy się w dniu jego uruchomienia. Dla wielu firm jest to dopiero początek procesu dostosowywania organizacji do nowej rzeczywistości.
W praktyce największym wyzwaniem okazuje się nie technologia, lecz sposób organizacji procesów i odpowiedzialności. Dlatego coraz więcej firm decyduje się na przygotowanie lub aktualizację procedur wewnętrznych regulujących obsługę KSeF – traktując je nie jako
formalność, lecz jako realne narzędzie zarządzania ryzykiem i stabilizacji procesów finansowych.
W ramach Grant Thornton zapewniamy wsparcie procesowe – opracowanie lub aktualizacja procedur podatkowych powiązanych z KSeF, w tym:
1. Pełna procedura regulująca kompleksowo wszystkie aspekty KSeF
2. Przygotowanie krótkich instrukcji praktycznych, np.:
- scenariusze działań na wypadek awarii i trybów offline
- rozliczanie wydatków pracowniczych
- obieg faktur, w tym tych otrzymanych poza KSeF
- autoryzacja i nadawanie uprawnień
- procedura korekt itp.,
3. Rekomendacje dotyczące poprawy efektywności i bezpieczeństwa procesów
KSeF a procedury wewnętrzne – kluczowe kwestie
Co to są procedury KSeF i co powinny obejmować?
Procedury KSeF to wewnętrzne zasady regulujące sposób wystawiania, wysyłania, odbierania i księgowania faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur. Powinny obejmować m.in. zarządzanie uprawnieniami w systemie, monitorowanie statusu dokumentów, proces pobierania faktur zakupowych, obsługę korekt oraz działania podejmowane w przypadku błędów lub odrzucenia faktury przez KSeF.
Dlaczego firmy powinny wdrożyć procedury KSeF do obsługi e-faktur?
Procedury KSeF pozwalają uporządkować podział odpowiedzialności za procesy związane z fakturami ustrukturyzowanymi, ograniczyć ryzyko błędów księgowych oraz zapewnić prawidłowe rozliczenia podatkowe. Ułatwiają również monitorowanie dokumentów w systemie i zmniejszają ryzyko duplikatów faktur lub pominięcia dokumentów zakupowych.
Czy wizualizacja PDF faktury ma znaczenie w systemie KSeF?
W systemie KSeF jedyną prawnie obowiązującą wersją faktury jest dokument zapisany w strukturze XML. Wizualizacja PDF pełni jedynie funkcję pomocniczą i służy przede wszystkim do odczytu treści faktury przez użytkowników.
Jakie ryzyka pojawiają się przy obsłudze faktur w systemie KSeF?
Do najczęstszych ryzyk należą duplikaty faktur otrzymywanych z różnych kanałów, brak monitorowania dokumentów zakupowych w KSeF, błędy danych w strukturze XML oraz niejasny podział odpowiedzialności za obsługę systemu w organizacji.
Jakie elementy powinna zawierać procedura obsługi KSeF w firmie?
Procedura obsługi KSeF powinna określać minimum: zasady zarządzania uprawnieniami w systemie, sposób wystawiania i wysyłania faktur sprzedażowych, proces pobierania faktur zakupowych, zasady identyfikacji duplikatów oraz sposób postępowania w przypadku korekt lub odrzucenia faktury przez system. Ale finalny kształt i zakres procedury może zależeć od wielu czynników i różnić się znacząco pomiędzy podmiotami.