Spis treści
- Wigilia firmowa dla pracowników i współpracowników B2B a rozliczenia podatkowe
- Spotkania świąteczne z kontrahentami a ograniczenia podatkowe
- Uczestnictwo rodzin i osób towarzyszących w wigilii firmowej a aspekty podatkowe
- Wigilia z udziałem pracowników i kontrahentów – konieczność proporcjonalnego podziału kosztów
Wigilia firmowa dla pracowników i współpracowników B2B a rozliczenia podatkowe
Wydatki poniesione na spotkanie świąteczne organizowane dla pracowników co do zasady mogą być ujęte jako koszty uzyskania przychodu. Potwierdzają to liczne interpretacje podatkowe zgodnie, z którymi wydarzenia o charakterze integracyjnym poprawiają atmosferę pracy, wzmacniają współpracę i mogą realnie wpływać na efektywność funkcjonowania przedsiębiorstwa. Do powyższych kosztów można zaliczyć m.in. wydatki na: catering, wynajem sali, dekoracje czy oprawę muzyczną, z wyłączeniem alkoholu, który standardowo nie jest uznawany za wydatek związany z prowadzeniem działalności. Warto jednak podkreślić, że warunkiem pozwalającym na zastosowanie zaliczeń jest racjonalna wysokość tych wydatków i ich nierozrzutny, adekwatny do skali działalności, charakter. Takie stanowisko prezentuje Krajowa Administracja Skarbowa (KAS). Można je odnaleźć np. w interpretacji dyrektora KAS z 18 kwietnia 2024 r. (0114-KDIP2 1.4010.57.2024.4.DK). Podobne zasady obowiązują w zakresie VAT. Otóż, podatnik może odliczyć podatek naliczony od usług związanych z organizacją wydarzenia, przy czym prawo do odliczenia nie przysługuje od usług gastronomicznych. Natomiast takie odliczenie jest możliwe w przypadku usług cateringowych i innych usług towarzyszących wydarzeniu.
Ważny fragment
Sytuacja kształtuje się inaczej w przypadku udziału osób współpracujących z firmą na podstawie umowy B2B. Ma to związek z tym, że osoby te formalnie nie są pracownikami, a więc wydatki związane z ich udziałem w firmowej wigilii nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu, a VAT od takich wydatków nie podlega odliczeniu.
Potwierdza to interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Inspekcji Skarbowej (KIS) z 29 sierpnia 2024 r. (sygn. 0114-KDIP2-2.4010.338.2024.1.AS), w której stwierdzono, że wydatki poniesione na organizację spotkania wigilijnego w części dotyczącej podwykonawców (współpracowników B2B) nie stanowią kosztów uzyskania przychodu spółki. Organ podkreślił, że udział osób trzecich w wydarzeniu o charakterze świątecznym i integracyjnym nie przekłada się na przychody spółki ani na zabezpieczenie źródła przychodów, lecz służy poprawie relacji z tymi osobami, co nosi cechy wydatków reprezentacyjnych.
Ponadto warto zaznaczyć, że jeżeli firmowa wigilia finansowana jest ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS), wydatki te nie stanowią kosztu uzyskania przychodu w CIT i pozostają dla firmy neutralne podatkowo. Nie przysługuje też odliczenie VAT, ponieważ fundusz nie jest źródłem kosztów działalności gospodarczej.
Spotkania świąteczne z kontrahentami a ograniczenia podatkowe
Inne zasady rozliczeń przyjmuje się, gdy na wigilię firmową zaproszeni są kontrahenci. Z perspektywy podatkowej tego typu spotkania niemal zawsze są traktowane jako wydatki reprezentacyjne, które zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (CIT), nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodu. O takim przyporządkowaniu decyduje charakter tych wydarzeń, który ma na celu: budowanie pozytywnego wizerunku firmy, podtrzymywanie relacji biznesowych oraz wywarcie korzystnego wrażenia, a nie integrację pracowników.
Ważny fragment
Tym samym, bez względu na obecność pracowników, całość kosztów przypadająca na kontrahentów nie może zostać ujęta w kosztach podatkowych.
Podobne zasady obowiązują w przypadku VAT. Podatnik nie ma prawa do odliczenia podatku naliczonego od wydatków związanych z udziałem kontrahentów.
Uczestnictwo rodzin i osób towarzyszących w wigilii firmowej a aspekty podatkowe
W przypadku, gdy w firmowej wigilii uczestniczą członkowie rodzin pracowników lub inne osoby towarzyszące, wydatki przypadające na ich udział nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu w CIT. Podobnie jak w przypadku kontrahentów, mają one charakter reprezentacyjny. Celem nie jest integracja pracowników ani poprawa efektywności pracy, lecz wzmocnienie relacji rodzinnych i wizerunku firmy. Co więcej, z perspektywy VAT, nie przysługuje odliczenie podatku naliczonego od wydatków związanych z udziałem osób towarzyszących. W ocenie fiskusa wydatki te nie wykazują związku z działalnością gospodarczą.
Wigilia z udziałem pracowników i kontrahentów – konieczność proporcjonalnego podziału kosztów
Często zdarza się tak, że firmy organizują spotkania świąteczne, w których uczestniczą równocześnie pracownicy, współpracownicy działający na podstawie umów B2B, kontrahenci oraz członkowie rodzin pracowników. W takich sytuacjach szczególnie istotne jest prawidłowe przypisanie wydatków do poszczególnych grup uczestników, ponieważ każda z nich podlega odmiennym zasadom podatkowym, w szczególności inne reguły dotyczą kosztów pracowniczych, a inne wydatków reprezentacyjnych.
Ważny fragment
Najczęściej stosuje się podział proporcjonalny według liczby uczestników z danej kategorii lub wartości przypadającej na każdą osobę.
Takie podejście pozwala odpowiednio wyodrębnić koszty, które mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu, od tych, które mają charakter reprezentacyjny i nie podlegają odliczeniu w CIT ani VAT. Warto podkreślić, że aby powyższa metoda była akceptowalna dla organów podatkowych, proporcje muszą być obiektywne, udokumentowane i możliwe do obrony w razie kontroli.
W praktyce księgowej i podatkowej osiąga się to zazwyczaj w ten sposób, że wydatki na firmową wigilię przypisuje się do poszczególnych grup uczestników w następujący sposób: koszty dotyczące pracowników mogą być ujęte w kosztach uzyskania przychodu, a podatnik ma prawo do odliczenia VAT z faktury. Natomiast wydatki dotyczące kontrahentów, współpracowników na zasadach B2B czy członków rodzin pracowników zwykle klasyfikuje się jako wydatki reprezentacyjne, które są wyłączone z kosztów uzyskania przychodów i od których nie przysługuje prawo do odliczenia VAT. Taki proporcjonalny podział pozwala zminimalizować ryzyko nieprawidłowego rozliczenia podatkowego oraz zapewnia przejrzystość księgową.
Grudzień to dla większości firm wyjątkowo intensywny czas. Na przedsiębiorstwa nakłada się wiele obowiązków związanych zarówno z zamknięciem bieżącego roku, jak i przygotowaniem do rozpoczęcia kolejnego. Jednocześnie, zgodnie z tradycją, organizowane są firmowe spotkania świąteczne. Warto więc upewnić się, że wydatki na takie wydarzenia zostaną prawidłowo rozliczone, aby obowiązki podatkowe zostały wykonane zgodnie z przepisami, zwłaszcza że obszar ten bywa pełen niuansów i zasad zmieniających się w zależności od zaproszonych gości.
Czytaj więcej: W jaki sposób rozliczyć prezenty świąteczne dla kontrahentów i pracowników?