Spis treści:
Dokumenty składające się na sprawozdanie finansowe
Sprawozdanie finansowe to dokument, który zawiera podstawowe informacje o rocznej działalności firmy w ujęciu finansowym. Standardowo składa się z 3 elementów, czyli: bilansu, rachunku zysków i strat oraz informacji dodatkowej. Ten ostatni element pełni rolę wprowadzenia do sprawozdania oraz zawiera niezbędne informacje i objaśnienia. Podstawowy zakres sprawozdania może jednak zostać rozszerzony o dodatkowe elementy w sytuacjach określonych w Ustawie o rachunkowości (Uor). Dotyczy to między innymi jednostek zobowiązanych do badania sprawozdania na podstawie art. 64 ust. 1 Uor. W ich przypadku dokument obejmuje również zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym oraz rachunek przepływów pieniężnych.
Podmioty zobowiązane do sporządzenia sprawozdania finansowego
Do sporządzenia sprawozdania finansowego zobligowane są podmioty zobowiązane do prowadzenia ksiąg rachunkowych zgodnie z ustawą o rachunkowości, a także te, które samodzielnie wybrały pełne księgi rachunkowe jako sposób ewidencjonowania. Oznacza to, że obowiązek ten dotyczy zarówno spółek posiadających osobowość prawną, jak i jednoosobowych działalności gospodarczych oraz spółek osób fizycznych prowadzących pełną księgowości.
Google news
Bądź na bieżąco ze zmianami w prawie, podatkach i księgowości! Zaobserwuj nas w Wiadomościach Google
Osoba odpowiedzialna na sporządzenie sprawozdania finansowego w terminie
Obowiązek sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego spoczywa na kierowniku jednostki, co wynika z art. 52 ust. 1 Uor. Przepis ten nakłada również na kierownika jednostki obowiązek przedstawienia dokumentu właściwym organom, zgodnie z obowiązującymi przepisami, statutem lub umową danej jednostki. Kogo zatem w myśl ustawy można uznać za kierownika jednostki? W dużej mierze zależy to od formy wykonywania działalności. Zatem, w spółce z o.o. będzie to najczęściej zarząd, w spółkach jawnych wspólnicy prowadzący sprawy spółki, a w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej – sam przedsiębiorca. W praktyce oznacza to, że te osoby powinny w pierwszej kolejności zapewnić dostęp działom finansowo-księgowym do wszelkich danych i zasobów technicznych niezbędnych do sporządzenia kompletnego sprawozdania finansowego we właściwej formie. Ponadto powinny także nadzorować proces przygotowania i podpisania sprawozdania w wymaganym terminie.
Termin sporządzenia sprawozdania finansowego
Zgodnie z art. 45 ust. 1 Uor sprawozdanie finansowe sporządza się na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych, a także na inny dzień bilansowy z zastosowaniem zasad wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego. Za ostateczny termin uznaje się tym samym dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych, czyli 31 marca. Do tego czasu dokument musi zostać przygotowany. Może się jednak zdarzyć, że po upłynięciu tego terminu konieczne będzie wprowadzanie zmian lub powtórne sporządzenie dokumentu. Taka sytuacja może mieć miejsce w przypadku wystąpienia pewnych zdarzeń po dniu bilansowym wymagających ujawnienia, czy w następstwie uwzględnienia korekt sugerowanych podczas badania przez biegłego rewidenta. Wówczas sporządzone na nowo sprawozdanie za 2024 rok będzie mogło być datowane na dzień późniejszy niż 31 marca 2025 r. Ważne jest jednak, aby zachować pierwotną wersję dokumentu jako dowód terminowego sporządzenia sprawozdania. Ostatecznie, sprawozdanie finansowe powinno być zatwierdzone w terminie 6 miesięcy od dnia bilansowego, czyli do 30 czerwca. Natomiast do 15 lipca 2025 roku należy złożyć sprawozdanie w odpowiednim rejestrze sądowym.
Sankcje za niesporządzenie sprawozdania finansowego w terminie
Nieprzestrzeganie przepisów dotyczących obowiązku sporządzania i składnia sprawozdania finansowego wiąże się z ryzykiem nałożenia sankcji.
Ważny fragment
W myśl art. 77 pkt 2 Uor, kto wbrew przepisom ustawy dopuszcza do niesporządzenia sprawozdania finansowego, sporządzenia go niezgodnie z przepisami ustawy lub zawarcia w tym sprawozdaniu nierzetelnych danych, podlega grzywnie lub karze pozbawienia wolności do lat 2 albo obu tym karom łącznie.
Dodatkowo, na mocy art. 79 pkt 4, podmiot może także zostać obciążony grzywną albo karzą ograniczenia wolności, gdy nie złoży sprawozdania w terminie we właściwym rejestrze sądowym. Ze względu na to, że konsekwencje niewywiązania się z tego obowiązku mogą być naprawdę dotkliwe, zarząd oraz osoby odpowiedzialne za księgowość powinny szczególnie dbać o terminowe i prawidłowe sporządzenie sprawozdania zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Warto mieć na uwadze, że niedotrzymanie terminu to nie tylko ryzyko sankcji nakładanych przez organy. W praktyce może mieć także negatywny wpływ na funkcjonowanie firmy. Opóźnienia w sporządzeniu sprawozdania mogą utrudnić np. podział zysku czy wypłatę dywidendy. Co więcej, w przypadku większych jednostek zobligowanych do zbadania sprawozdania przez biegłego rewidenta, może to skutkować późniejszym przeprowadzeniem audytu. W konsekwencji mogą wystąpić także trudności w otrzymaniu kredytu, pożyczki czy zawarcia umowy leasingu. Często banki wymagają przedstawienia rocznego sprawozdania finansowego w określonym terminie, a niedopełnienie tego obowiązku skutkuje np. podwyższeniem oprocentowania na skutek wzrostu ryzyka. Dlatego przestrzeganie terminów i przepisów dotyczących sprawozdań finansowych to nie tylko kwestia zgodności z prawem, ale również ważny element budowania zaufania w relacjach biznesowych.
Czytaj więcej: Rodzaje, metody i terminy przeprowadzania inwentaryzacji