Problem polega na tym, że restrykcyjne stanowisko organu dotyczące akceptacji faktury w samofakturowaniu nie wynika wprost z Ustawy VAT, a jednocześnie istotnie komplikuje praktykę korzystania z KSeF.
Spis treści
- Jakie zasady samofakturowania w KSeF wynikają z ustawy o VAT?
- Czy akceptacja faktury w samofakturowaniu musi nastąpić przed wysyłką do KSeF?
- Samofakturowanie w KSeF a prawo do odliczenia VAT
- Dlaczego akceptacja faktury w samofakturowaniu przed KSeF budzi tyle problemów praktycznych?
- Co powinni zrobić podatnicy stosujący samofakturowanie w KSeF?
Jakie zasady samofakturowania w KSeF wynikają z ustawy o VAT?
W ramach samofakturowania nabywca wystawia fakturę w imieniu i na rzecz sprzedawcy. Ustawa VAT dopuszcza takie rozwiązanie pod warunkiem wcześniejszego zawarcia umowy między stronami oraz określenia w niej procedury zatwierdzania poszczególnych faktur przez podatnika dokonującego sprzedaży. Przepisy wymagają więc istnienia procedury akceptacyjnej, ale nie przesądzają szczegółowo ani technicznej formy tej akceptacji, ani jej dokładnego momentu względem wysyłki dokumentu do KSeF.
W praktyce oznacza to, że ustawa koncentruje się na skutku materialnym — sprzedawca ma zaakceptować fakturę wystawioną przez nabywcę — a nie na szczegółach dotyczących narzędzia, formatu czy kanału, w którym ma się to odbywać. To właśnie ta luka stała się przyczyną wydania przez KIS bardzo restrykcyjnej interpretacji indywidualnej.
google news
Bądź na bieżąco ze zmianami w prawie, podatkach i księgowości! Zaobserwuj nas w Wiadomościach Google
Czy akceptacja faktury w samofakturowaniu musi nastąpić przed wysyłką do KSeF?
Z wydanej interpretacji indywidualnej (nr 0112-KDIL1-3.4012.874.2025.2.KK) wynika bardzo restrykcyjne stanowisko organów, iż potwierdzenie prawidłowości faktury wystawionej przez nabywcę powinno nastąpić bezpośrednio przed jej wprowadzeniem do obrotu prawnego, a sam proces akceptacji nie może być realizowany w KSeF. Akceptacja przez dostawce powinna odbywać się w odniesieniu do treści pliku XML, przed przesłaniem go do systemu, w tym również w modelu „milczącej zgody”.
Problem polega jednak na tym, że sama Ustawa VAT nie zawiera przepisu, który wprost nakazywałby dokonywanie akceptacji wyłącznie przed przesłaniem faktury do KSeF albo wyłącznie na poziomie pliku XML. Co więcej, fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF, a za otrzymaną w dniu nadania jej numeru identyfikującego w systemie. To pokazuje, że ustawodawca bardzo precyzyjnie reguluje skutki prawne wystawienia i otrzymania faktury ustrukturyzowanej, ale nie reguluje równie precyzyjnie samego procesu akceptacji w samofakturowaniu.
Ważny fragment
Ustawa VAT wymaga, aby przy samofakturowaniu istniała procedura zatwierdzania faktur przez sprzedawcę, ale nie stanowi wprost, że akceptacja musi nastąpić wyłącznie przed wysyłką do KSeF ani że może dotyczyć tylko pliku XML. Tym samym restrykcyjne stanowisko organu nie znajduje podstawy w przepisach podatkowych.
Samofakturowanie w KSeF a prawo do odliczenia VAT
Najdalej idącą konsekwencją ww. interpretacji jest zakwestionowanie przez organ prawa podatnika do odliczenia VAT naliczonego. Art. 88 ust. 3a pkt 5 Ustawy VAT stanowi, że podstawy do obniżenia podatku należnego nie stanowią faktury wystawione przez nabywcę, które nie zostały zaakceptowane przez sprzedającego. Przepis mówi więc o braku akceptacji, ale nie wskazuje wprost, że akceptacja musi poprzedzać przesłanie faktury do KSeF, ani że akceptacja po wprowadzeniu faktury do systemu jest bezskuteczna.
Ważny fragment
Właśnie dlatego można bronić tezy, że organ w interpretacji przyjął wykładnię rozszerzającą wyjątek ograniczający prawo do odliczenia. Z perspektywy podatnika różnica między „brakiem akceptacji” a „akceptacją udzieloną po wysyłce do KSeF, zgodnie z umową stron” jest zasadnicza. Jeżeli bowiem strony uzgodniły mechanizm milczącej akceptacji po otrzymaniu faktury przez sprzedawcę w KSeF i sprzedawca nie zgłasza zastrzeżeń w przewidzianym terminie, to można argumentować, że faktura została zaakceptowana, a sankcja z art. 88 ust. 3a pkt 5 nie powinna być stosowana automatycznie.
Dlaczego akceptacja faktury w samofakturowaniu przed KSeF budzi tyle problemów praktycznych?
Największy problem ma charakter operacyjny. Dla wielu przedsiębiorców i ich działów operacyjnych plik XML nie jest dokumentem wygodnym do biznesowej weryfikacji treści transakcji. W praktyce strony potrzebują czytelnej wizualizacji danych, a nie surowego pliku technicznego.
Na tym tle spór nie dotyczy wyłącznie formalizmu, ale także wykonalności obowiązków. Jeżeli organ oczekuje akceptacji dokumentu przed wysyłką do KSeF, a jednocześnie nie dopuszcza funkcjonalnie akceptacji faktury już udostępnionej w systemie, podatnicy muszą budować osobne, równoległe procesy akceptacyjne poza KSeF. To zwiększa ryzyko błędów, dublowania czynności oraz sporów co do tego, który moment należy uznać za prawnie relewantny.
Co powinni zrobić podatnicy stosujący samofakturowanie w KSeF?
Aktualnie najbezpieczniejsze podejście polega na takim ułożeniu procesu, aby akceptacja — aktywna albo bierna — była realizowana przed przesłaniem faktury do KSeF. Takie rozwiązanie najlepiej odpowiada aktualnej linii prezentowanej przez administrację skarbową i ogranicza ryzyko sporu o odliczenie VAT.
Ważny fragment
Nie oznacza to jednak, że stanowisko organu należy uznać za niepodważalne. Podatnicy, którzy chcą bronić modelu opartego na udostępnieniu faktury w systemie i późniejszej akceptacji zgodnej z umową stron, mają argument ustawowy: przepisy wymagają akceptacji, ale nie regulują jednoznacznie technicznego formatu i dokładnego momentu tej akceptacji.
Z pewnością należy obserwować praktykę organów podatkowych w ww. zakresie – interpretacja nie wyznacza jeszcze linii interpretacyjnej, może ulec zmianie.
Samofakturowanie w KSeF pozostaje dopuszczalne, ale kwestia akceptacji faktury w samofakturowaniu stała się jednym z praktycznych i spornych elementów całego procesu. Podejście prezentowane przez organy podatkowe jest restrykcyjne i – moim zdaniem – nie znajduje podstaw w przepisach. Dlatego należy obserwować podejście organów w ww. zakresie.
Wszystkie nasze artykuły o KSeF znajdziesz TUTAJ
Udostępnianie faktury dostawcy w KSeF w przypadku samofakturowania – ważne pytania
Czy akceptacja faktury w samofakturowaniu musi nastąpić przed wysyłką do KSeF?
Tak wynika z obecnego podejścia MF i z interpretacji z 27 lutego 2026 r., ale nie wynika to wprost z literalnego brzmienia Ustawy VAT.
Czy można oprzeć akceptację na milczącej zgodzie?
Tak, przepisy wprost dopuszczają także bierną akceptację, czyli brak zgłoszenia uwag w określonym terminie. Kluczowe jest jednak to, aby taki mechanizm wynikał z umowy między stronami.
Czy brak akceptacji faktury wpływa na odliczenie VAT?
Tak. Art. 88 ust. 3a pkt 5 Ustawy VAT wyłącza prawo do odliczenia, gdy faktura wystawiona przez nabywcę nie została zaakceptowana przez sprzedającego. Spór dotyczy jednak tego, czy akceptacja po wysyłce do KSeF też ma być uznawana za nieskuteczną.
Jakie podejście jest dziś najbezpieczniejsze dla podatnika?
Najbezpieczniej jest tak zorganizować proces, aby akceptacja sprzedawcy była udokumentowana przed przesłaniem faktury do KSeF. To rozwiązanie najlepiej odpowiada aktualnym wytycznym MF i ogranicza ryzyko zakwestionowania odliczenia VAT.