Co zrobić w przypadku braku dostępu do KSeF?
System KSeF został zaprojektowany jako rozwiązanie dostępne całodobowo, jednak w praktyce mogą wystąpić sytuacje uniemożliwiające jego bieżące działanie takie, jak: awarie systemu, prace konserwacyjne czy brak dostępu do internetu po stronie przedsiębiorcy. Mając powyższe na uwadze, ustawodawca przewidział trzy tryby wystawiania faktur dostosowane do różnego rodzaju utrudnień: tryb offline24 oraz dwa tryby przeznaczone na sytuacje specjalne – tryb offline i tryb awaryjny. Różnią się one m.in. terminami późniejszego przesyłania faktur do KSeF, zasadami ich wystawiania oraz sposobem informowania o niedostępności systemu. Szczegółowe zasady i okoliczności korzystania z każdego z trybów przedstawiono poniżej.
Zobacz więcej: KSeF checklista – sprawdź gotowość Twojej firmy na start systemu
google news
Bądź na bieżąco ze zmianami w prawie, podatkach i księgowości! Zaobserwuj nas w Wiadomościach Google
KSeF: tryb offline24 – podstawowe rozwiązanie
Wśród najczęściej pojawiających się obaw podatników dotyczących wprowadzenia elektronicznego systemu fakturowania było pytanie, co zrobić w przypadku braku połączenia z internetem lub wydłużonego czasu oczekiwania na przetworzenie faktury w systemie. Wątpliwości te został w dużej mierze rozwiazane dzięki wprowadzeniu trybu offline24, który będzie dostępny zawsze bez względu na komunikaty Ministerstwa Finansów. Podatnicy będą mogli z niego skorzystać np. w przypadku braku internetu, awarii oprogramowania czy opóźnień w działaniu KSeF.
Ważny fragment
Warto podkreślić, że korzystanie z tego trybu nie wymaga spełniania jakichkolwiek dodatkowych warunków. Oznacza to, że podatnik nie będzie miał obowiązku udowodnienia wystąpienia problemów technicznych.
Natomiast należy pamiętać o tym, że faktura wystawiona w trybie offline24 musi zostać przesłana do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego po jej wystawieniu, jednak warto podkreślić, że ma ona moc prawną od chwili wystawienia.
Czytaj więcej: Błędy w KSeF a prawo do odliczenia VAT
Faktury ustrukturyzowane w KSeF. Co warto wiedzieć?
Tryb offline w przypadku niedostępności systemu KSeF
Drugim przewidzianym rozwiązaniem jest tryb offline. Jego zastosowanie wymaga już spełnienia określonych warunków. Otóż, tryb ten może zostać uruchomiony wyłącznie w sytuacji, gdy Ministerstwo Finansów oficjalnie ogłosi niedostępność KSeF. Przyczyną mogą być np. zaplanowane krótkotrwałe prace serwisowe lub niespodziewana awaria systemu. W okresie niedostępności podatnik może wystawiać faktury lokalnie, zgodnie z obowiązującą strukturą FA(3). Następnie ma obowiązek przesłać je do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego po przywróceniu dostępności systemu. Dopiero po poprawnym dostarczeniu pliku do KSeF fakturze zostanie nadany jej numer identyfikujący w systemie.
Specjalny tryb awaryjny KSeF
Ostatnie z przewidzianych rozwiązań dotyczy sytuacji najpoważniejszych problemów technicznych, czyli awarii KSeF. W takim przypadku uruchamiany jest tryb awaryjny, który można stosować po oficjalnym ogłoszeniu komunikatu o awarii na stronie internetowej Ministerstwa Finansów oraz w oprogramowaniu interfejsowym. Faktury wystawione w tym trybie muszą zostać przesłane do KSeF w ciągu 7 dni roboczych od momentu zakończenia awarii, aby mogły otrzymać numer identyfikujący w systemie.
Ważny fragment
Przewidziano także rozwiązanie na wypadek wystąpienia sytuacji skrajnych, czyli tzw. awarii całkowitej. Będzie ona uruchamiana wyłącznie w przypadkach nadzwyczajnych, związanych z poważnym zagrożeniem dla państwa lub jego infrastruktury, kiedy funkcjonowanie Krajowego Systemu e-Faktur staje się całkowicie niemożliwe.
Komunikaty o awarii całkowitej będą publikowane w środkach masowego przekazu, takich jak telewizja, radio, prasa czy internet, zwłaszcza gdy nie będzie możliwości opublikowania informacji na stronie MF ani w systemach interfejsowych. W takich warunkach podatnik może wystawiać faktury poza KSeF i co istotne – nie ma obowiązku dosyłania ich do systemu nawet po ustaniu awarii.
Wszystkie wymienione tryby zostały wprowadzone po to, aby zapewnić podatnikom możliwość wystawiania faktur również wtedy, gdy system jest niedostępny lub pojawiają się problemy techniczne uniemożliwiające pracę w czasie rzeczywistym. Przedstawione rozwiązania różnią się zakresem zastosowania i terminem późniejszego przesłania faktur do KSeF, ale ich wspólnym celem jest zapewnienie ciągłości rozliczeń i bezpieczeństwa obrotu gospodarczego, mimo awarii systemu lub jego czasowej niedostępności. Znajomość ich zasad i właściwy wybór odpowiedniego trybu pozwala bezpiecznie i prawidłowo korzystać z KSeF w każdej sytuacji.
Czytaj więcej: