Standardowo, w przypadku kalkulacji wynagrodzeń dla pracowników nalicza się im koszty uzyskania przychodów w wysokości 111,25 zł (zwykłe) bądź 139,06 zł (podwyższone). Dla osób współpracujących w oparciu o umowę zlecenie lub umowę o dzieło koszty uzyskania przychodów określa się ryczałtowo i stanowią one 20% uzyskanego przychodu (po pomniejszeniu o składki na ubezpieczenie społeczne).
Warto zdawać sobie jednak sprawę z faktu, iż powyższa zasada kalkulacji wynagrodzeń nie musi tyczyć się wynagrodzeń twórców. W ich przypadku możliwe jest zastosowanie zryczałtowanych kosztów uzyskania przychodów stanowiących 50% uzyskiwanych przychodów (po pomniejszeniu przychodu o składki na ubezpieczenie społeczne).
Po wskazaniu powyższej możliwości od razu nasuwa się pytanie: Jaki jest cel stosowania kosztów autorskich?
Otóż rozwiązanie to pozwala twórcom na płacenie niższych podatków, a w konsekwencji otrzymywanie wyższego wynagrodzenia netto. Dla pracodawcy/ zleceniodawcy rozwiązanie to nie generuje dodatkowych kosztów, lecz nie przyczynia się także do obniżenia kosztów pracy.
Podstawą do ustalenia 50% kosztów uzyskania przychodów jest wystąpienie następujących przesłanek:
- wystąpienie przedmiotu praw majątkowych w postaci utworu lub artystycznego wykonania;
- przychód w postaci wynagrodzenia autorskiego/ wykonawczego musi być osiągnięty na skutek korzystania z praw autorskich lub pokrewnych bądź rozporządzania tymi prawami.
Należy zaznaczyć, iż o uznaniu strony umowy za twórcę oraz jego wykonania za dzieło decyduje i może podważyć Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego. Definicje tych pojęć zawarte są także w ustawie o prawie autorskim i prawach pokrewnych.
Sprawdź Outsourcing kadr i płac Grant Thornton
Kiedy można stosować koszty autorskie?
Koszty autorskie mogą być stosowane w przypadku pracowników, zleceniobiorców oraz osób współpracujących w ramach umów o dzieło. Niestety, nie mogą być stosowane dla osób prowadzących własną działalność gospodarczą. Stosowanie 50% kosztów uzyskania przychodów ma na celu wynagrodzenie artystom/twórcom wyższego 'kosztu’ wytwarzania dzieła, które ma indywidualny charakter, a jego powstanie jest czasochłonne i wymaga inwencji twórczej.
Jak powinny być naliczane koszty autorskie?
Należy podkreślić, iż koszty autorskie są naliczane tylko od tej części wynagrodzenia, która przysługuje za pracę o twórczym charakterze. Czas pracy powinien więc zostać jednoznacznie podzielony na czas pracy twórczej oraz czas pracy poświęcany na wykonywanie pozostałych zadań. Ponadto, koszty autorskie nie należą się pracownikowi za czas urlopu czy przebywania na zwolnieniu lekarskim.
Kluczowe jest to, iż nieprawidłowym zabiegiem jest dokonanie trwałego podziału całkowitego czasu pracy na czas pracy twórczej i ten, nie mający indywidualnego charakteru.
Przykładowo, określenie w umowie o pracę, iż 80% czasu pracy danego pracownika będzie twórcze, a 20% całkowitego czasu pracy pracownik spędzi na wykonywaniu pozostałych zadań jest nieprawidłowe. Takie rozwiązanie nie odzwierciedla bowiem rzeczywistego czasu pracy poświęconego na pracę twórczą, który zwykle różni się w poszczególnych okresach. Różnice mogą być wynikiem absencji czy różną czasochłonnością projektów. Czas pracy, w którym powstają dzieła o indywidualnym charakterze powinien być na bieżąco monitorowany, a informacja przekazywana co miesiąc do osób naliczających płace. Chcąc wprowadzić koszty autorskie dla twórców należy posiadać odpowiedni system raportowania czasu pracy. Ponadto, stworzone dzieła powinny być utrwalane i przechowywane dla celów dowodowych. W umowach, które są zawierane przy zamawianiu utworów powinno być zawarte wyraźne postanowienie, iż zamawiane dobro będzie miało postać niematerialną i podlegało będzie ochronie na mocy ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych.
Limity dla twórców
Stosując zryczałtowane, 50% koszty dla twórców trzeba także mieć świadomość istnienia limitu w tym zakresie. Wynosi on 42 764 zł w roku podatkowym, co stanowi połowę kwoty będącej górną granicą pierwszego przedziału skali podatkowej. W przypadku przekroczenia limitu podatnikowi w danym roku podatkowym nie nalicza się już kosztów uzyskania przychodów. W sytuacji, gdy twórca tworząc dzieło poniósł koszty wyższe niż określa to limit istnieje możliwość ich przyjęcia w kwocie faktycznie poniesionych wydatków – pod warunkiem dysponowania dowodami, które to potwierdzają.
Podsumowując, warto mieć świadomość faktu, iż istnieje rozwiązanie pozwalające na optymalizację podatkową wynagrodzeń osób, których praca ma twórczy charakter. Do ich grona można zaliczyć m. in. artystów (malarzy, rzeźbiarzy, muzyków itd.), programistów czy pracowników działu marketingu. Dla pewności, iż koszty autorskie mają zastosowanie w danym, konkretnym przypadku najlepszym rozwiązaniem jest wystąpienie do Ministra ds. finansów publicznych z wnioskiem o wydanie interpretacji indywidualnej prawa podatkowego w analizowanym zakresie.
Jeśli potrzebujesz pomocy w uzyskaniu opinii chętnie pomożemy. W razie dodatkowych pytań zapraszamy do kontaktu.
