Outsourcing staje się coraz bardziej popularną formą optymalizacji kosztów zarządzania. Decydując się na wprowadzenie w firmie takiego rozwiązania, warto wiedzieć na co zwrócić uwagę przy podpisywaniu umowy. Zawarcie właściwego kontraktu jest podstawą egzekwowania od dostawcy wcześniejszych ustaleń, poczynionych w trakcie rozmów sprzedażowych. Już na etapie podpisywania umowy outsourcingowej firma musi mieć pewność, iż jej interesy zostały zabezpieczone w odpowiedni sposób.
Konstruktorzy umowy
Już na samym wstępnie trzeba zdawać sobie sprawę z tego, że prawnik firmy weryfikujący umowę najczęściej nie ma pełnej wiedzy dotyczącej przedmiotu umowy. Może on tylko nanieść zmiany, wynikające z uregulowań kodeksu cywilnego. O stronę merytoryczną umowy powinny więc zadbać osoby, odpowiedzialne za realizację projektu – prezesi, dyrektorzy personalni czy finansowi. Warto wziąć pod uwagę również sugestie pracowników operacyjnych, delegowanych do bezpośrednich kontaktów z firmą outsourcingową. Jest to szczególnie ważne w sytuacji, kiedy firma ma niestandardowe potrzeby wynikające, np. z raportowania korporacyjnego. W takim przypadku tylko jej pracownicy są w stanie określić szczegółowe oczekiwania firmy wobec zewnętrznego dostawcy.
Zawartość umowy outsourcingowej
Umowa przedstawiona przez dostawcę usług outsourcingowych jest jedynie propozycją, dlatego warto dokonywać w niej wszelkich zmian, które stanowić będą pełne zabezpieczenie firmy – Klienta. Mimo tego, iż umowy outsourcingowe mogą różnić się konkretnymi sformułowaniami, zawsze zbudowane są według określonego schematu i zawierają: wstęp, zakres umowy, zakres odpowiedzialności, klauzulę poufności, wynagrodzenie oraz zapis dotyczący rozstrzygania sporów.
Wstęp umowy
Część wstępna wymienia strony umowy czyli nazwę firm wraz z wszelkimi ich danymi adresowo-rejestrowymi oraz osoby reprezentujące firmę wraz z podaniem nazwy stanowiska. Warto sprawdzić, czy osoby wymienione w umowie mają prawo do reprezentowania firmy i są wymienione w KRS. Można również zażądać kopii KRS, która następnie zostanie dołączona jako jeden z załączników do umowy.
Zakres umowy
W zakresie umowy należy zawrzeć szczegółowo wszystkie czynności wchodzące w skład realizowanej umowy. Często zdarza się, iż przedstawiona oferta zawiera kilkanaście czy nawet kilkadziesiąt punktów, a umowa przedstawiona przez firmę outsourcingową, często jednym zdaniem traktuje przedmiot naszej umowy.
Wskazanie szczegółowych czynności w umowie, nawet jeśli w momencie jej podpisywania wydaje się zbędne, stanowi gwarancję na wypadek, gdyby dostawca usług outsourcingowych zażądał dodatkowego wynagrodzenia za czynności, które obejmowała umowa. Za wszystkie dodatkowe działania, które nie zostały wskazane jako przedmiot umowy, firma outsourcingowa może obciążyć klienta dodatkowymi kosztami.
Dodatkowe usługi – dodatkowa opłata
Istnieją firmy outsourcingowe, których polityka cenowa opiera się na niskiej cenie podstawowej za standardowy pakiet usług. Wszelkie usługi dodatkowe są natomiast kalkulowane w oparciu o bardzo wysokie stawki godzinowe. Dlatego warto zapisać w umowie wszelkie możliwe usługi towarzyszące. Jeśli w firmie świadczącej usługi outsourcingowe podlegają one dodatkowej opłacie, przy zawieraniu umowy koniecznie określić trzeba stawkę kwotową, którą klient będzie płacił za dodatkowe usługi. Przy zawieraniu umowy klient zdecydować się może również na stawki godzinowe (a nie określenie konkretnej kwoty za wykonanie konkretnej, dodatkowej usługi) za dodatkowe usługi, np. za przygotowanie niestandardowego raportu. Decydując się na takie rozwiązanie trzeba jednak zdawać sobie sprawę, że weryfikacja czasu potrzebnego na wykonanie dodatkowego zlecenia jest praktycznie niemożliwa. Wówczas pozostaje tylko ufność w uczciwość dostawcy, który nie będzie żądał za swoją pracę zawyżonego wynagrodzenia. Inną ważną korzyścią wynikającą z wynagrodzenie kwotowego jest możliwość zabudżetowania i zaplanowania pełnych kosztów. Jest to bardzo istotne, np. w sytuacji przygotowania druków dotyczących kapitału początkowego.
Kiedy z góry znana jest kwota wynagrodzenia, można podjąć decyzję, czy faktycznie koszty te są adekwatne do wartości usługi. Może okazać się bowiem, iż raport czy dokument, który firma zewnętrzna wycenia na kilkaset złotych, klient jest w stanie samodzielnie przygotować w ciągu kilkunastu minut. Należy także zwrócić uwagę, aby w umowie określone były również wszystkie dodatkowe koszty projektu.
W przypadku outsourcingu kadrowo-płacowego, usługami dodatkowo płatnymi może być wystawianie PIT-11 lub PIT-8B, wystawianie zaświadczeń o zatrudnieniu i wysokości wynagrodzenia, przygotowanie druków do kapitału początkowego (Rp-6, Rp-7, Kp-1), przygotowanie korekt deklaracji do ZUS i Urzędu Skarbowego z winy Zleceniodawcy, przygotowanie niestandardowych raportów (np. rezerw na odprawy emerytalne). Jeśli w momencie zawierania umowy dokona się odpowiednich zapisów odnośnie przedmiotu umowy, (np. wspomniane zaświadczenia i druki wchodzą w skład wynagrodzenia podstawowego), uniknie w przyszłości dodatkowych kosztów.
Sprawdź Outsourcing kadr i płac Grant Thornton
Zasady świadczenia umowy
W punkcie dotyczącym zasad świadczenia umowy warto określić termin rozpoczęcia świadczenia usług oraz miejsce świadczenia usługi. Wiele firm outsourcingowych stara się możliwie długo ukrywać to, iż faktyczne usługa realizowana będzie przez specjalistów firmy, pracujących kilkaset kilometrów od siedziby głównej.
Dlatego, jeśli chcemy mieć pewność, że dostawca usług outsourcingowych będzie elastyczny wobec indywidualnych potrzeb, dostarczając np. w ciągu godziny wymagane dokumenty, warto sprawdzić i następnie zapisać w umowie, gdzie fizycznie będzie świadczona usługa. W przypadku decyzji firmy o zmianie miejsca świadczenia usługi, mamy prawo rozwiązać umowę.
Osoby świadczące usługi outsourcingowe
Jeden specjalista przydzielony do obsługi firmy, znający specyfikę swego klienta jest w stanie świadczyć usługi na wyższym poziomie niż stale zmieniający się specjaliści. Niestety na rynku działają firmy outsourcingowe, gdzie specjalistów obsługujących klientów określa się mianem produkcji. Nie przydziela się specjalistów, a obsługą zajmują się przypadkowe osoby, które w danym momencie mają „wolne moce”. Przed tego typu sytuacją można zabezpieczyć się również, dokonując odpowiednich zapisów w umowie. Dlatego bardzo ważne jest wskazanie w umowie konkretnych osób kontaktowych za pośrednictwem, których firma outsourcingowa będzie świadczyła swoje usługi. Bardzo ważne jest, aby osoby te zostały wymienione z imienia i nazwiska, wówczas firma – klient będzie miała pewność stałej obsługi przez jedną konkretną osobę. Jest to również istotne z punktu widzenia poufności. Każdej firmie zależy na tym, aby do jej danych poufnych miało dostęp możliwie jak najmniej osób.
Warto także wpisać do umowy osobę, która będzie zastępować przydzielonego specjalistę, w czasie urlopu czy choroby. Pozwoli to zapobiec przykrym sytuacjom, kiedy przydzielony specjalista jest nieobecny w pracy, a klient wie, kto mógłby udzielić mu jakichkolwiek wyjaśnień. Osoba zastępująca, wymieniona w umowie, powinna również znać specyfikę firmy klienta. Dlatego też odpowiednie procedury zastępstw specjalistów warto wpisać do umowy współpracy.
Odpowiedzialność
Szczegółowe zapisy dotyczące odpowiedzialności są jednym z najważniejszych punktów umowy outsourcingowej. W przypadku administracji kadrowo-płacowej, która wiąże się z odpowiedzialnością karno-skarbową w umowie powinien znaleźć się zapis dotyczący ponoszenia pełnej odpowiedzialności (w tym również materialnej) przez dostawcę, za wszystkie szkody wynikające z niewłaściwego świadczenia usługi.
Warto pamiętać, iż firmy outsourcingowe nie przejmują jednak w całości odpowiedzialności za funkcjonowanie przedsiębiorstwa od czasów jego powstania a jedynie za okres świadczenia usługi. Niestety, decydując się na outsourcing zwalnia się często zasoby kadrowo-płacowe i po kilku latach nie ma już nikogo, kto mógłby wyjaśnić kwestie z okresu poprzedzającego współpracę z firmą outsourcingową.
Warto zdawać sobie sprawę, że w sytuacji kontroli – Urzędu Skarbowego czy Państwowej Inspekcji Pracy lub ZUS-u, to zleceniodawca ponosi odpowiedzialność. Dlatego jeśli klient nie ma pewności, co do okresów wcześniejszych poprzedzających współpracę z firmą outsourcingową, warto już w umowie współpracy zawrzeć klauzule dotyczące przygotowania korekt deklaracji i z góry ustalić odpowiednie wynagrodzenie za tę pracę.
Odpowiedzialność za przekazywanie bieżących dokumentów po stronie klienta
Jeśli firma outsourcingowa nie otrzyma odpowiednich informacji od swego klienta, nie będzie w stanie uwzględnić ich w przygotowywanych dokumentach. Dlatego firmy outsourcingowe zastrzegają, iż nie ponoszą odpowiedzialności za nieterminowe bądź niekompletne dane otrzymywane od klientów. Tego typu sytuacje często mają miejsce w firmach wielodziałowych, gdzie co miesiąc dostarczane są dane dotyczące np. prowizji od sprzedaży od kilkunastu czy kilkudziesięciu koordynatorów sprzedaży. W tej sytuacji firma musi wprowadzić wewnętrzne procedury dotyczące zakresu i terminów przekazywania danych firmie zewnętrznej. Bez ścisłej współpracy z osobą po stronie klienta, przekazującej wszelkie dane zmienne, outsourcing nie ma szans powodzenia.
Poufność
Jedną z przesłanek outsourcingu kadrowo-płacowego jest zapewnienie pełnej poufności wynagrodzeń pracowniczych dlatego warto zawrzeć zapis, iż dostawca usług outsourcingowych zobowiązuje się do zapewnienia pełnej poufności wszelkich otrzymywanych i przetwarzanych danych. Ważny jest również punkt, iż zobowiązanie do zachowania poufności nie ma ograniczeń czasowych i nie wygasa po rozwiązaniu umowy.
Jest możliwe również wpisanie do umowy kary umownej, jeśli klient chce mieć całkowitą pewność zachowania poufności danych. Należy jednak pamiętać, iż w sytuacji faktycznego naruszenia poufności, firma składająca pozew do sądu będzie musiała udowodnić, że to firma outsourcingowa naruszyła zasadę poufności.
Dlatego istotne jest określenie procedur wymiany informacji poufnych i sposób komunikacji. Jeśli z punktu widzenia firmy niedopuszczalne jest przekazywanie informacji poufnych przez telefon lub e-mail, warto zawrzeć to w umowie. Firma outsourcingowa musi dopasować się do narzuconych standardów. Jeśli pracownicy firmy outsourcingowej nie zastosują się do tego, klient ma prawo żądać odszkodowania.
Wynagrodzenie przysługujące dostawcy ousourcingowemu
Zawierając umowę na świadczenie usług outsourcingowych należy dokładnie określić kwotę wynagrodzenia za realizowane usługi, wymienione w przedmiocie umowy. Najlepiej, aby kwoty zawarte liczbą, zapisać również słownie.
Kary umowne
Niezależnie od odpowiedzialności materialnej firmy outsourcingowej wobec Urzędu Skarbowego, ZUS czy PFRON tytułem niewłaściwego naliczenia składek i w związku z tym konieczności zapłaty odsetek, klient może również zażądać wprowadzenia dodatkowych kar.
Jeśli klient chce mieć pewność rzetelności i terminowości dostawcy, powinien zażądać zapisu w umowie współpracy o karach umownych. Kary takie można określić procentowo, w zależności od kwoty kontraktu. W sytuacji faktycznie pojawiających się błędów firmy outsourcingowej przy rozliczeniu klient otrzyma fakturę pomniejszoną o kwotę kary.
Praktykowane jest również, przy zawieraniu tego typu umów, sporządzanie zapisu dotyczącego kary umownej w sytuacji wszelkich opóźnień ze strony firmy outsourcingowej, np. w dostarczeniu raportów, czy realizacji przelewów wynagrodzeń na poszczególne konta pracownicze.
Weryfikacja nierzetelnych dostawców
Propozycja wprowadzenie kar umownych ze strony klienta może być doskonałą metodą weryfikacji dostawców usług outsourcingowych. Firmy nierzetelne nie będą chciały dokonać tego zapisu w umowie, obawiając się utraty znacznych korzyści finansowych. Wówczas należy je odrzucić już na etapie ofertowania.
Inne postanowienia umowy
Ścisła współpraca outsourcingowa może także prowadzić do sytuacji kiedy jedna ze stron umowy zaproponuje prace osobom z firmy współpracującej. (Częściej dotyczy to sytuacji, w której pracownikom firm outsourcingowych składa się ofertę pracy u klienta). Już na etapie umowy można zabezpieczyć się przed taką sytuacją i zapobiec ewentualnym przejściom własnych pracowników do firmy outsourcingowej. Dlatego warto zdecydować się na klauzulę, iż strony zobowiązują się do niepodejmowania działań, mających na celu pozyskanie któregokolwiek członka personelu drugiej strony w formie zatrudnienia.
Czas obowiązywania umowy i tryb jej rozwiązania
Dla firmy outsourcingowej ważne jest, aby okres wypowiedzenia był jak najdłuższy, ponieważ gwarantuje to ciągłość dochodów. Przeciwny jest natomiast interes klienta, który chce mieć gwarancję szybkiego rozstania się z dostawcą, jeśli ten nie spełni zakładanych oczekiwań. Dlatego nie powinno zawierać się umów okresowych, np. na rok czasu, ponieważ uniemożliwia to klientowi szybkie rozstanie z partnerem outsourcingowym.
Postanowienia końcowe
Umowę outsourcingową kończą postanowienie końcowe, gdzie określa się ilość egzemplarzy umowy, oraz ilość załączników na dzień podpisania umowy.
Załączniki do umowy
Załączniki do umowy regulują szczegółowe ustalenia dotyczące trybu i częstotliwości przekazywania informacji. W przypadku outsourcingu wynagrodzeń bardzo cenne jest zamieszczenie harmonogramu przygotowywania dokumentacji płacowej uwzględniającej dni świąteczne w ciągu roku. Dzięki temu obydwie strony umowy mogą zaplanować swój czas pracy na każdy rok kalendarzowy.
W przypadku outsourcingu kadrowego warto zamieścić procedury przygotowywania dokumentacji przez firmę zewnętrzną tj., czas reakcji specjalisty firmy outsourcigowej w zakresie przygotowania wszelkich dokumentów tj. umowy o pracę dla nowego pracownika, czy wystawienia świadectwa pracy.
Ważne jest również przekazanie pełnomocnictwa w kontaktach z Urzędem Skarbowym i ZUS firmie outsourcingowej, w postaci kolejnych załączników do umowy. Zawarte są w nim dane personalne osób upoważnionych do reprezentowania firmy klienta oraz składania wszelkich deklaracji i oświadczeń.
Umowa outsourcingowa zostaje przedłożona przez zewnętrznego dostawcę, który ma znacznie większe doświadczenie niż firma korzystająca z outsourcingu i dlatego należy przeanalizować każdy punkt umowy. Warto mieć na uwadze, iż przedłożona umowa jest zawsze jedynie projektem, a nie ostatecznym dokumentem, który musi zostać przez klienta podpisany.
Wersja umowy, na której składa się podpis może znacznie różnić się od standardu, najważniejsze aby osoba podpisująca ją była pewna zabezpieczenia swoich praw.
Osoba ta bowiem będzie odpowiadać za ostateczny wynik rozwiązania outsourcingowego.
Pamiętać należy, że umowę zawiera się nie tylko po to, aby rozpocząć współpracę z firmą outsourcingową, ale i co ważniejsze na wypadek rozstania z nią. Jeśli nie ureguluje się w niej wszystkich ważnych kwestii na początku – w czasie jej podpisywania, można być pewnym pojawienia się problemów w przyszłości.
Radosław Osmólski, Prezes Zarządu FPA Group, firmy świadczącej usługi outsourcingowe w zakresie księgowości oraz kadr i płac.
