Czym jest Krajowy System e-Faktur (KSeF) ?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to system teleinformatyczny, który umożliwia wystawianie, udostępnianie, otrzymywanie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych, czyli faktur w formacie XML. Stosowany jest on również do oznaczania faktur numerem identyfikującym przydzielonym przez sam system KSeF oraz weryfikowania zgodności faktur z określonym wzorem. System służy również do nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF. Obligatoryjne stosowanie systemu spowoduje ujednolicenie sposobu fakturowania.
-
Kto obowiązkowo musi korzystać z KSeF?
KSeF obejmie wszystkich podatników VAT posiadających siedzibę działalności gospodarczej lub stałe miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski. Docelowo KSeF ma być stosowany przez wszystkich podatników, bez względu na wielkość przedsiębiorstwa.
-
Od kiedy można korzystać z KSeF?
Od 1 lutego 2026 r. KSeF zacznie obowiązywać dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży przekroczyła 200 mln zł, a dla reszty przedsiębiorców wejdzie w życie od 1 kwietnia 2026 r. Skorzystaj z pomocy doradcy, jeśli potrzebujesz wsparcia merytorycznego w zakresie prawidłowego wywiązywania się z obowiązków związanych z KSeF.
-
Korzyści z bieżącego wsparcia w KSeF?
Korzystając z naszej usługi masz pewność, że w sposób prawidłowy wdrożysz KSeF. Możesz dzięki temu ustrzec się przed karami pieniężnymi, które może nałożyć organ podatkowy w sytuacji, gdy stwierdzi, że faktury ustrukturyzowane wystawiane są w sposób nieprawidłowy.
Zakres wsparcia
- Szkolenie z zakresu KSeF i spotkania konsultacyjne
Przeprowadzanie kompleksowego szkolenia z zakresu KSeF, którego celem jest zapoznanie się z obowiązującymi przepisami ustanawiającymi KSeF i zasadami jego funkcjonowania. W ramach spotkań z naszymi ekspertami również od strony bardziej praktycznej wskazujemy na problemy oraz ryzyka związane z wdrożeniem KSeF.
-
Przeprowadzenie analizy biznesowo-podatkowej (analiza przedwdrożeniowa)
- Analiza zasad wystawiania faktur w kontekście ich zgodności z obowiązującymi przepisami oraz wymagań szczególnych przewidzianych dla faktur ustrukturyzowanych,
- Analiza funkcjonującego procesu fakturowania pod kątem jego optymalności związanej z wdrożeniem KSeF,
- Analiza sposobu ujmowania informacji dodatkowych na fakturach ustrukturyzowanych i identyfikacja możliwości automatyzacji procesów,
- Analiza procesów obiegu faktur zakupowych pod kątem zaprojektowania zmiany tych procesów w związku z wejściem KSeF.
-
Wsparcie w zakresie procesu mapowania oraz weryfikacja merytoryczna wybranych transakcji / czynności ujmowanych w fakturach ustrukturyzowanych
- Przegląd dokumentów pod kątem sprawdzenia poprawności mapowania (sprawdzenie poprawności danych, które powinny zostać ujęte we wzorze faktury ustrukturyzowanej),
- Analiza merytoryczna wybranych transakcji w zakresie właściwego ich ujęcia w strukturze e-faktury, w tym udzielanie wyjaśnień dotyczących prawidłowego wypełnienia poszczególnych pozycji e-faktury w systemie KSeF, jak i dopasowanie do właściwych pozycji e-faktury z uwzględnieniem prowadzonej przez firmę działalności,
- Konsultacje w trakcie testów mających na celu sprawdzenie poprawności mapowań oraz dokumentów wysyłanych do KSeF.
-
Analiza przepisów oraz wsparcie w kontaktach z organami podatkowymi
- Analiza regulacji dot. KSeF, w tym projektów przepisów regulujących kwestie związane z funkcjonowaniem KSeF, stanowiska organów podatkowych oraz wyjaśnień Ministerstwa Finansów, a także bieżące informowanie o kluczowych zmianach w zakresie KSeF,
- Wsparcie w zakresie udzielania wyjaśnień organom podatkowym dokonującym weryfikacji transakcji z wykorzystaniem KSeF.
-
Analiza umów z kontrahentami oraz obowiązujących procedur i regulaminów wewnętrznych oraz zewnętrznych pod kątem KSeF
- Zaproponowanie zmian w umowach z kontrahentami w celu dostosowania ich do wymogów KSeF, w tym w zakresie przekazywania faktur w trakcie awarii systemu oraz przekazywania informacji dodatkowych (takich jak np. specyfikacje do faktur),
- Dostosowanie obowiązujących w firmie procedur m.in. należytej staranności do nowych regulacji związanych z KSeF,
- Dostosowanie regulaminów wewnętrznych (np. dotyczących przekazywania informacji o otrzymanych fakturach) oraz zewnętrznych (np. regulamin sprzedaży).
Na pewno będziemy w stanie Ci pomóc. Porozmawiajmy o Twoich potrzebach!
Proces realizacji
- Spotkanie z klientem
Podczas spotkania z klientem omawiane są oczekiwania klienta co do wsparcia Grant Thornton przy wdrożeniu KSeF. Wspólnie z klientem analizujemy specyfikę jego działalności oraz wiążące się z nią wyzwania, jakie mogą pojawić się podczas wdrażania KSeF.
- Bieżące wsparcie w zakresie wdrożenia KSeF
Dopasowując się do oczekiwań klienta realizujemy wyznaczone przez niego zadania związane z wdrożeniem KSeF. Sprawnie odpowiadamy na jego wątpliwości, bazując na przepisach i dostępnych wyjaśnieniach, jak również aktywnie pozyskując informację z Ministerstwa Finansów. Wynik prac dopasowujemy do oczekiwań klienta. Bierzemy udział w spotkaniach on-line, odpowiadamy na pytania telefonicznie lub przygotowujemy pisemne wyjaśnienia.
- Szkolenie (opcjonalnie)
Na życzenie klienta przeprowadzamy warsztaty z zakresu stosowania KSeF.
Podczas spotkania z klientem omawiane są oczekiwania klienta co do wsparcia Grant Thornton przy wdrożeniu KSeF. Wspólnie z klientem analizujemy specyfikę jego działalności oraz wiążące się z nią wyzwania, jakie mogą pojawić się podczas wdrażania KSeF.
KSeF – najczęstsze pytania
Kiedy zostanie wprowadzony KSeF?
Od 1 lutego 2026 r. Krajowy System e-Faktur (KSeF) zacznie obowiązywać dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży przekroczyła 200 mln zł. Dla reszty przedsiębiorców KSeF wejdzie w życie od 1 kwietnia 2026. Polska uzyskała zgodę Rady UE na wprowadzenie obowiązkowego e-fakturowania w okresie: od 1 stycznia 2024 r..do 31 grudnia 2026 r. 1 Stycznia 2022 r. nastąpiło uruchomienie dobrowolnego KSeF.
Jakie faktury będą wystawiane w KSeF?
Obowiązkowy KSeF będzie dotyczył faktur B2B wystawianych przez polskich podatników dla kontrahentów krajowych, jak i zagranicznych – WDT, eksport towarów, eksport usług (faktury w mechanizmie reverse charge) oraz faktury B2B wystawiane przez zagranicznych podatników posiadających stałe miejsce prowadzenia działalności (SMPD).
Dobrowolny KSeF dotyczy faktur wystawianych przez podmioty zagraniczne zarejestrowane w Polsce na potrzeby VAT, ale nieposiadające stałego miejsca prowadzenia działalności (SMPD) oraz faktury wystawiane przez podatników posiadających SMPD, jeśli to SMPD nie uczestniczy w transakcji.
Kto jest zwolniony z wystawiania faktur w KSeF?
Wyłączenia bez możliwości objęcia dobrowolnym KSeF dotyczą faktur B2C (na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej), faktur w procedurach szczególnych: OSS, IOSS oraz przewidzianych w rozporządzeniu przypadków (bilety przewozu osób traktowane jak faktury, przejazdy autostradami, CRCO Eurocontrol).
Poza KSeF znajdzie się rozliczenie VAT z tytułu importu usług, WNT i innych transakcji, w których nie trzeba wystawiać faktury.
Co trzeba zrobić aby korzystać z KSeF?
System przewiduje dwa sposoby nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień: elektronicznie – za pomocą oprogramowania interfejsowego (KSeF.mf.gov.pl) – podatnik lub inny uprawniony podmiot wskazuje wymagany zakres danych, w celu nadania, zmiany lub odebrania uprawnień oraz w postaci papierowej przez złożenie do właściwego naczelnika urzędu skarbowego zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu uprawnień (ZAW-FA).
Aby możliwe było korzystanie z KSeF wymagane jest uwierzytelnienie poprzez: kwalifikowany podpis elektroniczny, kwalifikowaną pieczęć elektroniczną, podpis zaufany lub unikalny, wygenerowany TOKEN, przypisany do podatnika lub podmiotu uprawnionego oraz posiadanych uprawnień.
Jak wystawiać fakturę w KSeF?
E-faktury będą wystawiane przez: programy komercyjne (wewnętrzne systemy podatników) lub dodatkowe platformy/zewnętrzne narzędzia łączące systemy firmy z KSeF lub przez bezpłatne narzędzia udostępnione przez Ministerstwo Finansów. Wysyłka interaktywna będzie dotyczyła pojedynczych faktur, a wysyłka wsadowa zbiorczej wysyłki paczek faktur. Faktury będą weryfikowane pod kątem zgodności ze wzorem schemy oraz uprawnień osoby/firmy. Jedynie w następstwie pozytywnej weryfikacji system przydzieli tej fakturze numer identyfikujący fakturę w systemie KSeF. KSeF nie służy do walidacji faktur, czyli sprawdzenia, czy jest ona wystawiona w sposób zgodny ze wzorem.
W przypadku wysyłki wsadowej, jeśli nawet jedna z faktur nie będzie zgodna semantycznie ze schemą – cała paczka zostanie odrzucona bez informacji, gdzie znajduje się błąd. E-Fakturę uznaje się za wystawioną w dniu przesłania faktury do KSeF i nadania jej numeru KSeF. E-Faktura jest uznana za otrzymaną przy użyciu KSeF w dniu przydzielenia jej w tym systemie numeru identyfikującego.
Jak dokonać korekty faktury w KSeF?
KSeF przyniesie określone ułatwienia w rozliczaniu faktur korygujących. U wystawcy e-faktury korygujące in minus będą rozliczane na bieżąco, za okres rozliczeniowy, w którym podatnik wystawił e-fakturę. W przypadku e-faktur zniesiony będzie uciążliwy obowiązek posiadania dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie warunków obniżenia podstawy opodatkowania oraz potwierdzenia, że warunki te zostały spełnione. Nabywca dokona pomniejszenia podatku naliczonego za okres rozliczeniowy, w którym otrzymał e-fakturę. Dla faktur innych niż e-faktura – zostaną przywrócone przepisy dot. obowiązku posiadania potwierdzenia odbioru faktury korygującej. Faktury korygujące do faktur wystawionych przed 1.07.2024 r. będą wystawiane wyłącznie przy użyciu KSeF.
Czym jest faktura ustrukturyzowana?
Faktura ustrukturyzowana to faktura wystawiona wyłącznie w ściśle określonym formacie XML, zgodnym ze schemą, którą udostępnia Minister Finansów na elektronicznej platformie usług administracji publicznej. Obowiązywać będzie jedna struktura dla wszystkich rodzajów faktur (w tym faktura zaliczkowa, faktura korygująca, faktura zbiorcza).
Jak wystawić w KSeF fakturę w walucie obcej?
Z uwagi na fakt, że datą wystawienia e-faktury jest moment przesłania jej do KSeF, a nie wygenerowania dokumentu w wewnętrznym systemie podatnika, wystawianie w KSeF faktur w walucie obcej może być problematyczne, jeśli są one wystawiane w późnych godzinach wieczornych lub z powodów technicznych nie ma gwarancji, że wysyłka zostanie zakończona tego samego dnia, co data w polu P1 (data wystawienia faktury).
Aby uniknąć wątpliwości co do prawidłowości zastosowanego kursu waluty na takiej fakturze, ustawodawca zdecydował się na rozwiązanie, zgodnie z którym w przypadku faktur w walucie obcej, kurs waluty może być utrzymany do następnego dnia po dniu wygenerowania faktury w systemie podatnika.
Oznacza to możliwość utrzymania kursu waluty dla daty z pola P1 nawet, gdy wystawienie faktury w KSeF nastąpi w dniu kolejnym. Rozwiązanie to jest fakultatywne i przyjmowane na wyłączność przypadków problemów technicznych z dostarczeniem faktury do KSeF w celu jej wystawienia – faktury ustrukturyzowanej.
Wystawca faktury nadal będzie mógł stosować kurs waluty obcej z dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawiania faktury (wystawienia w KSeF).
Z jakimi wyzwaniami mogą mierzyć się podatnicy wdrażający KSeF?
Dlaczego Grant Thornton?
Zespół ekspertów Grant Thornton posiada wiedzę pozwalającą na merytoryczne wsparcie podatników w zakresie wdrażania KSeF. Z uwagi na obsługę klientów z różnych branż, zespół jest w stanie, uwzględniając specyfikę prowadzonej przez klienta działalności, zidentyfikować możliwe problemy w zakresie wdrażania KSeF i znaleźć rozwiązania. Nasz zespół w sposób sprawny i wyczerpujący udziela również wyjaśnień w zakresie właściwego ujęcia e-faktur w systemie KSeF. Służymy także wsparciem w zakresie wyjaśnień udzielanych organom podatkowym. Jesteśmy zespołem który jest na bieżąco ze wszelkimi zmianami dotyczącymi KSeF – opracowujemy i przekazujemy nasze opinie do Ministerstwa Finansów w zakresie zmian usprawniających podatnikom korzystanie z KSeF.
-
30 lat
działalności w Polsce
-
1000+
pracowników w 7 biurach
-
2400+
zadowolonych klientów rocznie
