Niedostateczne regulacje dotyczące terminu wypłaty ekwiwalentu za urlop
Obowiązujący kształt Kodeksu Pracy nie przewiduje odrębnych regulacji dotyczących terminu wypłaty wynagrodzenia, ekwiwalentu za niewykorzystany urlop czy innych świadczeń za ostatni miesiąc pracy pracownika, z którym rozwiązano stosunek pracy. W praktyce oznacza to, że brak jest jednoznacznej podstawy prawnej, która nakazywałaby wypłatę tych należności w innym terminie niż ten wskazany w art. 85 Kodeksu Pracy. Zgodnie z nim, wynagrodzenie za pracę powinno być wypłacane co najmniej raz w miesiącu, w stałym i z góry ustalonym terminie. W przypadku wypłat miesięcznych, wynagrodzenie wypłaca się z dołu, niezwłocznie po ustaleniu jego pełnej wysokości, jednak nie później niż do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, za który przysługuje.
Termin wypłaty ekwiwalentu za urlop w praktyce
Odmienne stanowisko do wyżej wskazanego przyjmuje jednak Państwowa Inspekcja Pracy (PiP). Zgodnie z jej interpretacją, wszystkie należności przysługujące pracownikowi powinny zostać wypłacone najpóźniej w dniu rozwiązania stosunku pracy. Argumentacja opiera się na założeniu, że z chwilą ustania stosunku pracy, dana osoba przestaje być pracownikiem w rozumieniu Kodeksu pracy, a tym samym nie obowiązują jej już wewnętrzne terminy wypłat ustalone u pracodawcy. Inspekcja dopuszcza jednak jeden wyjątek. Odrębny termin wypłaty wynagrodzenia można ustalić dla takich elementów wynagrodzenia, które są naliczane po zamknięciu pewnych okresów, z których pobierane są dane do ustalenia należnego wynagrodzenia. Przykładowo mogą to być premie uzależnione od wyników finansowych firmy, wyliczane po zakończeniu roku obrotowego.
Google news
Bądź na bieżąco ze zmianami w prawie, podatkach i księgowości! Zaobserwuj nas w Wiadomościach Google
Praktyczne problemy związane z wypłatą ekwiwalentu
Podejście prezentowane przez PIP niesie ze sobą istotne trudności praktyczne dla pracodawców. W wielu przypadkach ostatni dzień zatrudnienia jest zbyt wczesnym terminem, żeby możliwe było prawidłowe ustalenie wszystkich należnych składników wynagrodzenia. Przeszkodą są nie tylko złożone procedury wewnętrzne czy przepływ informacji w organizacji, ale również czynniki niezależne od pracodawcy, takie jak opóźnienia w systemach zewnętrznych. Doskonałym tego przykładem są informacje o zwolnieniach lekarskich, które mogą zostać wystawione w ostatnim dniu pracy i dotrzeć do działu kadr dopiero następnego dnia za pośrednictwem systemu ZUS PUE. Może bowiem zdarzyć się, że pracownik przebywający na urlopie wypoczynkowym w ostatni dzień miesiąca, będącym jednocześnie jego ostatnim dniem pracy, uzyska zwolnienie lekarskie. W takiej sytuacji konieczne będzie rozliczenie zarówno wynagrodzenia chorobowego lub zasiłku chorobowego za ten dzień nieobecności z powodu choroby, jak i wypłacenie ekwiwalentu za ten jeden dzień niewykorzystanego urlopu. Te czynności mogą być niemożliwe do wykonania w ostatnim dniu pracy pracownika.
Dodatkowo, w szczególności w dużych zakładach pracy, może pojawić się wiele terminów, w których należałoby dokonać dodatkowych wypłat dla pracowników, z którymi pracodawca się rozstaje. Wynika to z różnych powodów m.in. z tego, że obowiązują niejednakowe okresy wypowiedzeń. Na przykład w przypadku okresu próbnego obowiązują terminy wypowiedzenia określone w dniach lub tygodniach, a dla umowy zawartej na czas określony lub nieokreślony – w tygodniach lub miesiącach. Co więcej, zdarzają się sytuacje, gdy strony rozstają się w trybie natychmiastowym, a wówczas termin może przypaść w dowolnym dniu miesiąca. Zostają również przypadki, gdy strony rozstają się za porozumień stron i wtedy mogą wskazać dowolny termin rozwiązania umowy o pracę.
Propozycja zmian przepisów dot. wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop
W ramach inicjatywy SprawdzaMY opracowano projekt ustawy porządkujący przepisy dotyczące wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. Propozycja ta została przyjęta do dalszego procedowania przez Rządowy Zespół Deregulacyjny we współpracy z Ministerstwem Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, a obecnie trwają prace nad dokumentacją w celu przekazania jej do Kancelarii Prezesa Rady Ministrów.
Ważny fragment
Projekt zakłada przesunięcie terminu wypłaty ekwiwalentu na dzień wypłaty ostatniego wynagrodzenia za pracę.
W praktyce oznaczałoby to zastosowanie zasady wynikającej z art. 85 Kodeksu pracy również wobec ekwiwalentu za urlop. Z perspektywy obsługi kadrowo-płacowej warto byłoby rozszerzyć to rozwiązanie na wszystkie składniki wynagrodzenia należne za ostatni miesiąc zatrudnienia. Ujednolicenie terminów wypłat mogłoby znacząco uprościć rozliczenia z odchodzącymi pracownikami i ograniczyć ryzyko błędów formalnych po stronie pracodawców.
Utrwalona zasada wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop w dniu zakończenia stosunku pracy generuje niepotrzebne obciążenia administracyjne i organizacyjne po stronie pracodawców. Ujednolicenie przepisów i powiązanie terminu wypłaty ekwiwalentu z terminem wypłaty ostatniego wynagrodzenia może przynieść realne uproszczenia i większą spójność w rozliczeniach końcowych z pracownikiem.
Warto jednak podkreślić, że to tylko jeden z projektów procedowanych obecnie przez Zespół do spraw Deregulacji. Rekomendowane przez niego zmiany mogą mieć istotny wpływ na funkcjonowanie pracodawców, dlatego warto uważnie śledzić kolejne inicjatywy i propozycje legislacyjne pojawiające się w ramach jego prac.
Źródło: sprawdzamy.com