Profesjonalny audyt śledczy to uporządkowane postępowanie wyjaśniające prowadzone przez niezależnych ekspertów. Łącząc techniki audytu finansowego, analizy danych oraz śledcze praktyki dowodowe – jest cennym narzędziem wszędzie tam, gdzie pojawia się ryzyko nadużyć, konfliktu interesów, niegospodarności albo naruszeń określonych procedur. Jego podstawowym celem jest ustalenie faktów, odpowiednie zabezpieczenie dowodów oraz rzetelne dokumentowanie wniosków.
Kiedy warto uruchomić audyt śledczy w spółce Skarbu Państwa?
W polskich spółkach z udziałem Skarbu Państwa impuls do przeprowadzenia audytu śledczego rodzi się zwykle w efekcie pojawienia się sygnałów
o nieprawidłowościach dotyczących sfery zakupów, inwestycji, nietypowych wydatków (np. reprezentacyjnych), a także w wyniku zmiany władz spółki oraz towarzyszącej temu presji ze strony nadzoru.
Gdy Zarząd lub Rada Nadzorcza dochodzą do wniosku, że zwykła kontrola wewnętrzna lub audyt finansowy są niewystarczające, mogą sięgnąć po zewnętrznych audytorów śledczych, którzy w profesjonalny sposób ustalą fakty, zabezpieczą materiał dowodowy oraz ocenią stopień odpowiedzialności poszczególnych osób.
Ważny fragment
Dobrze zaprojektowany i przeprowadzony audyt śledczy może uchronić nie tylko przed odpowiedzialnością członków Zarządu i Rady Nadzorczej, ale również przed skutkami wizerunkowymi, które mają istotny wpływ na działalność rynkową. I chociaż spółka z udziałem Skarbu Państwa nie zawsze będzie instytucją państwową, w praktyce – jako podmiot szczególnego zaufania – jest zobowiązana do przyjęcia standardów najwyższej staranności.
Doświadczenia ostatnich miesięcy pokazują, że modelowe postępowanie wyjaśniające kończy się nie tylko konstruktywnym wnioskiem zawartym w raporcie z audytu. Przykłady opisywane w mediach – ORLEN, Grupa Azoty, Tauron, PKP Cargo – dowodzą, że konsekwencją audytu śledczego mogą być również zawiadomienia o podejrzeniu popełnienia przestępstwa, roszczenia regresowe wobec osób odpowiedzialnych, a także konkretne programy naprawcze.
W listopadzie 2024 roku, Minister Aktywów Państwowych Jakub Jaworowski poinformował, że „audyty w spółkach Skarbu Państwa pokazały olbrzymią skalę nieprawidłowości (…) spółki Skarbu Państwa straciły co najmniej kilkanaście miliardów złotych m.in. z powodu nietrafionych inwestycji i nieuzasadnionych wydatków”. Z komunikatu MAP wynika, że 95 członków zarządów nie uzyskało absolutorium, a do prokuratury skierowano blisko 50 zawiadomień o podejrzeniu popełnienia przestępstwa.
Jak zlecić audyt śledczy w spółce Skarbu Państwa?
Audyt śledczy w spółce z udziałem Skarbu Państwa zaczyna się od ułożenia podstaw prawnych oraz organizacyjnych – audytorzy mają obowiązek działać
w granicach polskiego prawa oraz muszą posiadać czytelny mandat nadany przez władze spółki. W praktyce łączy to ze sobą osobne dziedziny prawa: Prawo zamówień publicznych (PZP), Kodeks spółek handlowych (KSH) oraz reżim ochrony danych osobowych i prawa pracy (RODO oraz art. 223 Kodeku pracy).
Najistotniejszym zagadnieniem jest status spółki na gruncie Prawa zamówień publicznych.
Ważny fragment
Jeżeli spółka występuje jako zamawiający (publiczny albo sektorowy), zlecenie audytu musi przejść pełną ścieżkę PZP.
Dokumentem prowadzącym będzie Specyfikacja Warunków Zamówienia (SWZ). To w jej treści należy jasno opisać cel badania, oczekiwany rezultat, wymagania metodologiczne, zasady współpracy. Zanim SWZ ujrzy światło dzienne, przepisy wymagają sporządzenia Analizy Potrzeb i Wymagań – krótkiego, ale konkretnego uzasadnienia, dlaczego audyt jest potrzebny i jakie kompetencje powinni posiadać członkowie zespołu.
Ważny fragment
Jeżeli spółka nie jest zobowiązana do stosowania PZP, zarówno Zarząd, jak
i Rada Nadzorcza mogą zainicjować zewnętrzny audyt śledczy.
To ścieżka formalnie szybsza, ale nie łatwiejsza – wymaga bowiem również starannego opisania zakresu, standardów poufności oraz bezpieczeństwa informacji.
Kiedy można zawrzeć umowę z audytorem poza reżimem PZP? Jest to dopuszczalne, gdy spółka nie jest ani zamawiającym publicznym, ani sektorowym. W takiej sytuacji Zarząd może – w granicach swoich kompetencji – zlecić zewnętrzne usługi forensic i podpisać umowę z wykonawcą. W spółce akcyjnej Rada Nadzorcza, na podstawie art. 3821 KSH, może powołać doradcę do zbadania określonej sprawy na koszt spółki i podpisać z nim umowę. Zarząd ma wówczas obowiązek udzielać doradcy wszelkich niezbędnych informacji. Zlecenie audytu śledczego poza reżimem PZP jest możliwe również wtedy, kiedy spółka jest „zamawiającym publicznym”, ale wartość zamówienia jest wyceniona poniżej progu, który w 2025 r. został podniesiony do kwoty ≥ 170 000 zł netto.
Kolejnym istotnym aspektem, na który należy zwrócić uwagę, jest konflikt interesów. Po stronie zamawiającego oświadczenia o braku konfliktu interesów składają nie tylko kierownik jednostki i członkowie komisji przetargowej, lecz każda osoba mogąca mieć wpływ na wynik postępowania. Analogiczne oświadczenia powinni złożyć audytorzy śledczy.
Najwięcej pułapek czyha w sferze ochrony danych osobowych i prawie pracy. Wgląd w służbowe e-maile czy logi systemowe jest w Polsce dopuszczalny wyłącznie w granicach niezbędności i przy poszanowaniu tajemnicy korespondencji. Pracownicy spółki muszą być w sposób niebudzący wątpliwości poinformowani (np. w treści regulaminu), że pracodawca ma możliwość przeglądania służbowych skrzynek poczty elektronicznej. Podobnie, jak
o zasadach monitoringu w miejscu pracy. Nad tym wszystkim stoi RODO. Jeżeli audytor przetwarza dane osobowe w imieniu spółki, konieczna jest umowa powierzenia (opisana w art. 28), która precyzyjnie określa kategorię danych, cel
i czas przetwarzania oraz obowiązek działania wyłącznie na udokumentowane polecenie administratora.
Osobną osią ostrożności jest ustawa o ochronie sygnalistów. Jeśli sprawa zaczyna się od zgłoszenia sygnalisty, spółka ma obowiązek potwierdzić jego przyjęcie w terminie 7 dni, utrzymywać bezpieczny kanał komunikacji oraz dokumentować działania następcze. W takiej sytuacji audyt śledczy powinien działać tak, aby nie ujawniać źródła i nie narażać zgłaszającego na retorsje.
To zarówno wymóg prawny, jak i warunek wiarygodności całego procesu.
Wreszcie – należy pamiętać o obowiązkach wynikających z przepisów prawa karnego. Jeżeli wnioski opracowane w wyniku audytu śledczego wskazują
na uzasadnione podejrzenie popełnienia przestępstwa ściganego z urzędu,
to na spółce spoczywa obowiązek zawiadomienia prokuratury.
Google news
Bądź na bieżąco ze zmianami w prawie, podatkach i księgowości! Zaobserwuj nas w Wiadomościach Google
Granice odpowiedzialności członków zarządu w polskich spółkach Skarbu Państwa
Ważny fragment
Spółki z udziałem Skarbu Państwa pozostają zwykłymi spółkami kapitałowymi – podlegającymi przepisom KSH. Zatem członek zarządu odpowiada wobec spółki za szkody wyrządzone działaniami sprzecznymi z prawem lub umową (statutem), chyba że nie ponosi winy.
Zastosowanie ma również stwierdzenie zachowania „należytej staranności” – co może uwolnić członka zarządu od odpowiedzialności, jeżeli jego decyzja podjęta została w granicach uzasadnionego ryzyka
i na podstawie adekwatnych informacji, nawet jeśli z perspektywy czasu okazała się chybiona. W myśl art. 299 KSH członek zarządu spółki z o.o. ponosi subsydiarną odpowiedzialność wobec wierzycieli, w przypadku bezskutecznej egzekucji z majątku spółki.
Na rynku regulowanym dochodzi odpowiedzialność administracyjna – kary nałożone przez Komisję Nadzoru Finansowego za naruszenie obowiązków informacyjnych. Co do zasady spółki z udziałem Skarbu Państwa nie podlegają natomiast reżimowi dyscypliny finansów publicznych, chociaż będzie on miał zastosowanie zawsze wtedy, gdy spółka dysponuje przekazanymi środkami publicznymi.
W sferze prawnokarnej rdzeń odpowiedzialności stanowią przepisy art. 296 oraz art. 296a kodeksu karnego (nadużycie zaufania i korupcja menadżerska). Natomiast w wybranych konfiguracjach – gdy spółka dysponuje środkami publicznymi – członek zarządu może zostać uznany za osobę pełniącą funkcję publiczną, co przenosi odpowiedzialność na płaszczyznę „korupcji urzędniczej”, opisanej w treści art. 228 kodeksu karnego.
Dlaczego warto przeprowadzić audyt śledczy w spółce?
Dla spółek Skarbu Państwa rzetelny audyt śledczy jest dzisiaj najszybszą drogą do odzyskania kontroli nad prawidłową działalnością operacyjną, ochrony reputacji, odbudowy zaufania rynku.
Spółki, które wyciągają prawidłowe wnioski działają transparentnie, wygrywają potrójnie – prawnie, biznesowo i wizerunkowo.
Patrząc szerzej, inwestycja w profesjonalny audyt śledczy wpisuje się w dobre standardy jakości spółek sektora publicznego. Dowodzi dobrych intencji Zarządu
i Rady Nadzorczej oraz staje się wiarygodną gwarancją, że pieniądz publiczny pracuje uczciwie i efektywnie.
Audyt śledczy nie jest zatem kosztem, ale polisą na przyszłość – narzędziem służącym unikaniu strat finansowych, utrzymaniu dyscypliny w spółce oraz budowaniu zaufania Zarządu i Rady Nadzorczej z właścicielem, rynkiem oraz opinią publiczną.
Czytaj więcej:
- Ile kosztują usługi śledcze? Success fee a niezależność i bezstronność
- Audyt śledczy vs. audyt finansowy – różnice, cele i zastosowanie
- Zarząd pod presją compliance – obowiązki, ryzyka oraz konsekwencje prawne i finansowe. Co mówią dane?
AUTOR: Michał Sygniewicz, Konsultant, Zespół Forensic