Wygaśnięcie stosunku pracy po śmierci pracownika
Informacja o śmierci pracownika najczęściej dociera do jego firmy wraz z dostarczeniem aktu zgonu przez rodzinę zmarłego. Jeśli jednak, z jakiegokolwiek powodu, akt ten nie zostanie dostarczony, pracodawca powinien samodzielnie wystąpić do Urzędu Stanu Cywilnego o jego odpis.
Ważny fragment
To niezwykle istotne, ponieważ śmierć pracownika pociąga za sobą szereg obowiązków względem pracodawcy. Przede wszystkim, zgodnie z art. 63¹ Kodeksu pracy, jest ona równoznaczna z wygaśnięciem stosunku pracy z mocy prawa.
Warto także dodać, że z chwilą śmierci pracownika wygasają także inne umowy podpisane w trakcie trwania stosunku, takie jak: umowa o zakazie konkurencji czy o korzystaniu z samochodu prywatnego.
Świadectwo pracy po śmierci pracownika
Pierwszym obowiązkiem pracodawcy, spoczywającym zazwyczaj na dziale kadr, w przypadku śmierci pracownika jest wystawienie świadectwa pracy. Zgodnie z przepisami należy to zrobić niezwłocznie po uzyskaniu informacji o zgonie, a następnie włączyć dokument do akt osobowych zmarłego. Oryginał oraz jego kopia powinny zostać umieszczone w części C akt osobowych i przechowywane zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi dokumentacji pracowniczej.
Dodatkowo, warto pamiętać, że osoby upoważnione do otrzymania świadczeń po zmarłym pracowniku mogą wnioskować, pisemnie lub elektronicznie, o wydanie świadectwa pracy. Wówczas pracodawca ma obowiązek jego wydania w przeciągu 7 dni od złożenia takiego wniosku.
Google news
Bądź na bieżąco ze zmianami w prawie, podatkach i księgowości! Zaobserwuj nas w Wiadomościach Google
Prawa majątkowe po zmarłym pracowniku
Pracodawca musi rozliczyć także wszystkie należności przysługujące pracownikowi do dnia jego śmierci. I tak, będą to: wynagrodzenie za przepracowany czas, w tym ewentualne nadgodziny, a także: wszelkie premie, dodatki oraz ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Należy również pamiętać, że pracownikowi mogą przysługiwać świadczenia zastępujące wynagrodzenie, takie jak zasiłki chorobowe.
Warto podkreślić, że wynagrodzenie pracownika oraz związane z nim świadczenia nie wchodzą automatycznie w skład masy spadkowej. Tym samym, to na pracodawcy spoczywa obowiązek ustalenia kręgu osób uprawnionych do odebrania świadczeń.
Zgodnie z art. 63¹ §2 Kodeksu pracy, prawa majątkowe ze stosunku pracy po zmarłym pracowniku przechodzą, w równych częściach, na małżonka oraz inne osoby spełniające warunki do uzyskania renty rodzinnej na podstawie przepisów o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Dopiero w przypadku braku takich osób, prawa te wchodzą do spadku. Po zidentyfikowaniu właściwych osób, pracodawca powinien zadbać także o uzyskanie od nich aktualnych akt potwierdzających pokrewieństwo.
Jednocześnie należy wskazać, że wypłata wynagrodzenia po zmarłym pracowniku odbywa się na nieco innych zasadach niż comiesięczne rozliczenie z tytułu pracy.
Ważny fragment
Po pierwsze, od wynagrodzenia oraz pozostałych należności przysługujących po śmierci nie potrąca się składek na ubezpieczenia do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS).
Podlegają one jedynie opodatkowaniu podatkiem dochodowym, dlatego pracodawca ma obowiązek pobrać i odprowadzić zaliczkę na podatek do właściwego urzędu skarbowego.
Przepisy nie dookreślają terminu wypłaty powyższych należności, jednak przyjmuje się, że powinno to nastąpić niezwłocznie po ustaleniu osób uprawnionych do ich otrzymania. W przypadku braku takich osób, wypłata następuje po przedstawieniu przez spadkobierców prawomocnego postanowienia o stwierdzeniu nabycia spadku.
Odprawa pośmiertna
Dodatkowym świadczeniem przysługującym bliskim zmarłego pracownika jest odprawa pośmiertna, której zasady reguluje art. 93 Kodeksu pracy. Prawo do jej otrzymania przysługuje tej samej grupie osób, co w przypadku wypłaty należnych świadczeń po zmarłym. Będą to więc: małżonek oraz inni członkowie rodziny, którzy spełniają warunki niezbędne do uzyskania renty rodzinnej zgodnie z przepisami o emeryturach i rentach wypłacanych z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych.
Ważny fragment
Z tym, że jeśli po zmarłym pracowniku pozostała tylko jedna osoba uprawniona do odprawy, otrzymuje ona połowę należnej kwoty. Warto przy tym zaznaczyć, że prawo do odprawy pośmiertnej nie wchodzi w skład spadku, a zatem w przypadku braku osób uprawnionych pracodawca nie ma obowiązku jej wypłaty.
Wysokość odprawy jest zależna od okresu zatrudnienia pracownika u ostatniego pracodawcy. Możliwe jest wliczenie zatrudnienia u poprzedniego pracodawcy tylko w przypadku, gdy zmiana pracy nastąpiła wskutek przejścia zakładu pracy na innego pracodawcę lub gdy z mocy innych przepisów nowy pracodawca jest następcą prawnym poprzedniego pracodawcy. I tak, gdy pracownik był zatrudniony:
- krócej niż 10 lat odprawa wynosi równowartość jednomiesięcznego wynagrodzenia,
- co najmniej 10 lat odprawa wynosi równowartość trzymiesięcznego wynagrodzenia,
- co najmniej 15 lat odprawa wynosi równowartość sześciomiesięcznego wynagrodzenia.
Z kolei, jeśli pracownik był zatrudniony w kilku miejscach pracy jednocześnie, uprawnionym należy się odprawa od każdego pracodawcy właściwa dla długości stażu pracy w każdym miejscu.
Co ważne, odprawa pośmiertna znajduje się w katalogu dochodów zwolnionych z podatku dochodowego, co oznacza, że nie podlega opodatkowaniu. Na koniec należy wskazać, że co do zasady, każdy pracodawca ma obowiązek jej wypłaty. Wyjątkiem jest sytuacja, w której pracodawca ubezpieczył pracownika na życie, a odszkodowanie wypłacone przez firmę ubezpieczeniową nie jest niższe niż kwota odprawy. Jeśli natomiast odszkodowanie jest niższe, pracodawca ma obowiązek wyrównać różnicę między wysokością odszkodowania a należną odprawą pośmiertną. Na podkreślenie zasługuje fakt, że ten wyjątek nie dotyczy sytuacji, w której pracodawca udostępnia pracownikowi jedynie dobrowolną możliwość wykupienia ubezpieczenia grupowego.
Pozostałe pozapłacowe obowiązki pracodawcy po śmierci pracownika
Poza obowiązkami związanymi z wystawieniem świadectwa pracy oraz rozliczeniem należności, należy również dopełnić formalności wobec instytucji publicznych. Konieczne jest przede wszystkim wyrejestrowanie zmarłego z ubezpieczeń w ZUS oraz sporządzenie i przekazanie właściwej deklaracji podatkowej do urzędu skarbowego.
W obliczu śmierci pracownika szczególnie istotne jest, aby pracodawca dopełnił wszystkich ciążących na nim obowiązków związanych z wygaśnięciem umowy. Kluczowe znaczenie ma prawidłowe ustalenie osób uprawnionych do otrzymania należnych świadczeń, w tym renty rodzinnej. Stanowi to przede wszystkim wsparcie dla rodziny zmarłego pracownika w trudnym czasie, ale eliminuje także powstanie problemów prawnych wynikających z niewypłacenia świadczeń właściwym osobom lub ich przyznania osobom nieuprawnionym. Równocześnie należy pamiętać o dopilnowaniu formalności wobec instytucji publicznych, takich jak: ZUS i urząd skarbowy.