Niedawne wprowadzenie możliwości składania podpisu kwalifikowanego w aplikacji mObywatel może jednak stanowić ważny krok w kierunku uproszczenia i upowszechnienia tego rozwiązania.
E-teczki wciąż niszowym rozwiązaniem
Rok 2018 przyniósł prawdziwą rewolucję w zakresie prowadzenia akt osobowych. Wówczas uchwalono przepisy umożliwiające prowadzenie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej (tzw. “e-teczki”). Nowe regulacje nie tylko doprecyzowały definicję akt osobowych, lecz także skróciły okres ich przechowywania i określiły warunki, które należy spełnić, żeby możliwa była zmiana postaci papierowej na elektroniczną. Zgodnie z nimi, począwszy od stycznia 2019 roku możliwe jest przechowywanie całości dokumentacji pracowniczej właśnie w postaci elektronicznej. W praktyce jednak ta legislacyjna rewolucja okazała się w dużej mierze teoretyczna, ponieważ po niemal 7 latach od wprowadzenia przepisów digitalizacja akt osobowych wciąż nie cieszy się dużą popularnością.
Potwierdzają to wyniki raportu Grant Thornton Elektronizacja dokumentacji pracowniczej. Opinie przedsiębiorców na temat wdrożenia e-teczek. Zgodnie z nimi, w pierwszym kwartale 2025 roku jedynie 12,6% badanych przedsiębiorców korzystało z e-teczek. To wciąż niewiele, zwłaszcza biorąc pod uwagę liczne korzyści płynące z digitalizacji, takie jak: lepszy dostęp i możliwość wyszukiwania danych, usprawnienie procesów HR, oszczędność miejsca i papieru, aż wreszcie większe bezpieczeństwo danych.
Google news
Bądź na bieżąco ze zmianami w prawie, podatkach i księgowości! Zaobserwuj nas w Wiadomościach Google
Dotychczasowe bariery digitalizacji akt osobowych
Niewielki poziom wdrożenia e-dokumentacji w wielu organizacjach wynika z kilku czynników. Przede wszystkim proces ten wymaga dokładnego zaplanowania oraz spełnienia szeregu wymogów technicznych i formalnych. To z kolei wiąże się z koniecznością poświęcenia czasu, zaangażowania zasobów i wygospodarowania odpowiedniego budżetu. Firmy muszą bowiem podjąć wiele decyzji: od określenia zakresu cyfryzacji, przez opracowanie zasad zarządzania dokumentacją, aż po wybór narzędzi informatycznych zapewniających bezpieczeństwo przetwarzanych danych. Muszą także ująć w budżecie koszty obejmujące zakup lub modernizację systemów kadrowo-płacowych czy szkolenia pracowników.
Nie bez znaczenia pozostają też kwestie techniczne. Jednym z wyzwań, na które często skarżą się przedsiębiorcy jest zapewnienie podpisów elektronicznych dla organizacji.
Ważny fragment
Wiąże się to z tym, że każdy dokument wymagający podpisu, np. umowa o pracę, umowa o zakazie konkurencji po ustaniu zatrudnienia czy zgoda na potrącenie z wynagrodzenia, musi zostać opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub inną formą potwierdzoną zgodnie z przepisami. Dla wielu pracodawców oznacza to konieczność zakupu i cyklicznego odnawiania podpisów dla całego personelu, co generuje stałe koszty.
Alternatywnie, pracodawca może zdecydować się na model mieszany, w którym dokument zostaje podpisany elektronicznie przez pracodawcę, a pracownik składa podpis odręczny. Takie rozwiązanie pozwala uniknąć zakupu podpisów elektronicznych dla wszystkich pracowników, jednak nie jest ono w pełni efektywne. Wymaga bowiem dodatkowych czynności administracyjnych, takich jak: skanowanie dokumentów, archiwizacja wersji papierowej oraz przekazanie pracownikowi zarówno oryginału papierowego, jak i kopii elektronicznej. To wszystko sprawia, że wdrożenie elektronicznej dokumentacji pracowniczej, choć przynosi wymierne korzyści w dłuższej perspektywie, wciąż jest dla wielu organizacji dużym wyzwaniem organizacyjnym i finansowym.
Podpis dokumentów przez mObywatel – krok w stronę digitalizacji?
Pod koniec października ogłoszono rozszerzenie funkcjonalności aplikacji mObywatel o nową usługę umożliwiającą bezpłatne podpisanie do pięciu dokumentów miesięcznie podpisem kwalifikowanym w sprawach prywatnych. Mogą z niej skorzystać osoby pełnoletnie, które posiadają mDowód lub e-dowód, mają telefon z funkcją NFC oraz zainstalowaną aplikację mObywatel. Dostępna jest również możliwość korzystania z podpisu przez komputer. W tym celu wystarczy zalogować się na dedykowanej stronie internetowej. Rozwiązanie to stanowi istotny krok w kierunku upowszechnienia podpisu elektronicznego w codziennym życiu. Umożliwia obywatelom szybkie i bezpłatne podpisywanie dokumentów, faktur czy umów z mocą równoważną podpisowi odręcznemu.
Warto jednak zaznaczyć, że na nowej funkcji mogą skorzystać również pracodawcy, szczególnie w kontekście cyfryzacji akt osobowych. Dzięki mObywatelowi potencjalnie możliwe stanie się eliminowanie jednego z kosztów i barier digitalizacji, czyli konieczności zakupu kwalifikowanych podpisów elektronicznych dla każdego pracownika. Od teraz pracownicy będą mogli samodzielnie, bez ponoszenia kosztów, podpisywać dokumenty kadrowe w formie elektronicznej, wykorzystując podpis z aplikacji mObywatel. W praktyce może to oznaczać przełom w procesie digitalizacji dokumentacji pracowniczej. Pracodawcy, którzy do tej pory wstrzymywali się z pełnym przejściem na e-teczki ze względu na wysokie koszty podpisów kwalifikowanych lub skomplikowaną logistykę ich wdrażania, zyskają realną możliwość uproszczenia całego procesu.
Udostępnienie możliwości elektronicznego podpisywania dokumentów w aplikacji mObywatel może przyczynić się do przyspieszenia digitalizacji procesów kadrowo-płacowych. Warto jednak pamiętać, że jest to jedynie jeden z elementów szerszego systemu, jaki należy opracować, aby skutecznie wdrożyć e-teczki. Każda taka zmiana powinna być poprzedzona audytem istniejących procesów obiegu dokumentacji pracowniczej, ich optymalizacją oraz odpowiednim przygotowaniem organizacyjnym i technicznym. Choć trudno dziś jednoznacznie ocenić, w jakim stopniu nowa funkcja mObywatela przyspieszy cyfryzację kadr, z pewnością stanowi ona istotny krok w kierunku jej realnego usprawnienia.
Dowiedz się więcej: