Jak długo przedsiębiorcy powinni przechowywać poszczególne dokumenty, aby uniknąć kar za ich przedwczesne zniszczenie?
Z artykułu dowiesz się m.in.:
- Skąd wynikają wątpliwości dotyczące obowiązującego przedsiębiorców czasu przechowywania dokumentów księgowych w przypadku poniesienia przez nich straty podatkowej.
- Jakie terminy przechowywania dokumentów księgowych obowiązują w przypadku ich poszczególnych typów.
- Co to jest zobowiązanie podatkowe i jego przedawnienie wg definicji ustawowej.
Zagadnienie dotyczące czasu przechowywania ksiąg podatkowych oraz dowodów księgowych wymaga szczegółowego wyjaśnienia po pierwsze ze względu na zjawisko ostatnio częstszego wykazywania przez przedsiębiorców strat podatkowych (wskutek pandemii SARS-CoV-2), a po drugie – mnogość zbiorów danych oraz różne przepisy ich dotyczące. Zbyt krótki okres przechowywania poszczególnych dokumentów może się wiązać z surowymi karami dla przedsiębiorców. Co warto na ten temat wiedzieć?
Termin przechowywania dowodów księgowych
Zgodnie z art. 74 Ustawy o Rachunkowości, zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają przechowywaniu przez okres co najmniej 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym nastąpiło ich zatwierdzenie. Czyli np. roczne sprawozdanie finansowe za rok 2020, zatwierdzone w roku 2021, musi być przechowywane nie krócej niż do końca grudnia 2026 roku.
Z kolei pozostałe zbiory danych i dokumenty należy przechowywać w terminie ustalonym według następujących zasad:
- księgi rachunkowe – 5 lat;
- karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki – przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat;
- dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej – do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną;
- dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym – przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione;
- dokumentacja przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości – przez okres nie krótszy niż 5 lat od upływu jej ważności;
- dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji – 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji;
- dokumenty inwentaryzacyjne – 5 lat;
- pozostałe dowody księgowe i sprawozdania, których obowiązek sporządzenia wynika z ustawy – 5 lat.
Wszystkie wyżej wskazane okresy przechowywania danych oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego owe zbiory dotyczą.
Nasz ekspert Monika Kaniuk jest do Twojej dyspozycji.
Termin przechowywania ksiąg podatkowych
Zgodnie z art. 86 ust. 1 Ordynacji Podatkowej, podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych powinni przechowywać księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej. W myśl art. 3 ust. 4 niniejszej ustawy do ksiąg podatkowych zaliczamy:
- księgi rachunkowe,
- podatkową księgę przychodów i rozchodów,
- ewidencje oraz rejestry, do których prowadzenia, do celów podatkowych, na podstawie odrębnych przepisów, obowiązani są podatnicy, płatnicy lub inkasenci.
Outsourcing finansowo-księgowy Grant Thornton
Ze względu na kryzys ekonomiczny spowodowany pandemią COVID-19, znaczna część przedsiębiorców ponosi finansowe straty i trafia do nas z pytaniami na temat obowiązującego terminu przechowywania ksiąg podatkowych i dowodów księgowych w sytuacji wykazania straty finansowej za dany rok. Szczególne wątpliwości wzbudza fakt, iż w przypadku braku dochodu w danym roku, podatnik nie ma do zapłacenia podatku dochodowego za dany okres, a tym samym nie ma zobowiązania podatkowego, które mogłoby się przedawnić. Jest to o tyle istotne, że w świetle obowiązujących przepisów prawa (m.in. Ordynacji podatkowej) nie został umieszczony odrębny przepis dotyczący terminu przechowywania ksiąg podatkowych i dowodów księgowych w przypadku poniesienia straty podatkowej za dany rok. Ustawa o CIT również nie określa terminu przechowywania ksiąg podatkowych. Obowiązek i okres przechowywania ksiąg i dokumentów ustawodawca określił w art. 86 Ordynacji podatkowej. W związku z tym okres ich przechowywania należy powiązać z upływem okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zgodnie z ogólną zasadą wyrażoną w art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej, zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Potwierdzają to również interpretacje Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, w tym jedna z najnowszych - z 3 marca br. (sygn. 0111-KDIB1-2.4017.23.2020.1.DP), w której Dyrektor KIS wymienia sytuacje, w których księgi podatkowe oraz dowody księgowe mogą okazać się niezbędne. Jest to przede wszystkim postępowanie podatkowe kwestionujące ustalenie straty podatkowej przez podatnika. Te dokumenty mogą być również potrzebne do celów podatkowych w latach przyszłych, gdyż zgodnie z przepisami prawa, przedsiębiorca ma prawo obniżyć sobie dochód o wysokość straty podatkowej w ciągu 5 kolejnych lat. Dyrektor KIS ustalił ostatecznie, że spółka ma obowiązek przechowywać księgi podatkowe i związane z nimi dokumenty, w których wykazała stratę podatkową, przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym została wykazana strata (pamiętajmy, że czas liczymy od roku, w którym została złożona deklaracja podatkowa za rok poprzedzający) i nie ma tu znaczenia, czy strata zostanie rozliczona w następnych okresach rozliczeniowych i wpłynie na zmniejszenie dochodu. A zatem, zgodnie z obowiązującą wykładnią prawa, do czasu przechowywania ksiąg podatkowych i dowodów księgowych stosuje się terminy określone w art. 70 par.1 Ordynacji Podatkowej, bez względu na osiągnięty wynik finansowy w danym roku podatkowym.
Zobowiązanie podatkowe (definicja) i przedawnienie
Zgodnie z art. 5 Ordynacji Podatkowej, zobowiązaniem podatkowym jest wynikające z obowiązku podatkowego zobowiązanie podatnika do zapłacenia na rzecz Skarbu Państwa, województwa, powiatu albo gminy podatku w wysokości, w terminie oraz w miejscu określonych w przepisach prawa podatkowego.
Z kolei, zgodnie z art. 70 par. 1 tejże ustawy, zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
AUTOR: Jan Prokop, asystent ds. księgowości, Outsourcing finansowo-księgowy
