Przepisy, w postaci ustawy i rozporządzenia, umożliwiające prowadzenie dokumentacji pracowniczej
w formie elektronicznej zostały uchwalone odpowiednio w styczniu i w grudniu 2018 roku. Zapisy tych aktów prawnych sprecyzowały definicję akt osobowych, skróciły okres ich przechowywania oraz warunki, które muszą być spełnione, żeby można było zmienić postać papierową w postać elektroniczną. Zgodnie z nimi, począwszy od stycznia 2019 roku możliwe jest przechowywanie całości dokumentacji pracowniczej właśnie w postaci elektronicznej.
Wdrożenie elektronicznej teczki akt osobowych pracownika
Pracodawca, który podejmuje decyzję o wdrożeniu elektronicznej teczki akt osobowych pracownika powinien rozłożyć ten proces na kilka etapów. Zainicjować go powinno powołanie zespołu projektowego, w skład którego zasadne jest, żeby weszli: pracownik działu HR, przedstawiciel IT oraz pracownik zajmujący się kwestiami RODO. Powstały w tym składzie zespół zapewnia, że wrażliwe dane przechowywane w teczce akt osobowych w trakcie i po digitalizacji będą zabezpieczone zgodnie z wymaganiami prawnymi. Pierwszym zadaniem, które spoczywa na zespole projektowym powinna być analiza i wybór oprogramowania, w którym będą prowadzone elektroniczne akta osobowe. Analiza ta powinna koncentrować się przede wszystkim na kwestiach związanych z podpisem elektronicznym, mowa zwłaszcza o tym, czy podpis składany będzie na każdym dokumencie czy być może jest możliwość opatrzenia podpisem wielu dokumentów jednocześnie, a także w którym momencie podpis będzie składany – po zeskanowaniu a może po dołączeniu dokumentu do systemu. Należy również przeanalizować, czy bardziej efektywne będzie zaopatrzenie pracownika działu kadr w kwalifikowany podpis elektroniczny czy być może lepszym rozwiązaniem będzie elektroniczna pieczęć pracodawcy. Drugim zadaniem będzie wybór zakresu pracowników, których elektronizacja będzie dotyczyć oraz opracowanie harmonogramu przenoszenia danych z papieru do postaci elektronicznej. Rozsądne jest więc rozłożenie „przejścia” z papierowej wersji na wersję elektroniczną według zaplanowanej kolejności np. według działów czy lokalizacji. Kolejnym, i najbardziej czasochłonnym, będzie odwzorowywanie dokumentów do postaci cyfrowej. Na koniec zaś trzeba będzie poinformować pracowników o zmianie formy prowadzenia akt osobowych.
Google news
Bądź na bieżąco ze zmianami w prawie, podatkach i księgowości! Zaobserwuj nas w Wiadomościach Google
Elektroniczne akta osobowe w praktyce
Ważny fragment
W procesie digitalizacji obowiązuje zasada, że dla jednego pracownika jeden zbiór dokumentacji musi mieć jedną postać. Co to dokładanie oznacza? Oznacza to, że jeżeli pracodawca zdecyduje się prowadzić teczkę akt osobowych elektronicznie, to dla jednego pracownika, wszystkie dokumenty tworzące teczkę akt osobowych muszą zostać cyfrowo odwzorowane.
Jeśli zatem teczka akt osobowych pracownika została zdigitalizowana i pojawia się kolejny papierowy dokument to on również musi zostać zdigitalizowany zgodnie ze schematem: zeskanowanie dokumentu, opisanie go metadanymi, podpisanie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym, zapisanie w systemie/narzędziu do prowadzenia akt osobowych. Następnie taki dokument musi zostać umieszczony w elektronicznej teczce akt osobowych, a papierowa wersja powinna zostać przekazana do dyspozycji pracownika.
Prowadzenie akt osobowych w postaci elektronicznej obwarowane jest specjalnymi wymaganiami. Wśród nich należy wymienić: integralność treści dokumentacji i metadanych, stały dostęp do danych osób upoważnionych, prowadzenie rejestru zmian dokonywanych w dokumentacji i metadanych, możliwość skutecznego wyszukiwania dokumentacji na podstawie metadanych czy możliwość eksportu danych lub wydruku dokumentów zgromadzonych w elektronicznej teczce akt osobowych. Co więcej, dokumentacja elektroniczna musi być odpowiednio zabezpieczona. Po pierwsze oznacza to, że dostęp do niej powinny mieć wyłącznie osoby upoważnione. Po drugie, dokumentacja elektroniczna musi być prowadzona z uwzględnieniem metod i środków ochrony dokumentacji, której powszechna skuteczność jest uznawana. Należy zatem systematycznie dokonywać analizy zagrożeń, opracowywać, stosować i aktualizować procedury zabezpieczania dokumentacji i systemów ich przetwarzania np.: procedury dostępu, procedura tworzenia kopii zapasowych czy procedura przechowywania.
Zalety i wady elektronicznej dokumentacji pracowniczej
Prawne uregulowanie istnienia dokumentacji pracowniczej nie pociągnęło za sobą lawinowego zainteresowania przedsiębiorców „przechodzeniem” z formy papierowej na elektroniczną. Z pewnością to pokłosie trudności przypisywanych temu rozwiązaniu. Otóż, decyzja o zmianie formy prowadzenia akt osobowych może nie należy do najłatwiejszych, jeśli pod uwagę weźmiemy: koszty związane z zainwestowaniem w nowe rozwiązanie systemowe (koszt licencji oprogramowania), koszt podpisów elektronicznych lub usług firm outsourcingowych, które pomagają w digitalizacji, pracochłonność i zainwestowany czas zespołu, którego zadaniem będzie digitalizacja. Należy jednak mieć na uwadze także zyski i korzyści płynące z digitalizacji. Wśród nich najczęściej wskazuje się na łatwy i szybki dostęp do dokumentów oraz zapewnienie bezpieczeństwa przechowywanych danych.
Czytaj więcej: 10 kroków do odtworzenia dokumentacji pracowniczej utraconej wskutek powodzi
