Zagrożenia związane z nagłą nieobecnością głównego księgowego
Ryzyko nagłej nieobecności pracownika to realne wyzwanie, na które przedsiębiorcy powinni być przygotowani. W działach księgowych nabiera ono szczególnego znaczenia, ponieważ brak kluczowych osób, zwłaszcza głównego księgowego, może prowadzić do dezorganizacji pracy całego zespołu, co w konsekwencji może skutkować błędami w księgowości oraz problemami z terminowym wypełnianiem zobowiązań wobec instytucji publicznych. Z kolei to może prowadzić do utraty zaufania ze strony wierzycieli, banków i wspólników, a także zwiększonego ryzyka odpowiedzialności karnej dla zarządu.
Szczególnie newralgicznym momentem jest okres bilansowy przypadający na marzec. Wówczas do ostatniego dnia tego miesiąca konieczne jest zamknięcie ksiąg rachunkowych, przygotowanie deklaracji podatkowych oraz sporządzenie sprawozdania finansowego.
Ważny fragment
Każde opóźnienie w tym czasie może prowadzić nie tylko do nałożenia sankcji finansowych, ale również do zaburzenia płynności operacyjnej. Z naszego doświadczenia to właśnie wtedy najwięcej firm zgłasza się z prośbą o wsparcie naszych specjalistów.
Zastępstwo głównego księgowego w ramach wewnętrznego zespołu
Ze względu na wysokie wymagania kwalifikacyjne znalezienie odpowiedniego kandydata na stanowisko głównego księgowego może potrwać nawet kilka miesięcy. W przypadku nagłego odejścia pracownika to zdecydowanie zbyt długi okres, zwłaszcza biorąc pod uwagę konieczność dotrzymywania terminów i utrzymania ciągłości pracy działu ksiąg.
W takiej sytuacji firmy niejednokrotnie decydują się na rozwiązania alternatywne wobec tradycyjnej rekrutacji. Najprostszym z nich jest wyznaczenie osoby z zespołu, która tymczasowo przejmie obowiązki głównego księgowego. Takie podejście ma tę zaletę, że wybrany pracownik zna już specyfikę firmy i jej procesy. Niestety, nie eliminuje ono w pełni problemu braków kadrowych. Przekazanie zadań głównego księgowego innemu członkowi zespołu powoduje powstanie luki na jego dotychczasowym stanowisku, co może prowadzić do przeciążenia pracowników i dalszych komplikacji w zespole. Co więcej, takie rozwiązanie nie daje gwarancji na przyszłość, ponieważ ryzyko związane z zastępowalnością głównego księgowego wciąż pozostaje aktualne, a dostęp do profesjonalnej wiedzy ograniczony.
Outsourcing głównego księgowego
Mając powyższe na uwadze, coraz więcej firm decyduje się na przekazanie zadań głównego księgowego na zewnątrz, korzystając z usług outsourcingu księgowego. W ramach zastępstwa głównego księgowego doświadczony partner zewnętrzny może tymczasowo lub na stałe przejąć jego obowiązki, wspierając wewnętrzny zespół i zapewniając pełną zgodność z przepisami. Dzięki temu przedsiębiorstwo eliminuje konieczność zapewnienia zastępowalności kluczowego pracownika oraz inwestowania w rozwój jego kompetencji.
Co więcej, taka współpraca w wielu przypadkach staje się początkiem długoletniej kooperacji. W praktyce bowiem wiele przedsiębiorstw przekonuje się, że powierzenie procesów księgowych zewnętrznemu partnerowi jest rozwiązaniem optymalnym zarówno pod względem kosztowym, jak i organizacyjnym. Kluczowym elementem udanej współpracy jest jednak wybór odpowiedniego partnera outsourcingowego, który zagwarantuje bezpieczeństwo danych, terminową realizację obowiązków oraz wniesie dodatkową wartość merytoryczną. Wówczas firma może nie tylko uniknąć problemów związanych z absencją pracownika, ale także ograniczyć konieczność stałego inwestowania w rozwój tej funkcji wewnętrznie, dzięki dostępowi do doświadczenia i wiedzy dostawcy zewnętrznego.
Zabezpieczenie ryzyka nagłej nieobecności głównego księgowego na przyszłość
Warto podkreślić, że outsourcing głównego księgowego zapewnia przedsiębiorcy wysoki poziom bezpieczeństwa operacyjnego bez względu na przyszłe decyzje kadrowe. Po pierwsze, stała współpraca eliminuje konieczność prowadzenia rekrutacji, inwestowania w rozwój kompetencji oraz poszukiwania zastępstwa w przypadku absencji. Po drugie, jeśli firma zdecyduje się na utrzymanie funkcji głównego księgowego wewnątrz organizacji, współpraca z partnerem zewnętrznym może być kontynuowana w zmienionej formule.
W zależności od potrzeb mogą być to np.:
- konsultacje księgowe,
- nadzór księgowy lub
- wsparcie przy realizacji wybranych zadań.
Ponadto, takie rozwiązanie stanowi również skuteczne zabezpieczenie na wypadek kolejnej nieobecności lub sytuacji kryzysowej. Partner zewnętrzny, który zna specyfikę działalności firmy, jest w stanie szybko i sprawnie przejąć realizację kluczowych obowiązków, minimalizując ryzyko zakłóceń w funkcjonowaniu firmie.
Google news
Bądź na bieżąco ze zmianami w prawie, podatkach i księgowości! Zaobserwuj nas w Wiadomościach Google
Korzyści z outsourcingu głównego księgowego
Outsourcing głównego księgowego staje się coraz częściej wybieranym rozwiązaniem w przedsiębiorstwach, które chcą zapewnić bezpieczeństwo finansowe i efektywność operacyjną. Warto więc podkreślić główne korzyści płynące z tej formy współpracy. Decydując się na outsourcing w Grant Thornton, zapewniamy znacznie więcej niż utrzymanie stabilności i ciągłości procesu w przypadku nieobecności pracownika, eliminując potrzebę zatrudnienia pracownika etatowego. Współpraca z naszymi specjalistami to także:
- wsparcie dedykowanego zespołu – zapewniamy dostęp do wiedzy i doświadczenia zespołu, a nie wyłącznie jednego pracownika. Kluczowe kwestie omawiane są wspólnie, aby opracować najkorzystniejsze rozwiązania dla klienta,
- bieżący kontakt i dostępność – gwarantujemy sprawną komunikację i wsparcie w codziennej współpracy, co pozwala na szybkie reagowanie na potrzeby firmy,
- wsparcie merytoryczne dla wewnętrznego zespołu księgowego – umożliwia rozwój kompetencji Państwa pracowników i podnosi efektywność działania działu księgowego,
- bezpieczeństwo i spokój – oferujemy wysoką jakość usług, określaną przez naszych klientów mianem „master class”,
- doradztwo w zakresie optymalizacji procesów księgowych – pozwala usprawnić procesy, zmniejszyć ryzyko błędów i zwiększyć przejrzystość działań finansowych,
- kompleksowe podejście do potrzeb klienta – w ramach Grant Thornton oferujemy dostęp do specjalistów z różnych z obszarów tj. doradztwo podatkowe, doradztwo prawne, a także specjalistów w innych krajach dzięki sieci Grant Thornton International.
Podsumowanie
Zastępstwo księgowe to nie tylko rozwiązanie awaryjne. To przede wszystkim strategiczne wsparcie, które pozwala uniknąć przestojów, błędów i stresu. Wielu klientów, którzy korzystali ze wsparcia Departamentu Outsourcingu Grant Thornton w okresie nieobecności kluczowego pracownika, decyduje się na długofalową współpracę. Dzięki temu mogą w pełni skoncentrować się na prowadzeniu biznesu, mając pewność, że finanse firmy są w profesjonalnych i rzetelnych rękach.
AUTORKA: Natalia Rogacz, Key Account Manager
Czytaj także: