Płatnicy składek mogą odpowiednio przygotować się do takiej kontroli i zabezpieczyć pewne obszary przed ich zakwestionowaniem.
Niniejszym artykułem otwieramy krótki cykl dotyczący rutynowej kontroli przeprowadzanej przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS).
Czytaj raport: Kontrole ZUS w praktyce – wnioski i rekomendacje dla płatników
Cele kontroli ZUS
Kontrola płatników składek jest jednym z kluczowych zadań Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, wynikającym z ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Jej celem jest ocena, czy płatnicy składek prawidłowo wywiązują się ze swoich obowiązków w zakresie zgłaszania do ubezpieczeń społecznych, obliczania i opłacania składek oraz wypłacania świadczeń. Inspektorzy ZUS przeprowadzają kontrole planowo, na podstawie rocznego planu, uwzględniając analizę ryzyka naruszenia przepisów.
ZUS w Polsce prowadzi różnorodne rodzaje kontroli w celu weryfikacji prawidłowości i legalności różnych aspektów działalności gospodarczej oraz świadczeń społecznych.
Przedmiot kontroli ZUS
Zgodnie z art. 86 Ustawy ZUS, kontrola może obejmować w szczególności:
- zgłaszanie do ubezpieczeń społecznych;
- prawidłowość i rzetelność obliczania, potrącania i opłacania składek oraz innych składek i wpłat, do których pobierania zobowiązany jest Zakład;
- ustalanie uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych i wypłacanie tych świadczeń oraz dokonywanie rozliczeń z tego tytułu;
- prawidłowość i terminowość opracowywania wniosków o świadczenia emerytalne i rentowe;
- wystawianie zaświadczeń lub zgłaszanie danych dla celów ubezpieczeń społecznych;
- dokonywanie oględzin składników majątku płatników składek zalegających z opłatą należności z tytułu składek.
Należy przy tym zaznaczyć, iż nie jest to katalog zamknięty, a jedynie przykładowy zakres weryfikacji prowadzonej przez ZUS. Niemniej w praktyce przede wszystkim pierwsze cztery punkty z listy są zawsze uwzględnione w upoważnieniu do przeprowadzenia kontroli ZUS.
W ostatnich miesiącach zauważyliśmy znaczny wzrost kontroli ZUS, w szczególności w obszarach, które dotychczas nie były bardzo wnikliwie analizowane. Dotyczy to przede wszystkim sytuacji zapewniania przez pracodawcę świadczeń pracownikom mobilnym, kwestionowanie umów B2B oraz weryfikację tzw. „pozornego pracodawcy”.
Google news
Bądź na bieżąco ze zmianami w prawie, podatkach i księgowości! Zaobserwuj nas w Wiadomościach Google
Częstotliwość kontroli ZUS
W polskim systemie prawnym częstotliwość kontroli przedsiębiorców unormowana jest w Ustawie – Prawo przedsiębiorców, a dokładniej w art. 55 i dotyczy on wszystkich kontroli (nie tylko tych dokonywanych przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych) u jednego przedsiębiorcy. Dokonano rozróżnienia ze względu na wielkość danego przedsiębiorstwa. Czas trwania wszystkich kontroli w jednym roku kalendarzowym nie może przekraczać w odniesieniu do:
- mikroprzedsiębiorców – 12 dni roboczych;
- małych przedsiębiorców – 18 dni roboczych;
- średnich przedsiębiorców – 24 dni roboczych;
- pozostałych przedsiębiorców – 48 dni roboczych.
Ponadto przedłużenie czasu trwania kontroli jest możliwe jedynie z przyczyn niezależnych od organu kontroli i wymaga uzasadnienia na piśmie. Uzasadnienie doręcza się przedsiębiorcy. Przedłużenie czasu trwania kontroli nie może naruszać terminów wskazanych powyżej.
Przebieg kontroli ZUS
Kontrola ZUS rozpoczyna się od doręczenia płatnikowi składek upoważnienia do przeprowadzenia kontroli oraz okazania legitymacji służbowej przez inspektora. Jeśli kontrolowany jest przedsiębiorca, otrzymuje on wcześniej zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli. Kontrola może rozpocząć się nie wcześniej niż po 7 dniach od odbioru zawiadomienia i nie później niż po 30 dniach od jego doręczenia. Na pisemny wniosek przedsiębiorcy inspektor może rozpocząć kontrolę wcześniej. Jeżeli w tym samym czasie działalność przedsiębiorcy jest kontrolowana przez inną instytucję, inspektor ZUS odstąpi od kontroli lub ustali nowy termin, chyba że przedsiębiorca wyrazi zgodę na równoczesne prowadzenie kontroli.
Kontrola jest przeprowadzana w siedzibie płatnika składek oraz w miejscach, gdzie prowadzona jest działalność gospodarcza. Na wniosek lub za zgodą płatnika kontrola może odbywać się w innym miejscu, gdzie przechowywana jest dokumentacja. Może być również prowadzona w placówce ZUS, jeśli wyrazi na to zgodę płatnik składek. Bez zgody płatnika kontrola w placówce ZUS może mieć miejsce w określonych przypadkach, np. gdy wymaga tego charakter czynności kontrolnych.
Jak długo trwa kontrola ZUS?
Czas trwania kontroli zależy od statusu płatnika składek. Dla przedsiębiorców czas kontroli w jednym roku kalendarzowym jest ograniczony do określonej liczby dni roboczych, zależnie od wielkości przedsiębiorstwa. Płatnicy składek mają obowiązek udostępnić wszelkie księgi, dokumenty i inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli. Mają także obowiązek sporządzić i wydać kopie dokumentów, zapewnić warunki do przeprowadzenia czynności kontrolnych oraz udzielać wyjaśnień.
Podczas kontroli, przedsiębiorca ma prawo złożyć sprzeciw na piśmie, jeśli kontrola jest prowadzona z naruszeniem przepisów. Sprzeciw musi być złożony w ciągu 3 dni roboczych od rozpoczęcia kontroli, co wstrzymuje jej dalszy przebieg. ZUS rozpatruje sprzeciw w ciągu 3 dni roboczych, a na postanowienie o jego rozpatrzeniu przedsiębiorca może wnieść zażalenie w ciągu 3 dni.
Kontrola ZUS możne w znaczący sposób naruszyć finanse firmy w przypadku wykrycia nieprawidłowości. Z tego też względu warto odpowiednio wcześniej przeanalizować niektóre z obszarów w celu eliminacji potencjalnego ryzyka. W niniejszym cyklu prezentujemy ogólne zasady związane z kontrolą ZUS. W ramach wsparcia możemy natomiast zaoferować reprezentację w przypadku kontroli ZUS jak i audyt ZUS w celu identyfikacji obszarów ryzykownych dla firmy.
AUTOR: Hubert Cynkier, Doradztwo podatkowe
Kontrola ZUS. Cykl artykułów obejmuje:
- Kontrola ZUS – informacje ogólne
- Rozpoczęcie i prowadzenie kontroli ZUS
- Prawa i obowiązki kontrolowanego podczas kontroli ZUS
- Zakończenie kontroli ZUS oraz kolejne kroki
- Decyzja administracyjna ZUS po kontroli ZUS
- Postępowanie przed sądem ubezpieczeń społecznych– odwołanie od decyzji ZUS
- Postępowanie przed sądem ubezpieczeń społecznych – przebieg procesu i koszty
