Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur
KSeF to jeden z największych projektów cyfryzacji obszaru podatkowego w Polsce. Jego głównym celem jest usprawnienie obiegu dokumentów oraz zwiększenie transparentności rozliczeń, dla przedsiębiorstw oznacza on również konieczność zmierzenia się z nowymi obowiązkami w obszarze compliance oraz bezpieczeństwa danych. Obowiązkowe korzystanie z KSeF wymaga bowiem nie tylko dostosowania procesów księgowych i systemów IT, lecz także weryfikacji, czy organizacja spełnia wysokie standardy ochrony informacji, kontroli dostępu oraz zarządzania ryzykiem.
Warto zatem już teraz zadać kluczowe pytanie: co przedsiębiorstwo powinno zweryfikować, wdrożyć przed wejściem w życie obowiązkowego KSeF? Poniżej znajdują się najważniejsze obszary, które należy przeanalizować, aby zapewnić zgodność z przepisami oraz zapewnić odpowiedni poziom bezpieczeństwa z podziałem na poszczególne grupy.
Zabezpieczenia systemowe KSEF po stronie regulatora:
- Uwierzytelnianie (dostęp musi być zabezpieczony za pomocą np. tokenów, certyfikatów kwalifikowanych itp.)
- Szyfrowanie (dane są szyfrowane podczas wysyłania i odbierania, tak aby były chronione przed nieuprawnionym dostępem)
- Operacje Administracyjne i Audytorskie (odpowiedzialność za architekturę i systemu oraz bezpieczeństwo, a także nadzór i raportowanie uchybień)
Odpowiedzialność i ryzyko po stronie klienta (przedsiębiorcy):
- Zagrożenia w dziedzinie Cyber tzw. Cyberzagrożenia (niewłaściwe zabezpieczenia integracyjne z własnymi systemami, złośliwe oprogramowanie, phising)
- Niezgodności i Naruszenia RODO (przedsiębiorca jest administratorem danych i musi zgodnie zobowiązującymi przepisami je chronić stosując odpowiednie zabezpieczenia oraz dostosować się do odpowiednich regulacji)
Lista kontrolna (od strony IT wraz z rekomendacjami)
| Obszar kontroli | Ryzyko | Co należy zweryfikować/ rekomendacja IT |
|---|---|---|
| Integracja API KSeF | Błędy integracji, niedostępność usług | Testy połączeń, obsługa błędów API, monitorowanie statusów. |
| Uwierzytelnianie i certyfikaty | Przejęcie tożsamości, utrata kluczy | Bezpieczne przechowywanie certyfikatów KSeF, rotacja kluczy, mechanizmy zabezpieczające |
| Zarządzanie uprawnieniami | Nadmierne uprawnienia, ryzyko niechcianych operacji, np. wystawienie faktur, wyciek danych | Model ról, cykliczny przegląd dostępów, rejestrowanie nadanych uprawnień, zarządzanie uprawnieniami |
| Szyfrowanie danych | Wyciek danych | Użycie protokołu SSL/TLS (HTTPS) do zabezpieczenia przesyłanych danych. |
| Bezpieczeństwo aplikacji / ERP | Luki aplikacyjne prowadzące do wycieku danych | Testy penetracyjne, skanowanie podatności, aktualizacje ERP, aktualizacje serwerów |
| Monitoring | Niewykryte ataki | Logi API, centralny SIEM, alerty dla błędów komunikacji z KSeF oraz podejrzanych działań użytkowników. |
| Procedury awaryjne | Brak możliwości wystawiania faktur przy awarii | Procedury ręcznego odzyskania danych |
| Bezpieczeństwo danych osobowych | Naruszenie RODO, wyciek danych z faktur | Minimalizacja danych, kontrola dostępu do danych w systemach lokalnych, szyfrowane archiwa. |
| Architektura i wydajność systemu | Przeciążenie systemu ERP | Testy wydajnościowe integracji, skalowanie API, buforowanie danych. |
| Backup i odtwarzanie | Utrata danych (faktur) lub historii komunikacji | Backup konfiguracji, regularne testy odtwarzania. |
| Zgodność z politykami IT | Luka proceduralna | Aktualizacja polityk: bezpieczeństwo API, zarządzanie kluczami, przetwarzanie danych księgowych. |
Podsumowanie
KSeF to system zaprojektowany przez administrację, ale odpowiedzialność za bezpieczeństwo dostępu i przetwarzania leży także po stronie przedsiębiorcy. Im szybciej firma podejdzie do KSeF nie jako do kolejnego obowiązku podatkowego, ale jako do projektu krytycznego z punktu widzenia cyberbezpieczeństwa i compliance, tym mniejsze będzie ryzyko.
Dowiedz się, co musisz sprawdzić w zakresie infrastruktury, procedur i audytów, aby uniknąć kar finansowych i zapewnić pełne bezpieczeństwo danych w obliczu KSeF, warto skonsultować się z naszym ekspertem Piotrem Stereb tel. 531 999 756, piotr.stereb@pl.gt.com
Obowiązek korzystania z KSeF przekształca fakturę z pasywnego dokumentu w krytyczny element systemu informatycznego, podlegający odpowiednim regulacjom. W obliczu zbliżających się terminów na dostosowanie przedsiębiorstwa do KSeF, ignorowanie kwestii takich jak integralność danych, zarządzanie uprawnieniami czy zgodność z RODO może prowadzić nie tylko do awarii systemów w firmie, ale przede wszystkim do dotkliwych kar finansowych i utraty tajemnicy przedsiębiorstwa.