To właśnie wtedy pojawia się pytanie: czy potrzebujemy nowego systemu, czy raczej nowego spojrzenia na to, jak z niego korzystamy?
Optymalizacja systemu jako inwestycja w efektywność
Zespół ekspertów EDISONDA, będący częścią Grant Thornton Polska, od ponad piętnastu lat pomaga organizacjom zrozumieć, gdzie tkwi prawdziwy potencjał ich systemów. Niezależnie od tego, czy mówimy o ERP, CRM, intranecie czy rozwiązaniach klasy HIS.
W wielu przypadkach problemem nie jest sama technologia, lecz sposób, w jaki system rozwijał się przez lata. Wraz z kolejnymi wdrożeniami i modyfikacjami gubi się logika interfejsu. Nowe funkcje doklejane są do istniejących modułów, a struktura danych zaczyna przypominać archiwum z minionej epoki. Użytkownicy uczą się „obchodzić” system, zamiast korzystać z jego potencjału.
Dlatego optymalizacja nie polega jedynie na poprawie wyglądu ekranów. To strategiczny proces, który zaczyna się od zrozumienia ludzi, procesów i decyzji biznesowych, jakie wspiera system.
Google news
Bądź na bieżąco ze zmianami w prawie, podatkach i księgowości! Zaobserwuj nas w Wiadomościach Google
Jak podejść do optymalizacji systemów z głową
W naszym podejściu kluczowe są trzy filary:
- Badania i analiza
Zanim zaprojektujemy cokolwiek, chcemy wiedzieć, jak użytkownicy naprawdę pracują z systemem. Obserwujemy ich w naturalnym kontekście, analizujemy zachowania, a nie tylko deklaracje. Uzupełniamy to o analizę danych, audyt UX, mapy procesów i warsztaty z zespołem klienta. Dzięki temu możemy nie tylko wskazać, co nie działa, ale też zrozumieć dlaczego.
- Projektowanie z użytkownikami
Nie tworzymy rozwiązań „zza biurka”. Wspólnie z zespołem klienta opracowujemy nowy model interakcji, który odpowiada na realne potrzeby organizacji. W efekcie powstają systemy, które upraszczają codzienną pracę, a nie wymagają kolejnych szkoleń.
- Automatyzacja i inteligentne wsparcie
Optymalizacja często otwiera drogę do automatyzacji, na przykład przez wprowadzenie AI i inteligentnych interfejsów, które przejmują powtarzalne zadania i skracają czas realizacji procesów. Zmiana przestaje być tylko estetyczna, a staje się strategiczna.
Jak różne branże podchodzą do modernizacji systemów w firmie? [PRZYKŁADY]
- System CRM dla międzynarodowej firmy e-commerce
Jeden z liderów branży e-commerce mierzył się z problemem rozproszonego środowiska CRM: pięć różnych narzędzi, przestarzały interfejs i brak automatyzacji.
Wspólnie z zespołem klienta zmapowaliśmy przepływy informacji i zaprojektowaliśmy jeden zunifikowany system CRM, oparty na danych z badań użytkowników.
Efekt?
- 32% wzrost wskaźnika użyteczności (System Usability Scale),
- ponad 3 000 godzin pracy rocznie zautomatyzowane,
- krótszy o ponad jedną trzecią czas realizacji kampanii marketingowych.
Projekt pokazał, że nawet drobne zmiany w narzędziach codziennej pracy mogą przynieść ogromne efekty, jeśli są poprzedzone badaniami i testami z użytkownikami.
Dowiedz się więcej: Jak pomogliśmy Wayfair zwiększyć użyteczność jednego systemu CRM o 32%
- ERP z trzydziestoletnią historią
Współpraca z producentem systemu klasy ERP, używanego przez setki firm produkcyjnych, rozpoczęła się od prostego pytania: jak zachować elastyczność systemu, jednocześnie czyniąc go bardziej zrozumiałym?
Wspólnie z klientem opracowaliśmy koncepcję modernizacji interfejsu. Nowoczesnego, spójnego ekosystemułączącego aplikacje desktopowe, mobilne i webowe. Celem nie była rewolucja, lecz ewolucja, umożliwiająca użytkownikom płynne przejście do nowego środowiska pracy bez zaburzania procesów.
Efekt?
- nowy wygląd,
- lepsza struktura informacji,
- wyraźniejsze ścieżki nawigacji i znacznie szybsze wdrożenie nowych użytkowników.
Projekt pokazał, że modernizacja systemów z długą historią wymaga nie odwagi, a konsekwencji i dialogu z użytkownikami.
Dowiedz się więcej: Elastyczny redesign systemu ERP z blisko 30-letnią historią
- System klasy HIS dla sektora medycznego
Producent oprogramowania dla szpitali i klinik po latach rozwoju swojego systemu doszedł do ściany. Przez niemal dwie dekady kolejne funkcje rozrastały się, aż interfejs stał się nieczytelny nawet dla doświadczonych lekarzy. Rozpoczęliśmy od warsztatów i wywiadów z personelem medycznym: lekarzami, pielęgniarkami i administracją.
Wspólnie zdefiniowaliśmy główne scenariusze pracy, a następnie opracowaliśmy nową koncepcję interfejsu dla ponad 200 ekranów systemu.
Współpraca z zespołem wdrożeniowym klienta pozwoliła stworzyć rozwiązanie, które nie tylko usprawnia przepływ informacji, ale realnie skraca czas obsługi pacjenta i zmniejsza ryzyko błędów. Ten projekt pokazał, że w systemach o krytycznym znaczeniu dla zdrowia i życia ludzi użyteczność to nie luksus, ale odpowiedzialność.
Dowiedz się więcej: Projektowanie nowoczesnego systemu szpitalnego (HIS) z myślą o dobrych doświadczeniach użytkowników – personelu medycznego
Jak wygląda proces optymalizacji
- Warsztat potrzeb biznesowych– definiujemy cele, priorytety i oczekiwania różnych zespołów.
- Audyt systemu i badania użytkowników– analizujemy, jak ludzie korzystają z systemu naprawdę.
- Projektowanie koncepcji UX/UI– budujemy prototypy i testujemy je w realistycznym kontekście.
- Współpraca z zespołem IT– dbamy, by projekt był wdrażalny technicznie.
- Testy, wdrożenie i wsparcie– weryfikujemy rozwiązania w środowisku produkcyjnym i pomagamy w adaptacji zespołów.
Każdy etap jest częścią wspólnej drogi, od diagnozy po trwałą zmianę. Dzięki temu nasi klienci nie tylko odświeżają swoje systemy, ale realnie zwiększają efektywność organizacji.
Zmodernizowane systemy przekładają się nie tylko na lepsze doświadczenie użytkownika, ale też wymierne korzyści biznesowe:
- szybsze wdrożenia nowych pracowników,
- mniej błędów i reklamacji,
- wyższe wskaźniki konwersji w systemach sprzedażowych,
- oszczędność setek godzin pracy miesięcznie,
- wzrost satysfakcji zespołów wewnętrznych.
Optymalizacja systemów to konieczność dla firmy
Optymalizacja systemów to dziś nie tyle wybór, co konieczność dla firm, które chcą utrzymać tempo w erze automatyzacji.
Zamiast tworzyć nowe narzędzia od zera, coraz częściej warto zrozumieć i ulepszyć to, co już działa, nadając systemom drugie życie, dostosowane do współczesnych oczekiwań.
Właśnie w tym tkwi siła projektowania opartego na badaniach. Bo dobrze zaprojektowany system nie tylko działa sprawnie, a wspiera ludzi w tym, co robią najlepiej.
Dowiedz się więcej i poznaj szczegółową ofertę optymalizacji kluczowych systemów.