Czym jest podpis zaufany?
Do podpisywania dowolnego dokumentu elektronicznego można wykorzystać podpis zaufany, będący integralną częścią profilu zaufanego. Założenie profilu zaufanego jest możliwe poprzez:
- wypełnienie formularza online i następnie potwierdzenie tożsamości – osobiste lub poprzez kwalifikowany podpis elektroniczny,
- za pomocą bankowego konta internetowego lub
- za pomocą e-dowodu, czyli dowodu osobistego z warstwą elektroniczną.
W ostatnim przypadku jednak, trzeba mieć podłączony do komputera odpowiedni czytnik oraz oprogramowanie e-dowodu. W ten sposób można podpisać zarówno dokumenty zapisane na dysku, jak i te, które zostały przygotowane na formularzach elektronicznych udostępnionych na biznes.gov.pl, ePUAP lub innych serwisach urzędowych. Podpisanie polega jedynie na kliknięciu przycisku „Podpisz podpisem zaufanym” oraz potwierdzeniu kodem autoryzacyjnym przesłanym przez system wiadomością SMS. Tak podpisany dokument można pobrać i zapisać na dysku bądź przesłać online do właściwego urzędu. Wśród instytucji, które wykorzystują profil zaufany są m.in.: Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS), urzędy skarbowe, Ministerstwo Rozwoju, Ministerstwo Rodziny Pracy i Polityki Społecznej, Urząd Patentowy RP. Nie każdą sprawę urzędową uda się załatwić profilem zaufanym. Profilem zaufanym nie można: podpisać deklaracji i informacji podatkowych, zamknąć spółki z ograniczoną odpowiedzialnością bądź dokonać zmian w KRS, jeśli spółka nie była zarejestrowana online. Profilem zaufanym można natomiast podpisywać sprawozdania finansowe składane następnie w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS).
Czym jest podpis kwalifikowany?
Podpis kwalifikowany jest poświadczony specjalnym certyfikatem kwalifikowanym, który umożliwia weryfikację osoby składającej podpis. Może go używać tylko ta osoba, do której podpis i certyfikat są przyporządkowane. Podpis kwalifikowany pozwala także na zawieranie umów na odległość oraz udział w aukcjach elektronicznych na platformach przetargowych. Tego zaś nie można zrobić za pomocą profilu zaufanego. Podpis kwalifikowany należy zakupić u jednego z certyfikowanych dostawców, którzy wymienieni są na stronie internetowej Narodowego Centrum Certyfikacji. Cena podpisu zależy od dostawcy jakiego wybierzemy. Podpis może mieć także różną formę – specjalnej karty kryptograficznej z czytnikiem kart podłączanym do komputera, mini czytnika z kartą SIM lub mobilnego podpisu elektronicznego, który do składania podpisu wykorzystuje aplikację zainstalowaną na telefonie. Obowiązkowym elementem bez względu na formę podpisu jest odpowiednie oprogramowanie zainstalowane na komputerze. Najpopularniejsze podpisy elektroniczne to:
- Sigilium Sign – dostawca podpisu: Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych
- Szafir 2.0 – dostawca: Krajowa Izba Rozliczeniowa
- proCentrum SmartSign – dostawca: Asseco Data Systems
- PEM-HEART 3.9 – dostawca: CenCert.
Posiadanie podpisu kwalifikowanego umożliwia:
- podpisywanie i składanie deklaracji w systemie Płatnik,
- uwierzytelnianie na stronie profilu Platformy Usług Elektronicznych ZUS (PUE ZUS),
- składanie deklaracji podatkowych drogą elektroniczną do urzędów skarbowych,
- podpisywanie i składanie sprawozdań finansowych wysyłanych do KRS,
- przekazywanie organom podatkowym danych w postaci Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK),
- rejestrację i identyfikację wykonawców biorących udział podczas aukcji lub przetargów,
- zawieranie umów oraz udział w aukcjach na elektronicznych platformach przetargowych,
- potwierdzanie tożsamości w kontaktach z urzędami oraz w komunikacji pomiędzy pracownikami jednostek w administracji publicznej,
- przesyłanie do GIIF informacji o transakcjach finansowych,
- przesyłanie Jednolitych Europejskich Dokumentów Zamówienia (w skrócie JEDZ),
- podpisywanie i pobieranie akt pracowniczych dotyczących pracowników
i zleceniobiorców, - zdalne zawieranie umów cywilno-prawnych,
- udział w zabezpieczonych aukcjach i przetargach elektronicznych,
- przesyłanie faktur elektronicznych drogą online.
Ważny fragment
Bądź na bieżąco ze zmianami w prawie, podatkach i księgowości! Zaobserwuj nas w Wiadomościach Google
Co to jest DocuSign®
DocuSign® jest to platforma, która umożliwia złożenie podpisu elektronicznego z dowolnego miejsca, o dowolnej porze, z dowolnego urządzenia z dostępem do internetu. To oprogramowanie chmurowe, co oznacza, że jeśli pliki raz zostaną wgrane na platformę, zostają w niej na zawsze i są dostępne dla każdej osoby, która podpisała dokumenty. Umożliwia to zatem nieograniczony dostęp do podpisanych plików.
DocuSign® to narzędzie popularne i wykorzystywane na całym świecie – jest dostępne w 189 krajach, korzysta z niego 40 milionów użytkowników. Trzeba jednak pamiętać, że w swojej podstawowej, najbardziej popularnej formie – nie jest kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Platforma umożliwia składanie podpisu kwalifikowanego, ale należy go wcześniej zakupić u jednego z certyfikowanych dostawców wskazanych przez Narodowe Centrum Certyfikacji.
DocuSign® może być wykorzystywany przy podpisywaniu umów z kontrahentami, protokołów odbioru, zamówień itp. W przypadku umów o pracę – pracodawca ma obowiązek podpisania się podpisem kwalifikowanym, jednak taki wymóg nie jest nałożony na pracownika. W związku z tym, pracownik może złożyć niekwalifikowany podpis przy wykorzystaniu darmowej platformy DocuSign®. Podpis ten nie zawsze jednak może być wykorzystany. Użycie DocuSign® nie jest możliwe do podpisywania:
- dokumentów przez ePUAP
- sprawozdań finansowych – DocuSign® nie obsługuje formatu podpisu XadES, w związku z tym nie umożliwia podpisywania sprawozdań finansowych w wersji XML.
Pod powszechnie obowiązującym i znanym określeniem podpis elektroniczny kryje się co najmniej kilka rodzajów podpisów. Należy mieć na uwadze, że każdy z nich charakteryzuje się konkretnymi cechami, które pozwalają na ich rozróżnienie i ich praktyczne zastosowanie.
