Podsumowanie
- Kto jest płatnikiem podatku dochodowego?
- Termin składania deklaracji PIT płatnika
- Elektroniczna wysyłka PIT-11
- Najczęstsze błędy i wątpliwości przy sporządzaniu PIT-11
- PIT-11 a ulgi i zwolnienia podatkowe
- PIT-11 a wybór właściwego urzędu skarbowego
- Nie zawsze PIT-11
- Wzór formularza PIT-11
- Sankcje za niewywiązanie się z obowiązków płatnika
Kto jest płatnikiem podatku dochodowego?
Odpowiedzialność za sporządzenie i przekazanie odpowiednich deklaracji oraz informacji podatkowych, w szczególności PIT-11, urzędom skarbowym spoczywa na płatnikach. Obowiązek ten wynika bezpośrednio z przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT) i dotyczy wszystkich podmiotów, które w trakcie roku obliczały i pobierały zaliczki na podatek. I tak, zgodnie z art. 32 ust. 1 ustawy o PIT funkcję płatnika mogą pełnić zarówno osoby fizyczne, osoby prawne, jak i jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, o ile wypłacają określone w ustawie należności i pobierają od nich zaliczki na podatek. Dotyczy to w szczególności przychodów uzyskiwanych w ramach:
- stosunku pracy,
- stosunku służbowego,
- pracy nakładczej,
- spółdzielczego stosunku pracy,
- zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakład pracy,
- udziału w nadwyżce bilansowej wypłacanej w spółdzielniach pracy.
W praktyce, oznacza to, że każdy pracodawca, który w 2025 roku wypłacał takie należności i pobierał od nich zaliczki na PIT, automatycznie staje się płatnikiem podatku dochodowego i musi rozliczyć się z tego obowiązku po zakończeniu roku.
Termin składania deklaracji PIT płatnika
W przypadku składania deklaracji PIT obowiązują ściśle określone terminy. Deklaracje składane przez płatnika za dany rok podatkowy należy przekazać do właściwego urzędu skarbowego najpóźniej 31 stycznia roku następnego. Jeżeli jednak ostatni dzień terminu przypada w sobotę lub w dzień ustawowo wolny od pracy, to za ostatni dzień terminu przyjmuje się pierwszy dzień roboczy następujący po tym terminie. Z tego względu, w 2026 roku ostateczny termin złożenia deklaracji upływa 2 lutego.
Ponadto warto nadmienić, że odrębne zasady obowiązują w sytuacji, gdy płatnik zaprzestanie prowadzić działalność gospodarczą. Wówczas obowiązek przesłania rocznego obliczenia podatku oraz informacji, przypada najpóźniej na dzień zakończenia prowadzenia działalności.
Elektroniczna wysyłka PIT-11
Przekazanie PIT-11 do urzędu skarbowego możliwe jest już tylko elektronicznie. Wskazuje na to art. 42g ust. 1 ustawy o PIT. Tym samym, w przypadku płatników, forma papierowa w relacji z urzędem skarbowym nie jest dopuszczalna. Elektroniczny obowiązek raportowania danych jest niezbędny m.in. do prawidłowego funkcjonowania usługi „Twój e-PIT”, w ramach której Krajowa Administracja Skarbowa (KAS) przygotowuje podatnikom wstępnie wypełnione roczne zeznania podatkowe, udostępniane od 15 lutego.
Najczęstsze błędy i wątpliwości przy sporządzaniu PIT-11
Sporządzenie deklaracji przez płatników wymaga nie tylko dochowania ustawowych terminów, lecz także dużej staranności i precyzji. Nawet drobne błędy mogą skutkować nieprawidłowym rozliczeniem podatku po stronie podatnika, a w konsekwencji narażać płatnika na odpowiedzialność prawną oraz dotkliwe sankcje finansowe. Dlatego tak istotne jest prawidłowe przygotowanie dokumentów. Poniżej przedstawiono najczęściej pojawiające się wątpliwości płatników, których wyjaśnienie może pomóc w uniknięciu pomyłek.
PIT-11 a ulgi i zwolnienia podatkowe
Jedną z najczęściej pojawiających się wątpliwości w trakcie corocznej „akcji PIT” jest pytanie, czy informację PIT-11 należy sporządzić również wtedy, gdy w danym roku podatkowym zaliczka na podatek dochodowy faktycznie nie była pobierana, np. z uwagi na zastosowanie ulg podatkowych lub zwolnień? Odpowiedź w tym przypadku jest twierdząca. Otóż, sam fakt, że podatek nie został pobrany lub wyniósł „zero”, nie zwalnia płatnika z obowiązku sporządzenia i przekazania PIT-11. Informacja ta jest niezbędna podatnikowi do prawidłowego rozliczenia rocznego, a dla administracji skarbowej stanowi istotne źródło danych wykorzystywanych m.in. w usłudze „Twój e-PIT”.
Istnieje jednak wyjątek od tej zasady. PIT-11 nie sporządza się w przypadku umów zlecenia lub umów o dzieło, jeżeli wynagrodzenie z danej umowy nie przekroczyło 200 zł brutto. W takiej sytuacji przychód podlega opodatkowaniu zryczałtowanym podatkiem dochodowym, a pracodawca (płatnik) nie przekazuje podatnikowi informacji PIT-11. Zamiast tego jest on zobowiązany do złożenia do urzędu skarbowego deklaracji PIT-8AR, w której wykazuje pobrany podatek ryczałtowy.
Google news
Bądź na bieżąco ze zmianami w prawie, podatkach i księgowości! Zaobserwuj nas w Wiadomościach Google
PIT-11 a wybór właściwego urzędu skarbowego
Wątpliwości często budzi również kwestia adresu zamieszkania podatnika oraz właściwego urzędu skarbowego. Warto pamiętać, że sporządzając PIT-11, płatnik powinien posługiwać się ostatnim znanym adresem zamieszkania podatnika. Tym samym za właściwy urząd skarbowy uważa się urząd właściwy według miejsca zamieszkania podatnika, a nie według siedziby pracodawcy.
Często także płatnicy muszą mierzyć się z niekompletnymi danymi identyfikacyjnymi i adresowymi. W szczególności dotyczy to braku gminy lub województwa, co utrudnia prawidłową identyfikację podatnika lub płatnika. Dlatego każdorazowo należy upewnić się, że deklaracja sporządzana jest na aktualnym wzorze opublikowanym przez Ministerstwo Finansów, a wszystkie dane są zgodne ze stanem faktycznym.
Co ważne, płatnik nie ma obowiązku samodzielnie ustalać nowego adresu podatnika, jeśli ten nie poinformował o zmianie danych. Dobrą praktyką jest jednak przypominanie pracownikom o konieczności aktualizacji danych osobowych, co pozwala uniknąć błędów i późniejszych korekt dokumentów.
Nie zawsze PIT-11
W przypadku wypłat dokonywanych na rzecz osób fizycznych lub podmiotów, które nie posiadają miejsca zamieszkania lub siedziby na terytorium Polski dla celów podatkowych, płatnik nie sporządza informacji PIT-11. Zamiast tego obowiązuje przekazanie informacji IFT (IFT-1 / IFT-1R oraz IFT-2 / IFT-2R).
Wzór formularza PIT-11
Jednym z kolejnych problemów przy sporządzaniu PIT-11 jest korzystanie z nieaktualnego wzoru formularza. Ministerstwo Finansów publikuje obowiązujące wzory informacji podatkowych w drodze rozporządzeń, a złożenie PIT-11 na niewłaściwym formularzu może skutkować odrzuceniem dokumentu przez system e-Deklaracje lub wezwaniem do korekty. Aktualne wersje formularzy są dostępne na stronie podatki.gov.pl w zakładce Formularze elektroniczne dla płatników.
Sankcje za niewywiązanie się z obowiązków płatnika
Niedopełnienie obowiązków związanych ze sporządzeniem i przekazaniem informacji PIT-11 może wiązać się z odpowiedzialnością karnoskarbową płatnika. Zgodnie z przepisami Kodeksu karnego skarbowego (KKS) sankcje grożą w szczególności za:
- niezłożenie PIT-11 w ustawowym terminie,
- złożenie deklaracji zawierających błędy lub dane niezgodne ze stanem faktycznym,
- nieprzekazanie informacji PIT-11 podatnikowi, mimo ciążącego na płatniku obowiązku.
W zależności od okoliczności i skali przewinienia czyn może zostać zakwalifikowany jako wykroczenie skarbowe lub przestępstwo skarbowe. I tak, płatnik może otrzymać mandat karny lub zostać wezwany do złożenia korekt lub wyjaśnień przed organem podatkowym. Co więcej, zgodnie z art. 54 KKS, w przypadku istotnych nieprawidłowości grozi kara grzywny do 720 stawek dziennych, a w najpoważniejszych sytuacjach także kara pozbawienia wolności.
W praktyce warto podkreślić, że terminowe złożenie korekty oraz tzw. czynny żal mogą ograniczyć lub wyłączyć odpowiedzialność karnoskarbową, dlatego szybka reakcja na wykryte błędy ma kluczowe znaczenie.
Wysyłka PIT-11 rozpoczyna coroczny sezon rozliczeń podatkowych, dlatego kluczowe jest jej prawidłowe i terminowe przekazanie. Dzięki temu można uniknąć kar i sankcji, a także zapewnić sprawny przebieg całego procesu rozliczenia podatku dochodowego za 2025 rok.
Czytaj więcej: