Dwie strony umowy: uczeń/student i pracodawca
W czasie wolnym od nauki znaczny odsetek młodych ludzi chętnie podejmuje pracę zarobkową. Przede wszystkim skłaniają ich do tego aspekty finansowe, czyli po prostu chęć zarobienia pieniędzy. Nie jest to jednak jedyny argument. Równie często uczniowie i studenci deklarują, że do podjęcia pracy motywuje ich chęć zdobycia pierwszych zawodowych doświadczeń oraz nawiązywanie kontaktów biznesowych. Istnieje również dodatkowa zachęta w postaci możliwości skorzystania z ulgi podatkowej, która zwalnia osoby do 26. roku życia z opłacania zaliczki na podatek do kwoty przychodu 85 528 PLN rocznie (dotyczy to przychodu osiąganego z dokładnie sprecyzowanych źródeł, o czym będzie mowa w dalszej części artykułu). Dzięki temu kwota, która trafiłaby do urzędu skarbowego, zasila dodatkowo konto młodego człowieka.
Po drugiej stronie są pracodawcy, którzy w okresie letnim chętnie podejmują współpracę z uczniami i studentami. Młodzi ludzie często są zatrudniani do prac sezonowych w branżach, takich jak: gastronomia, hotelarstwo, kultura czy rozrywka. W tych sektorach popyt na pracę z naturalnych względów jest największy właśnie latem, co idealnie komponuje się z okresem wakacyjnym, w którym uczniowie i studenci dysponują czasem wolnym. Warto podkreślić, że w tym okresie młodzi ludzie znajdują zatrudnienie nie tylko w “branżach sezonowych”. Chętnie zatrudniają ich również pracodawcy potrzebujący wsparcia z uwagi na okres urlopowy w firmach. Najczęściej podejmują wówczas współpracę ze studentami, zlecając im np. proste, powtarzalne prace administracyjne. Taka kooperacja, często po okresie wakacji, przeradza się w dłuższą współpracę. Ponadto, popularnością cieszą się też programy stażowe i praktyki, które pozwalają firmom wyłowić talenty i budować zaangażowany zespół w dłuższej perspektywie.
Bez względu na przesłanki rozpoczęcia współpracy, pracodawcy zyskują wiele korzyści z jej podjęcia. Przede wszystkim jest to dostęp do zmotywowanego, szybko uczącego się kapitału ludzkiego, który często wnosi do firmy świeże spojrzenie i nowe pomysły. Nie sposób też nie dostrzec korzyści finansowych. Otóż, współpraca z uczniami i studentami do 26. roku życia w ramach umowy zlecenia pozwala na realne oszczędności dzięki zwolnieniu z obowiązku oskładkowania takich umów. Dodatkowo, elastyczna forma zatrudnienia, jaką jest umowa zlecania daje możliwość przetestowania kandydata przed ewentualnym zaproponowaniem mu długofalowej współpracy. Tego typu działania mają także pozytywny wpływ na wizerunek pracodawcy, wspierając budowanie marki jako miejsca otwartego na młode talenty.
Google news
Bądź na bieżąco ze zmianami w prawie, podatkach i księgowości! Zaobserwuj nas w Wiadomościach Google
Przygotowanie do zawarcia umowy z uczniem lub studentem
Warto jednak pamiętać, że zatrudnienie ucznia lub studenta wiąże się również z określonymi obowiązkami formalnymi, które należy wykonać przed rozpoczęciem współpracy. W pierwszej kolejności zasadne jest zweryfikowanie statusu ucznia lub studenta.
W przypadku ucznia należy pamiętać, że zgodnie z przepisami prawa, za ucznia uznaje się osobę kontynuującą naukę w tej samej szkole, osobę, która ukończyła szkołę i zamierza rozpocząć naukę w szkole, w której rok szkolny rozpoczyna się 1 września, a także osobę, która ukończyła szkołę i nie kontynuuje nauki (status ten obowiązuje wówczas do 31 sierpnia). Dokumentem potwierdzającym fakt bycia uczniem może być legitymacja szkolna lub w przypadku osób, które ukończyły szkołę średnią, zaświadczenie o przyjęciu na studia (status ucznia trwa wówczas do 30 września). Dodatkowo, pracodawcy wymagają często przedłożenia przez zleceniobiorcę oświadczenia o statusie ucznia. Dzieje się tak, przede wszystkim z uwagi na przepisy i ograniczenia RODO, zgodnie z którymi nie zaleca się przechowywania kopii legitymacji szkolnych. Takie oświadczenie stanowi zabezpieczenie dla pracodawcy bądź zleceniodawcy w razie kontroli ZUS. Warto także zaznaczyć, że status ucznia dla celów zwolnienia ze składek ZUS dotyczy osób, które nie ukończyły 26. roku życia. Jednocześnie zgodnie z ustawą prawo oświatowe do szkół ponadpodstawowych zalicza się: licea ogólnokształcące, technika, szkoły branżowe I i II stopnia, trzyletnie szkoły specjalne przysposabiające do pracy oraz szkoły policealne dla osób posiadających wykształcenie średnie lub wykształcenie średnie branżowe, o okresie nauczania nie dłuższym niż 2,5 roku. Osoby uczęszczające do wymienionych szkół uznaje się za posiadaczy statusu ucznia. O utracie tego statusu zleceniobiorca jest zobowiązany poinformować zleceniodawcę.
Z kolei weryfikacja statusu studenta wygląda nieco inaczej. Studentem jest osoba, która złożyła ślubowanie i studiuje na studiach I stopnia, II stopnia lub na jednolitych studiach magisterskich. Status studenta obowiązuje do dnia zakończenia studiów lub skreślenia z listy studentów. Dniem zakończenia studiów jest w większości przypadków dzień złożenia egzaminu dyplomowego. Sytuacja kształtuje się inaczej w przypadku studentów medycyny, weterynarii oraz kierunku lekarsko-dentystycznego, gdzie za ostatni dzień uznaje się dzień złożenia ostatniego wymaganego egzaminu oraz w przypadku studentów farmacji i fizjoterapii, gdzie pod uwagę bierze się dzień zaliczenia ostatniej wymaganej programem studiów praktyki.
Ważny fragment
W tym miejscu warto zaznaczyć, że status studenta nie jest tożsamy z tzw. prawami studenta, które w przypadku ukończenia studiów I stopnia trwają do 31 października.
Rozróżnienie tych dwóch kwestii jest kluczowe dla prawidłowego rozliczania umów zleceń. Z tego względu w przypadku zleceniobiorców kończących studia I stopnia, należy zwrócić szczególną uwagę i dodatkowo dopytać o dzień egzaminu dyplomowego. Tacy zleceniobiorcy powinni zostać zgłoszeni do ZUS z dniem następującym po dniu egzaminu dyplomowego i od tego momentu należy naliczać składki od ich wynagrodzeń. W tej konkretnej sytuacji ważna legitymacja nie będzie dawała uprawnień do zwolnienia ze składek ZUS. Status studenta i zwolnienie składkowe będą obowiązywały ponownie wraz z przyjęciem na studia II stopnia.
W celu potwierdzenia swojego statusu, zleceniobiorca-student powinien przedłożyć zleceniodawcy legitymację studencką do wglądu w celach dowodowych. Podobnie jak w przypadku uczniów, często praktykuje się również dodatkowo egzekwowanie oświadczeń zleceniobiorców, gdzie potwierdzają oni swój status studenta. Z uwagi na przepisy RODO nie zaleca się przechowywania kopii legitymacji studenckich, mimo że podczas kontroli ZUS często zdarza się, że inspektorzy wskazują legitymację jako jedyny dopuszczalny dowód potwierdzający status studenta. Zachodzi tutaj dysonans pomiędzy ograniczeniami, jakie wprowadza ustawa RODO, a wymaganiami ZUS-u. Rozwiązaniem może być dostarczanie przez zleceniobiorców zaświadczeń z uczelni, które potwierdzają status studenta w określonym przedziale czasowym. Dla ZUS-u jest to dokument bardziej rzetelny i formalny niż oświadczenie studenta o posiadanym statusie. Z punktu widzenia przepisów RODO rozwiązanie jest bezpieczniejsze, gdyż nie wiąże się z koniecznością przechowywania kopii legitymacji. Można zatem potraktować je jako pewnego rodzaju kompromis pomiędzy tym, czego wymaga ZUS oraz ograniczeniami jakie wprowadza ustawa RODO. Należy także pamiętać, że student ma obowiązek niezwłocznie poinformować zleceniodawcę o utracie statusu, np. po złożeniu egzaminu dyplomowego lub skreśleniu z listy studentów. Dodatkowo warto mieć na uwadze, że słuchacze studiów doktoranckich i podyplomowych nie są objęci zwolnieniem z obowiązku opłacania składek ZUS w przypadku zawarcia umowy zlecenia. W ich przypadku składki powinny być naliczane na zasadach ogólnych.
Dodatkowe zasady zatrudnienia młodocianych
Pracodawcy zobligowani są również do weryfikacji wieku uczniów. Przedsiębiorca planujący zatrudnić osobę młodocianą, czyli taką, która ukończyła 15 lat, ale nie ukończyła jeszcze 18. roku życia, powinien być świadomy szczególnych zasad obowiązujących przy zatrudnianiu tej grupy osób. Kwestie te szczegółowo reguluje dział dziewiąty Kodeksu pracy. Niemniej jednak kluczową kwestią jest to, że osoby młodociane mogą być zatrudniane wyłącznie do prac lekkich, które nie zagrażają ich zdrowiu, życiu ani prawidłowemu rozwojowi, lub w celu przygotowania zawodowego. Ponadto obowiązują specjalne zasady dotyczące czasu pracy w zależności od wieku osoby młodocianej oraz okresu w trakcie roku kalendarzowego (okres nauki/okres ferii). Osoby poniżej 18. roku życia nie mogą pracować także w porze nocnej oraz w godzinach nadliczbowych.
Dostępne formy współpracy z uczniem lub studentem
Chcąc zatrudnić ucznia lub studenta w wieku do 26. roku życia należy rozważyć kilka możliwości. Najczęściej z uczniami i studentami na okres wakacji są podpisywane umowy zlecenia. Innymi, choć nieco rzadziej wybieranymi rozwiązaniami są umowy o pracę, umowy o dzieło czy umowy o praktykę absolwencką. Decydując się na daną opcję należy wziąć pod uwagę przede wszystkim przedmiot umowy, charakter współpracy łączącej strony oraz potencjalne koszty. Poniżej przedstawiona została krótka charakterystyka każdej z czterech wcześniej wspomnianych umów. Dla porównania, w tabeli przyjęto jednolitą kwotę wynagrodzenia, 5000 zł brutto, dla każdego wariantu.
Współpraca wakacyjna z uczniami i studentami to korzystne rozwiązanie dla obu stron, ponieważ pozwala młodym zdobyć doświadczenie, a pracodawcom elastycznie uzupełnić braki kadrowe. Przed wyborem formy umowy warto ocenić: charakter zadań, planowany czas współpracy oraz dostępność i preferencje kandydata. W przypadku wątpliwości dotyczących tego, czy podpisanie danego rodzaju umowy będzie zgodne z przepisami warto zasięgnąć opinii fachowców w tym zakresie. Można również skontaktować się z Państwową Inspekcją Pracy (telefonicznie, mailowo lub listownie). Instytucja ta jest zobligowana do udzielanie nieodpłatnej konsultacji lub porady w tym zakresie.