Wysłuchaj artykuł* lub czytaj dalej
*Artykuł czytany głosem wygenerowany przez AI
Etapy postępowania wyjaśniającego
Postępowanie wyjaśniające możemy podzielić na cztery etapy składające się z następujących czynności:
- Przyjęcie i kwalifikacja zgłoszenia – określenie osób związanych ze zgłoszeniem (sygnalisty i osób które mu pomagają oraz osób których zgłoszenie dotyczy), potwierdzenie bezstronności zespołu wyjaśniającego oraz kwalifikacja zgłoszenia (potwierdzenie czy spełnia ono warunki określone w procedurze wewnętrznej).
- Weryfikacja zgłoszenia – potwierdzenie czy możliwe i celowe jest wszczęcie postępowania wyjaśniającego, a w konsekwencji podjęcie decyzji o wszczęciu (lub nie wszczynaniu) czynności dowodowych oraz dalsza komunikacja z sygnalistą. Na tym etapie można również odstąpić od podejmowania dalszych działań np. jeśli zgłoszenie dotyczy nieprawidłowości już znanej podmiotowi lub gdy możliwe jest jednoznaczne potwierdzenie, że zgłoszenia dokonano w złej wierze.
- Właściwe postępowanie wyjaśniające – jeśli zapadnie decyzja o podjęciu dalszych działań, a weryfikacja zgłoszenia nie dostarczy niebudzących wątpliwości powodów do jego odrzucenia zespół powinien przejść do właściwego postępowania wyjaśniającego na które składa się m.in.: przeprowadzenie czynności dowodowych, wykonanie analiz oraz wnioskowanie.
- Raport i rekomendacje – podsumowanie podjętych działań i ustalonych faktów oraz określenie dalszych kroków.
W tym artykule skupimy się na właściwym postępowaniu wyjaśniającym i raportowaniu. Wcześniejsze etapy zostały opisane w artykule Zgłoszenie sygnalisty – obowiązki firmy krok po kroku.
Google news
Bądź na bieżąco ze zmianami w prawie, podatkach i księgowości! Zaobserwuj nas w Wiadomościach Google
Zaplanowanie harmonogramu działań
Każde postępowanie wyjaśniające powinno rozpocząć się od planowania i przygotowania harmonogramu działań. Niektóre czynności dowodowe, takie jak zabezpieczenie danych z sprzętów elektronicznych i serwerów poczty e-mail, muszą zostać wykonane jak najszybciej tak, aby ograniczyć ryzyko ingerencji w ich zawartość (np. poprzez usunięcie niektórych danych).
Kluczowe jest również zaplanowanie interakcji z pracownikami firmy w taki sposób aby nie ujawnić tożsamości sygnalisty, a w niektórych przypadkach również nie zdradzić przedmiotu postępowania. Dobre zaplanowanie poszczególnych czynności ma kluczowe znaczenie dla efektów postępowania.
Ważne jest również aby zespół prowadzący postępowanie regularnie aktualizował ustalony harmonogram. W trakcie postępowania często pojawiają się nowe okoliczności, które wymagają wykonania dodatkowych czynności np. zebrania kolejnych danych lub przeprowadzanie rozmów z nowymi osobami, co może wydłużyć proces.
Kto powinien prowadzić postępowanie wyjaśniające?
Kolejną istotną rzeczą jest ustalenie składu zespołu prowadzącego postępowanie.
Ważny fragment
W ramach prowadzenia wewnętrznych postepowań wyjaśniających często wymagane jest zaangażowanie osób posiadających specjalistyczne kompetencje z różnych dziedzin np. informatyków śledczych, ekspertów ds. baz danych, specjalistów ds. księgowości i finansów czy osób posiadających kompetencje w zakresie przeprowadzania białego wywiadu (tzw. OSINT).
Istotne jest aby w skład zespołu wchodziły również osoby z wewnątrz organizacji, a najlepiej bezpośrednio z badanego działu, które znają jego strukturę i sposób funkcjonowania.
Ważne jest aby w takim zespole znalazły się również osoby posiadające kompetencje miękkie. Należy pamiętać, że postępowania prowadzone są na „żywym” organizmie, z którym zespół wyjaśniający będzie wchodził w częste interakcje. Postępowanie może wymagać np. przeprowadzenia wywiadów z pracownikami lub obciążenia ich dodatkowymi obowiązkami związanymi z przygotowaniem informacji co może mieć bezpośredni wpływ na ich codzienną pracę. Niewłaściwie przeprowadzenie tych czynności może zdemotywować pracowników, mogą oni stracić zaufanie do pracodawcy, a w skrajnych przypadkach nawet podjąć decyzję o poszukiwaniu nowego pracodawcy.
Jakie są podstawowe źródła danych?
Podstawową czynnością dowodową jest analiza i synteza zgromadzonej w organizacji dokumentacji. Na potrzeby postępowania mogą być wykorzystywane dokumenty takie jak:
- Zestawienia księgowe (np. zapisy na wybranych kontach czy dzienniki księgowań)
- Dokumentacja dotycząca wybranych transakcji (np. umowy, faktury, potwierdzenia dostaw i płatności
- Korespondencja listowna
- Korespondencja elektroniczna – zabezpieczona i przetworzona przy pomocy specjalnego oprogramowania umożliwiającego szczegółową analizę
- Dokumentacja dotycząca pracowników (np. umowy, listy płac, rejestry czasu pracy i rejestr delegacji)
- Inne (np. zapisy z kamer monitoringu, billingi telefonów służbowych, zapisy z GPS w autach służbowych)
Ważny fragment
Zabezpieczanie podstawowych źródeł danych powinno być jednym z pierwszych kroków podejmowanych przez prowadzących postepowanie, szczególnie w sytuacji, gdy osoby nim objęte mają do nich dostęp i możliwość ingerencji. Ważny jest też sposób zabezpieczenia danych, szczególnie jeżeli mają one być później wykorzystane w ewentualnym postępowaniu sądowym.
Zespół prowadzący postępowanie powinien zapisywać zebrane przez siebie dokumenty i wykonywane analizy tak aby w fazie raportowania móc je szczegółowo opisać, a w razie potrzeby odtworzyć.
Poza dokumentami zgromadzonymi przez daną organizację prowadzący postępowanie mogą korzystać z ogólnodostępnych źródeł informacji. Mogą być one szczególne przydatne w przypadku spraw dotyczących konfliktu interesu i nieuczciwej konkurencji, gdzie ważne może być ustalenie ewentualnych powiązań pomiędzy osobami w organizacji a podmiotami zewnętrznymi.
W celu pełnego zrozumienia dokumentacji warto omówić wnioski płynące z jej analizy w trakcie tzw. rozmów wyjaśniających z pracownikami organizacji.
Z kim przeprowadzić rozmowy wyjaśniające?
Kolejnym elementem pojawiającym się często w trakcie przeprowadzania czynności dowodowych są rozmowy wyjaśniające. Po wstępnym rozpoznaniu sprawy warto przeprowadzić taką szerszą rozmowę wyjaśniającą z sygnalistą (o ile mamy dane umożliwiające nawiązanie kontaktu), tak aby potwierdzić szczegóły zgłoszenia i spróbować pozyskać dodatkowe informacje, które mogą być przydatne dla sprawy.
Wartościowe mogą być również rozmowy z innymi pracownikami np. osobami które współpracowały z osobą objętą zgłoszeniem tak, aby potwierdzić w innych źródłach informacje otrzymane od sygnalisty.
Obiektywnie najtrudniejsze są rozmowy z osobami których dotyczyło zgłoszenie. Z reguły przeprowadza się je już po zebraniu materiałów z innych źródeł i mają one na celu umożliwienie takiej osobie przedstawienia swojego punktu widzenia i odniesienia się do zebranych materiałów. Trudność wynika m.in. z emocji jakie towarzyszą rozmowom o charakterze konfrontacyjnym oraz faktu, że jest to często pierwsza i ostatnia styczność audytora z rozmówcą – z praktyki wynika, że nie są oni na dalszym etapie skłonni do współpracy lub odchodzą z organizacji.
Ważny fragment
Przy okazji przeprowadzania rozmów z pracownikami szczególnie ważne jest zachowanie poufności. Chodzi tu zarówno o informacje które uzyskujemy podczas tych rozmów jak i informacje przekazywane przez prowadzących postępowanie (np. w formie pytań) które mogłyby umożliwić identyfikację sygnalisty.
Raport i rekomendacje
Efektem czynności dowodowych jest raport z postępowania wyjaśniającego. Taki raport powinien zawierać podsumowanie zebranych informacji i przeprowadzonych działań oraz opis stanu faktycznego.
Istotnym wyzwaniem w fazie raportowania jest ograniczenie się do potwierdzonych faktów i zapewnienie obiektywizmu autorów.
Ważny fragment
Raport powinien bezstronnie przedstawiać zgromadzone dokumenty i istotne okoliczności, może być również rozszerzony o rekomendacje co do ewentualnych dalszych kroków w postępowaniu i/lub podjęcia środków zaradczych.Zawarte w raporcie rekomendacje zależą od okoliczności oraz mechanizmów zidentyfikowanych nadużyć. Mogą one dotyczyć szczegółowo nadużycia będącego przedmiotem postępowania, ale mogą mieć też charakter bardziej ogólnofirmowy – w przypadku identyfikacji poważnych luk w funkcjach kontrolnych organizacji.
Zawarte w raporcie rekomendacje zależą od okoliczności oraz mechanizmów zidentyfikowanych nadużyć. Mogą one dotyczyć szczegółowo nadużycia będącego przedmiotem postępowania, ale mogą mieć też charakter bardziej ogólnofirmowy – w przypadku identyfikacji poważnych luk w funkcjach kontrolnych organizacji.
Postępowanie wyjaśniające jest skomplikowanym procesem, który wymaga aktywnego zarządzania i aktualizacji w miarę ustalania kolejnych okoliczności i faktów. Ze względu na stopień skomplikowania zespół prowadzący postępowanie powinien składać się z osób zapewniających wachlarz kompetencji zarówno twardych jak i miękkich. Znalezienie w organizacji bezstronnych dla sprawy osób o odpowiednich kompetencjach jest kluczową częścią samego postępowania, a w wielu firmach może stanowić poważne wyzwanie. Równie istotne jest zapewnienie wśród członków zespołu odpowiedniego doświadczenia w prowadzeniu tego typu postępowań. Z praktyki wynika, że jeden niefortunny błąd może poważnie wpłynąć na efekty całego postępowania.
Czytaj więcej:
