Bycie pracodawcą to trudne i odpowiedzialne zadanie. Podmiot zatrudniający pracowników musi być świadomy obowiązków, które na nim ciążą. Wiele z nich jest ściśle związanych z osiąganą wielkością zatrudnienia. Pracodawcy, a także osoby odpowiedzialne za aspekty kadrowe w firmie, zgodnie wymieniają tzw. graniczne liczby, które wiążą się z kolejnymi, ustawowo nałożonymi zadaniami.
Wśród takowych liczb można wyróżnić liczbę 20. Zgłaszanie do ubezpieczenia większej ilości osób na dzień 30.11. danego roku kalendarzowego świadczy o tym, iż w kolejnym roku kalendarzowym płatnik będzie dokonywał wypłaty zasiłków. Liczba 25 także jest istotna, gdyż wiążę się z obowiązkiem dokonywania comiesięcznych wpłat na PFRON w przypadku niezatrudniania określonego odsetka osób niepełnosprawnych. Na uwagę zasługuje także liczba 50, którą większość osób kojarzy z koniecznością utworzenia Regulaminu pracy i wynagradzania, a także ZFŚS. W dużym skrócie, w kontekście tych kwestii, niemal wszyscy są zgodni. Wielu pracodawców nie ma jednak świadomości, iż zatrudnienie 50 pracowników wiąże się także z koniecznością poinformowania zatrudnionych o prawie do utworzenia rady pracowników.
Czym jest rada pracowników?
Jest to organ reprezentacji pracowniczej ustanowiony ustawą z dnia 7 kwietnia 2006 r. o informowaniu pracowników i przeprowadzaniu z nimi konsultacji. Ustawa ta ma na celu wdrożenie w Polsce dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2002/14/WE z dnia 11 marca 2002 r. ustanawiającej ramowe warunki informowania i przeprowadzania konsultacji z pracownikami we Wspólnocie Europejskiej.
Funkcjonowanie rady pracowników reguluje wyżej wskazana ustawa. Zgodnie z tym aktem prawnym rada pracowników może funkcjonować u pracodawców, którzy prowadzą działalność gospodarczą i zatrudniają minimum 50 pracowników. Dotyczy to przedsiębiorstw prywatnych, gdyż w przedsiębiorstwach państwowych, mieszanych i państwowych instytucjach filmowych działają rady pracownicze.
Nasz ekspert Anna Mrozek jest do Twojej dyspozycji.
Jak liczna powinna być rada?
Liczba członków rady uzależniona jest od wielkości zatrudnienia i wynosi odpowiednio:
- 3 pracowników dla wielkości zatrudnienia pomiędzy 50 a 250 pracowników;
- 5 pracowników dla wielkości zatrudnienia pomiędzy 251 a 500 pracowników,
- 7 pracowników dla wielkości zatrudnienia powyżej 500 pracowników.
Istotny jest fakt, iż w przypadku gdy u pracodawcy działają organizacje związkowe to każda z nich ma prawo do zgłoszenia minimum jednego członka rady. Możliwa jest zatem sytuacja, w której członków rady będzie więcej niż wynika z wyżej wskazanej wielkości zatrudnienia. Ponadto, organizacjom związkowym przysługuje prawo do ustalenia odmiennych zasad reprezentacji w radzie.
Kto dokonuje wyboru członków rady?
Ta kwestia jest ściśle związana z funkcjonowaniem u danego pracodawcy organizacji związkowych. W przypadku, gdy działa jedna taka organizacja, jej zarząd wybiera członków rady i informuje o tym pracodawcę. W sytuacji, gdy istnieje więcej organizacji związkowych powinny one wspólnie, w drodze porozumienia wybrać radę pracowników i powiadomić o tym fakcie pracodawcę. Gdy w danym podmiocie zatrudniającym do 100 pracowników nie funkcjonuje żadna organizacja związkowa, wyboru członków rady dokonują pracownicy w oparciu o kandydatury zgłoszone na piśmie przez grupę min. 10 zatrudnionych. Dla pracodawców, u których nie działa żadna organizacja związkowa, a zatrudniających ponad 100 pracowników, sytuacja wygląda podobnie, z tym że kandydatury muszą zostać zgłoszone przez grupę min. 20 pracowników.
Kwestiami, które muszą zostać uregulowane z pracodawcą są przede wszystkim:
- zasady oraz tryb informowania oraz przeprowadzania konsultacji;
- tryb rozstrzygania kwestii spornych;
- reguły związane z ponoszeniem kosztów w związku z wyborem i działalnością rady w przypadku pracodawców, u których nie działa żadna organizacja związkowa. W tej sytuacji należy wziąć pod uwagę także koszty korzystania z usług specjalistów, gdy okaże się to konieczne.
Koszty w związku z funkcjonowaniem rady pracowników ponosi pracodawca w sytuacji, gdy nie funkcjonują organizacje związkowe. W przypadku, gdy działają organizacje związkowe, to one są odpowiedzialne za finansowanie działalności rady pracowników.
Ustalając liczbę pracowników, która pozwala na utworzenie rady pracowników należy wziąć pod uwagę przeciętny stan zatrudnienia (liczba zatrudnionych w ramach stosunku pracy) z okresu 6 miesięcy przed dniem powiadomienia o wyborach członków rady. We wskazanej liczbie należy pominąć pracowników młodocianych. W przypadku, gdy pracodawca prowadzi działalność przez krótszy okres czasu należy przyjąć właściwą (mniejszą) liczbę miesięcy do obliczeń i dokonać ich według wskazanego algorytmu. Kluczowym jest fakt poinformowania pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy o osiągnięciu zatrudnienia, które stwarza możliwość utworzenia rady pracowników (50 osób).
Komu przysługuje czynne i bierne prawo wyborcze?
Czynne prawo wyborcze przysługuje każdemu pracownikowi z wyłączeniem pracowników młodocianych. Bierne prawo wyborcze posiadają pracownicy, którzy są zatrudnieni min. 1 rok u danego pracodawcy, z wyjątkiem sytuacji, gdy pracodawca prowadzi działalność przez krótszy czas. Pozbawione biernego prawa wyborczego są również osoby jednoosobowo kierujące zakładem pracy, ich zastępcy, pracownicy wchodzący w skład kolegialnych organów zarządzających zakładem pracy, główni księgowi, radcy prawni oraz pracownicy młodociani.
Ważny jest fakt, iż za przeprowadzenie wyborów odpowiada komisja wyborcza działająca na podstawie regulaminu. Wybory powinny, w miarę możliwości, zostać przeprowadzone na zebraniu pracowników w ciągu dnia roboczego, w drodze bezpośredniego i tajnego głosowania. Są one uznane za ważne w przypadku, gdy weźmie w nich udział min. 50% upoważnionych do głosowania pracowników. W sytuacji, gdy z czynnego prawa wyborczego skorzysta mniejsza ilość osób, w terminie do 30 dni od pierwszych wyborów, należy przeprowadzić kolejne, których wynik będzie ważny niezależnie od ilości osób, które wezmą w nich udział. Członkami rady zostają ci pracownicy, którzy uzyskają największą liczbę głosów. W przypadku uzyskania przez poszczególne osoby tej samej ilości głosów i niemożności ustanowienia tak liczebnej rady, rozstrzygnięcia dokonują pracownicy, głosując ponownie na wybranego kandydata. Czas trwania kadencji członków rady wynosi 4 lata. Pierwsze zebranie powinno odbyć się w terminie 30 dni od dnia wyboru rady i zostać zwołane przez pracodawcę. W zakresie obowiązków rady jest wybór przewodniczącego oraz ustanowienie regulaminu. Kolejne wybory powinny zostać zorganizowane najpóźniej na 14 dni przed upływem kadencji aktualnie działającej rady.
Członkostwo w radzie ustaje w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy członka rady, a także w sytuacji gdy zrzekni się on swojej funkcji. W przypadku pracodawców, u których działa organizacja związkowa dopuszcza się odwołanie przez nią członka rady. Jeżeli u danego pracodawcy nie działa organizacja związkowa wówczas o ustanie członkostwa danego członka rady może zawnioskować 50% pracowników zatrudnionych min. 6 m-cy u danego pracodawcy (w tej sytuacji wszystkie wnioskujące osoby muszą podpisać się na wniosku).
O czym pracodawca powinien informować radę pracowników?
Katalog tych kwestii jest zamknięty i obejmuje:
- informowanie o działalności i sytuacji ekonomicznej pracodawcy, a także planowanych zmianach w tym zakresie. W tym kontekście pracodawca często udostępnia radzie takie dokumenty jak roczne sprawozdanie finansowe, bilans, rachunek zysków i strat czy plany restrukturyzacji;
- stanie, strukturze i prognozowanych zmianach zatrudnienia, a także wszelkich działaniach mających na celu utrzymanie istniejącego stanu zatrudnienia. We wskazanym zakresie pracodawca dzieli się z radą pracowników informacjami dotyczącymi poziomu absencji, jej przyczyn czy danymi dotyczącymi fluktuacji kadr;
- działaniach zmierzających do zmian w zakresie organizacji pracy i podstawach zatrudnienia.
Informacje te powinny być przekazywane na pisemny wniosek rady pracowniczej, a także w przypadku zamiaru wprowadzenia zmian we wskazanych zakresach przez pracodawcę.
Pracodawca powinien przekazać informacje w takim terminie, formie i zakresie, aby rada pracowników mogła się z nimi zapoznać i przygotować do konsultacji. Konsultacjom nie podlegają jednak kwestie działalności ekonomicznej pracodawcy. W tym przypadku pracodawca ma obowiązek jedynie informowania rady. We wszystkich wskazanych kwestiach rada ma prawo wyrażenia opinii. Warunkiem jest zgoda większości członków z opinią. W przypadku, gdy członkowie rady mają odmienne zdania w danej kwestii, one także powinny zostać zaprezentowane pracodawcy.
Członkowie rady pracowniczej, a także specjaliści, z których ekspertyz korzystali, są zobowiązani do nieujawniania informacji pozyskanych w związku z pełnioną funkcją. Zakaz ten obowiązuje przez cały okres członkostwa oraz po jego ustaniu (jednak nie dłużej niż przez okres 3 lat).
Pracodawca ma prawo nie ujawniać informacji w sytuacji, gdy uzna, że wyjawienie ich mogłoby zaburzyć jego działalność lub narazić na szkodę. W opisywanej sytuacji rada pracowników może uznać tego typu postępowanie za niezgodne z ustawą i wystąpić do sądu rejonowego z wnioskiem o zwolnienie z obowiązku zaufania poufności informacji, nakazanie udostępnienia informacji lub przeprowadzenie konsultacji.
Bycie członkiem rady wiążę się z dodatkowymi przywilejami, np. z prawem do płatnego zwolnienia od pracy w przypadku, gdy realizacja zadań związanych z członkostwem musi być wykonywana w godzinach pracy. Ponadto, pracodawca bez zgody rady pracowników nie może wypowiedzieć, ani rozwiązać stosunku pracy z takim pracownikiem. Co więcej, pracodawca nie może zmienić na gorsze warunków pracy i płacy członka rady w okresie trwania członkostwa w przypadku, gdy nie uzyska na to zgody ze strony rady pracowników.
Czy pracodawcy grożą konsekwencje w przypadku nierealizowania zadań, które określa ustawa?
Zdecydowanie – pracodawca może zostać obciążony karą grzywny lub nawet ograniczenia wolności w przypadku, gdy uniemożliwia utworzenie rady pracowników, nie podaje informacji o stanie zatrudnienia, który stwarza możliwość jej utworzenia oraz utrudnia lub nie organizuje wyborów do rady. Z podobnymi konsekwencjami musi liczyć się także pracodawca, który nie przekazuje danych i nie podejmuje dialogu z pracownikami w kwestiach, które definiuje ustawa. Pracodawca może zostać ukarany także za dyskryminowanie członków rady w zakresie związanym z działalnością członkowską.
Obowiązkiem pracodawcy jest przekazanie ministrowi ds. pracy informacji o radzie pracowników. Gotowy wzór dokumentu stanowi załącznik do ustawy. Pracodawca powinien przekazać go w terminie do 30 dni od otrzymania informacji o wyborze członków rady pracowników (w przypadku, gdy u pracodawcy działa organizacja związkowa) lub od dnia wyboru członków rady przez pracowników (w sytuacji, gdy u danego pracodawcy nie działa organizacja związkowa).
Przepisów nie stosuje się w stosunku do pracodawców, u których przed dniem wejścia w życie ustawy obowiązywało porozumienie dotyczące informowania pracowników i przeprowadzania z nimi konsultacji, które zapewniało warunki informowania pracowników i przeprowadzania konsultacji na co najmniej takim poziomie, jak wskazana ustawa. Ponadto, w okresie przejściowym obejmującym czas od 7 kwietnia 2006 r. do 23 marca 2008 r. przepisy ustawy z dnia 7 kwietnia 2006 o informowaniu pracowników i przeprowadzaniu z nimi konsultacji stosowało się w odniesieniu do pracodawców, którzy zatrudniali min. 100 pracowników.
Podsumowując, pracodawca powinien mieć świadomość istoty istnienia organu jakim jest rada pracownicza. Ponadto, w sytuacji osiągnięcia stanu zatrudnienia wynoszącego 50 pracowników musi pamiętać o konieczności niezwłocznego poinformowania o tym fakcie zatrudnionych. W świetle obecnej sytuacji na rynku pracy, gdzie panuje rynek pracownika, sprawnie prowadzony dialog z radą pracowników może stanowić dużą wartość dodaną dla zatrudnionych, a także budować markę pracodawcy jako firmy, w której głos zatrudnionych jest istotny.
