Wszystko, co trzeba wiedzieć o JPK_KR

Obowiązek przekazywania plików JPK_KR

Dotyczy on wszystkich przedsiębiorców, którzy prowadzą księgi przy użyciu programów komputerowych. Dla dużych przedsiębiorców obowiązek ten wszedł w życie z dniem 1 lipca 2016 roku. Organ kontrolujący prosi o JPK_KR, czyli o co chodzi? No właśnie, chodzi tutaj o przekazanie na żądanie całości lub części ksiąg podatkowych oraz dowodów księgowych, w postaci elektronicznej, w tzw. strukturze logicznej.

W skład struktury JPK_KR wchodzą poniższe dane z ksiąg:

• Dziennik,
• KontoZapis – zapisy/operacje na kontach,
• ZOiS – zestawienie obrotów i sald.

Taka forma przekazywania danych ma min. przyśpieszyć i ułatwić kontrole organom podatkowym, które to na podstawie przesłanych plików będą oceniać prawidłowość rozliczeń podatkowych, jak również rzetelność ksiąg.

Zweryfikuj politykę rachunkowości w swojej organizacji

Co zatem zrobić, żeby fiskus szybko i sprawnie sprawdził zgodność np. CIT z księgami i jednocześnie nie miał wątpliwości co do prawidłowości wykazanych transakcji. Moim zdaniem, pomimo, że nie można tego wprost wyczytać z przepisów, najlepiej jest operacje na kontach wynikowych księgować z oznaczeniem czy jest to koszt/przychód podatkowy czy też nie. Można to zrobić poprzez dodanie kolejnego poziomu analityki, albo wykorzystać tzw. MPK/Wymiary jeśli taka funkcjonalność występuje w naszym systemie księgowym. Należy również wydzielić konta dla księgowań, które wpływają na wynik podatkowy, ale w danym roku nie mogą być ujęte w rachunku zysków i strat. Mogą to być np. konta pozabilansowe. Ponadto warto w swojej organizacji ustandaryzować opisy operacji, co pozwoli na sprawne wyszukiwanie dokumentów o tej samej treści. Powinniśmy również przejrzeć i zaktualizować politykę rachunkowości, poprzez opisanie min. przejścia z wyniku bilansowego na wynik podatkowy. W części ZOiS występują pola „KodKonta”, „KodKategorii”, „KodPodkategorii”, które mogą budzić wątpliwości, jakie informacje powinny się w nich znaleźć. To, jak szczegółowo pokażemy analitykę kont zależy od przyjętego planu kont podatnika. Pamiętajmy również, że transakcje w walutach obcych (dalej: WO) należy księgować zarówno w walutach oryginalnych jak i przeliczone na walutę polską. Co prawda w omawianej strukturze pola „KwotaMaWaluta”, „KwotaWinienWaluta”, „KodWalutyWinien”, „KodWalutyMa” są oznaczone jako nieobowiązkowe, ale mogą zostać puste tylko w przypadku, kiedy transakcja jest zawarta wyłącznie w walucie polskiej. To oznacza, że jeżeli transakcja jest dokonana w walucie obcej, to w JPK_KR w części „KontoZapis” wykazujemy wartości w PLN i WO.

Istota terminowego i rzetelnego prowadzenia ksiąg

Na co musimy zwrócić szczególną uwagę zanim dane z ksiąg trafią do organu kontrolującego? Przede wszystkim na to, żeby księgi były prowadzone na bieżąco, rzetelnie, w sposób niewadliwy. Prowadzenie ksiąg na bieżąco umożliwia prawidłowe i terminowe tj. po zamknięciu miesiąca, sporządzenie deklaracji podatkowych, zestawienia obrotów i sald, dzienników, zapisów na kontach. Zamknięcie miesiąca oznacza trwałe zamknięcie okresów w systemie księgowym. Niedopuszczalne jest sporządzanie JPK_KR z tzw. bufora czy brulionu (nazwa w zależności od systemu FK), gdyż jest to funkcjonalność, która pozwala na edytowanie i poprawianie oraz usuwanie z tego miejsca wprowadzonych dokumentów.

Organ kontrolujący uzna księgi za:

• rzetelne – jeżeli dokonywane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty,
• wadliwe – jeżeli są prowadzone niezgodnie z przepisami prawa.

Zwróć uwagę na daty, aby uniknąć błędów

Warto jeszcze zwrócić uwagę na to, co oznaczają poszczególne daty w strukturze JPK_KR:

• Data księgowania – jest to data, pod którą ujęto dowód w księgach, tj. faktycznego zaksięgowania w systemie (data trwałego zapisu w księgach) – tą datę nadaje system; nie jest to data wprowadzenia do bufora czy brulionu,
• Data dowodu – jest to data sporządzenia dowodu księgowego,
• Data operacji – jest to data operacji gospodarczej, np. zakupu/sprzedaży.