UWAGA! Ministerstwo Finansów 19 stycznia zapowiedziało, że obowiązkowy KSeF nie wejdzie w życie 1 lipca 2024 roku
Podstawy prawne i rodzaje uprawnień w KSeF
Rodzaje uprawnień do korzystania z KSeF, sposoby nadawania, zmiany lub odbierania tych uprawnień oraz wzór zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu uprawnień zostały określone w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2021 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz. U z 2021 r. poz. 2481 ze zmianami); (dalej: Rozporządzenie KSeF).
Ze względu na przedmiot, uprawnienia w KSeF dzielą się na trzy grupy, tzn. uprawnienia do:
- nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF;
- wystawiania lub dostępu do faktur ustrukturyzowanych;
- wystawiania faktur ustrukturyzowanych w drodze tzw. samofakturowania.
Należy wyjaśnić, że uprawnienia wskazane w punkcie 1 i 2 mogą mieć charakter pierwotny (są to uprawnienia przypisane automatycznie do podatnika jako właściciela przedsiębiorstwa) albo uprawnień dalszych, czyli nadanych przez konkretny podmiot lub osobę, niezbędnych do działania w KSeF w imieniu innego podmiotu lub osoby.
Uprawnienia pierwotne w KSeF
Z KSeF korzystać mogą zarówno osoby fizyczne jak i podmioty inne niż osoby fizyczne (dalej: Organizacje).
Uprawnienia pierwotne w przypadku osób fizycznych będących podatnikami (sprzedawcami) są przyznane automatycznie. Oznacza to, że podatnik będący osobą fizyczną może po uwierzytelnieniu się w KSeF od razu zarządzać uprawnieniami, w tym np. nadać je innej osobie, wystawiać faktury ustrukturyzowane i mieć dostęp do faktur. Podatnicy będący osobami fizycznymi nie muszą więc składać żadnych zawiadomień, aby móc korzystać z KSeF w ramach uprawnień pierwotnych. Wyjątek stanowi podatnik będący osobą fizyczną, który może uwierzytelnić się w KSeF jedynie podpisem elektronicznym niezawierającym NIP ani PESEL. Żeby korzystać z KSeF konieczne jest wówczas złożenie przez taką osobę papierowego zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (zawiadomienie ZAW-FA). Jest to zgłoszenie tzw. odcisku palca podpisu, konieczne ze względów systemowych – chodzi o przypisanie podpisu do danego podatnika aby mógł się prawidłowo uwierzytelnić i korzystać z przyznanych mu w KSeF uprawnień.
Inaczej jest w przypadku Organizacji. W ich przypadku co do zasady konieczne jest złożenie papierowego zawiadomienia ZAW-FA, w którym osoby reprezentujące podatnika (Organizację) przyznają konkretnej osobie fizycznej uprawnienia do nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF w imieniu Organizacji. Wskazana w ZAW-FA osoba nie posiada innych uprawnień, może jednak, tym razem już elektronicznie – z poziomu systemu KSeF, nadać innym osobom (także sobie) wybrane uprawnienia. Należy podkreślić, że zawiadomieniem ZAW-FA można zgłosić tylko pierwszą osobę. Żeby przyznać najszerszy zakres uprawnień kolejnym, osoba wskazana na zgłoszeniu ZAW-FA powinna to zrobić elektronicznie (z sytemu KSeF). Biorąc pod uwagę, że ZAW-FA dotyczy tylko pierwszej osoby, rozsądne wydaje się być upoważnienie do nadawania uprawnień kilku osób w danej Organizacji. Pozwoli to uniknąć sytuacji, w której absencja jedynej osoby mogącej zarządzać uprawnieniami uniemożliwia nadanie uprawnień do wystawiania faktur, co w konsekwencji groziłoby brakiem możliwości terminowego fakturowania.
Składania papierowego zawiadomienia ZAW-FA można uniknąć jeśli podatnik (Organizacja) posiada kwalifikowaną pieczęć elektroniczną. Uwierzytelnienie w ten sposób umożliwia Organizacji korzystanie z pełni przyznanych jej automatycznie uprawnień pierwotnych.
Uprawnienia dalsze w KSeF
Uprawnienia dalsze są nadawane z poziomu systemu KSeF. W przypadku nadania uprawnień dalszych osobie fizycznej, nie jest konieczne założenie przez nią konta w KSeF. Wyznaczona osoba uprawniona będzie mogła pracować w KSeF w imieniu podatnika np. wystawiać faktury, od razu po uwierzytelnieniu się w systemie.
Uzyskanie uprawnień do wystawiania oraz dostępu do faktur jako dalszych uprawnień może odbywać się bezpośrednio (przez wskazanie konkretnej osoby) lub pośrednio (przez nadanie tych uprawnień podmiotowi, który w swoim imieniu nadał identyczne uprawnienia innym osobom). Przykładem na otrzymanie uprawnień do fakturowania pośrednio jest pracownik biura rachunkowego. Nie jest on uprawniony przez podatnika (klienta bezpośrednio) jednakże ma on prawo do wystawiania faktur w imieniu biura rachunkowego. Pracownik ten może więc pośrednio wystawiać faktury w imieniu klienta, jeśli ten upoważnił do wystawiania faktur podmiot – biuro rachunkowe. Jeśli do wystawiania/dostępu do faktur podatnik upoważni podmiot np. biuro rachunkowe, wówczas wszyscy pracownicy, którym przyznano w biurze takie uprawnienia, posiadają je pośrednio także wobec klienta. Co istotne, można ograniczyć się do uprawnienia danej osoby jedynie do dostępu do faktur ustrukturyzowanych albo jedynie do ich wystawiania. Istnieje też możliwość ograniczenia dostępu w KSeF tylko do wybranych faktur. Służy temu unikalny identyfikator zakładu (oddziału) osoby prawnej bądź innej wyodrębnionej jednostki wewnętrznej podatnika, czyli identyfikator wygenerowany przez KSeF zawierający NIP podatnika i ciąg znaków numerycznych. Powyższe polega na tym, że dana wyodrębniona jednostka wewnętrzna ma dostęp w systemie KSeF tylko do faktur, które w określonym polu mają odpowiedni identyfikator tej jednostki.
Uprawnienia do nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF mogą natomiast zostać nadane jako dalsze uprawnienia wyłącznie osobom fizycznym. Nie jest możliwe przekazanie takich uprawnień podmiotowi. Możliwe jest jednak przekazanie takich uprawnień kaskadowo np. klient uprawnia pracownika, a pracownik konkretną osobę w podmiocie zewnętrznym. Scedowanie zarządzania uprawnieniami jest możliwe i przydatne we współpracy z biurem rachunkowym, jeśli podatnik nie chce, aby wszyscy pracownicy biura mieli dostęp do jego faktur. Zamiast przyznać dostęp do faktur podmiotowi (biuro rachunkowe), podatnik upoważni do nadawania dalszych uprawnień właściciela biura, a ten z kolei przyzna dostęp do faktur klienta wybranej osobie. Wskazujemy, że możliwe jest udzielenie dostępu jedynie do przeglądania uprawnień jeśli w danym przypadku nie jest konieczne przyznanie prawa do zarządzania uprawnieniami w KSeF.
Uprawnienia do wystawiania faktur w trybie samofakturowania zawsze będą miały charakter uprawnień dalszych. Sprzedawca uprawniający nabywcę do samofakturowania nadaje nabywcy (osoba fizyczna lub podmiot) to uprawnienie w KSeF. Faktury w ramach tej procedury mogą być wystawiane bezpośrednio przez nabywcę oraz przez podmioty albo osoby uprawnione przez niego do wystawiania faktur w KSeF (uprawnienia pośrednie).
Zasadą jest, że uprawnienia w KSeF nie wygasają samoczynnie na skutek wystąpienia określonych zdarzeń (np. śmierć osoby uprawnionej) i aby dana osoba je utraciła konieczne jest odebranie jej uprawnień. Uprawnienia dalsze nie wygasają zatem w sytuacji, gdy osoba która je przyznała sama utraci uprawnienia do zarządzania uprawnieniami. Zasadę tę należy ocenić pozytywnie gdyż pozwala uniknąć sytuacji, w której wszystkie osoby z uprawnieniami dalszymi utraciłyby je jedynie na skutek utraty uprawnień przez osobę, która te uprawnienia nadała.
Uwierzytelnianie w KSeF
Zgodnie z § 5 ust. 1 Rozporządzenia KSeF korzystanie z systemu wymaga uwierzytelnienia i weryfikacji posiadanych uprawnień. Obecnie można się uwierzytelnić w KSeF za pomocą:
- kwalifikowanego podpisu elektronicznego albo
- kwalifikowanej pieczęci elektronicznej (w przypadku podmiotów) albo
- podpisu zaufanego albo
tzw. tokena, czyli wygenerowanego przez KSeF, po uwierzytelnieniu się podatnika lub podmiotu uprawnionego w jeden z powyższych sposobów, ciągu znaków alfanumerycznych (z wyłączeniem znaków interpunkcyjnych), przypisanego do podatnika lub podmiotu uprawnionego i jego uprawnień.
Aby prawidłowo wywiązać się z obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych konieczne jest posiadanie uprawnień w KSeF przez odpowiedzialne za to osoby. Zarządzając uprawnieniami w KSeF należy zadbać o to by możliwość wystawiania i przeglądania faktur otrzymały wyłącznie osoby do tego powołane. Przed rozpoczęciem korzystania z systemu konieczna jest zatem analiza możliwości skorzystania z uprawnień pierwotnych oraz potrzeby nadania uprawnień dalszych w KSeF.
AUTOR: Błażej Materna, Senior konsultant, Bieżące doradztwo podatkowe
