Warto jednak pamiętać, że jest to dopiero początek zmian. Dyrektywa przewiduje znacznie szerszy katalog obowiązków. Na jakie zmiany powinny przygotować się firmy?
Dyrektywa o przejrzystości wynagrodzeń w praktyce
Celem unijnej dyrektywy 2023/970 w sprawie wzmocnienia stosowania zasady równości wynagrodzeń kobiet i mężczyzn za taką samą pracę lub pracę o jednakowej wartości jest realne egzekwowanie zasady równego wynagradzania na rynku pracy. Przepisy te wprowadzają więc szereg konkretnych i daleko idących obowiązków po stronie pracodawców. Oznacza to więc konieczność odpowiedniego przygotowania się do nowych wymogów zarówno przez duże organizacje, jak i przez mniejszych przedsiębiorców. Firmy będą w szczególności zobligowane do uporządkowania struktur wynagrodzeń oraz raportowania w tym zakresie.
Warto przy tym podkreślić, że zgodnie z unijnymi wytycznymi dyrektywa powinna zostać wdrożona do krajowych porządków prawnych do 7 czerwca 2026 r. W Polsce przepisy implementujące wciąż znajdują się jednak na etapie prac legislacyjnych, co oznacza, że ich ostateczny kształt może jeszcze ulec zmianie. Jednakże, niezależnie od tego już dziś warto przygotowywać się na nadchodzące obowiązki. Poniżej przedstawiono kluczowe założenia dyrektywy, które mogą istotnie wpłynąć na obowiązki kadrowe po stronie pracodawców.
google news
Bądź na bieżąco ze zmianami w prawie, podatkach i księgowości! Zaobserwuj nas w Wiadomościach Google
Wartościowanie pracy
Jednym z kluczowych pojęć wprowadzanych przez dyrektywę jest wartościowanie pracy. W związku z nim, pracodawcy będą zobowiązani do systematycznej oceny wartości pracy wykonywanej na poszczególnych stanowiskach lub w ramach określonych rodzajów pracy.
Ważny fragment
W praktyce oznacza to konieczność zaprojektowania i wdrożenia spójnego, transparentnego procesu wartościowania pracy w organizacji. W pierwszej kolejności firmy będą musiały więc ustalić kryteria wartościowania pracy w oparciu o kategorie takie jak: umiejętności, wysiłek, zakres odpowiedzialności, warunki pracy.
Ewentualnie konieczne może być wprowadzenie dodatkowych kryteriów i podkryteriów uwzględnieniających specyfikę danej branży. Następnie, koniecznie będzie ustalenie kategorii (grup) pracowników wykonujących jednakową pracę lub pracę o jednakowej wartości. Na tej podstawie organizacje będą mogły budować spójne i przejrzyste struktury wynagrodzeń.
Przejrzystość zasad wynagradzania
Równie istotnym obowiązkiem wynikającym z przepisów dyrektywy jest zapewnienie przejrzystości zasad wynagradzania w organizacji. Unijne wytyczne zobowiązują pracodawców do jasnego określenia oraz udostępnienia pracownikom informacji dotyczących kryteriów ustalania wynagrodzeń, poziomów płac, a także zasad i warunków ich wzrostu.
Ważny fragment
Pracownik, po wejściu w życie dyrektywy do polskiego porządku prawnego, powinien więc mieć świadomość: od czego zależy jego wynagrodzenie, jakie czynniki wpływają na podwyżki oraz jakie wymagania musi spełnić, aby awansować lub zwiększyć swoje zarobki. Praktycznie, realizacja tego obowiązku może odbywać się poprzez opracowanie polityk wynagradzania oraz tzw. “ścieżek kariery”.
Warto jednocześnie podkreślić, że projekt ustawy przewiduje w tym zakresie pewne uproszczenia dla mniejszych podmiotów. Otóż, pracodawcy zatrudniający mniej niż 50 pracowników nie będą zobowiązani do powszechnego udostępniania tych informacji. Niemniej jednak na wniosek zainteresowanego pracownika, w terminie do 14 dni od dnia złożenia żądania, będą musieli udzielić mu stosowanych informacji.
Prawo pracownika do informacji o wynagrodzeniu
Zmianą, która będzie wymagała nie tylko dostosowań organizacyjnych, lecz często także zmiany podejścia oraz kultury organizacyjnej, jest wprowadzenie prawa pracownika do uzyskiwania informacji dotyczących wynagrodzeń. Zgodnie z założeniami dyrektywy, na wniosek pracownika pracodawca będzie zobowiązany udostępnić:
- informację o indywidualnym poziomie jego wynagrodzenia,
- średnie poziomy wynagrodzenia w podziale na płeć w ramach kategorii, do której należy pracownik.
Przy czym, należy mieć na uwadze, że takie informacje będą musiały zostać przekazane na piśmie w terminie 30 dni od złożenia wniosku. Ponadto, jeżeli pracownik uzna przekazane dane za niepełne lub nieprecyzyjne, może wystąpić o dodatkowe wyjaśnienia, na które pracodawca również będzie musiał odpowiedzieć w terminie 30 dni.
Ważny fragment
Dodatkowo, do 31 marca każdego roku pracodawca będzie musiał poinformować wszystkich pracowników o przysługującym im prawie do złożenia takiego wniosku oraz o procedurze jego realizacji.
Warto także podkreślić, że pracownik będzie mógł ujawniać informacje o swoim wynagrodzeniu w celu dochodzenia praw wynikających z zasady równego traktowania. Pracodawca może jedynie zastrzec, że dane te nie mogą być wykorzystywane w innym celu niż ochrona tych praw.
Raportowanie luki płacowej
Wprowadzenie przejrzystości wynagrodzeń ma w dużej mierze służyć ograniczeniu tzw. luki płacowej. Pojęcie to odnosi się do różnic w poziomie wynagrodzeń kobiet i mężczyzn. Różnice ze względu na płeć pozostają problemem obecnym w Europie od wielu lat i dotyczą również rynku pracy w Polsce. Zgodnie z danymi Głównego Urzędu Statystycznego (GUS) za 2023 rok tzw. “nieskorygowana luka płacowa”, uwzględniająca średnie wynagrodzenia kobiet i mężczyzn, wyniosła w Polsce 7,9%. Dyrektywa dąży natomiast do ograniczenia tej różnicy co najmniej do poziomu 5%. Ma to być możliwe dzięki wprowadzeniu wielopoziomowego raportowania, które umożliwi identyfikację źródeł nierówności płacowych w organizacjach. Raportowanie obejmie zarówno dane zagregowane dla całej organizacji, jak i szczegółową analizę w podziale na kategorie pracowników, z wyodrębnieniem wynagrodzenia zasadniczego oraz składników zmiennych.
Terminy raportowania luki płacowej
Częstotliwość raportowania luki płacowej będzie zależna od wielkości zatrudnienia w danej firmie. Duzi pracodawcy, zatrudniający co najmniej 250 osób, będą zobowiązani do corocznego raportowania. Natomiast pracodawcy zatrudniający co najmniej 100 pracowników będą musieli składać raport co trzy lata. Firmy zatrudniające mniejszą liczbę osób będą mogły raportować dobrowolnie, również co trzy lata. Termin składania raportów ustalono na 31 marca każdego roku.
Jeśli więc przepisy zostaną wdrożone zgodnie z planem, do złożenia pierwszych raportów obejmujących cały rok 2026 lub jego część najprawdopodobniej będą w pierwszej kolejności zobowiązani Ci najwięksi pracodawcy.
Obowiązki w przypadku wykazania luki płacowej
Jeżeli w którejkolwiek kategorii pracowników luka płacowa wyniesie co najmniej 5% i nie będzie uzasadniona obiektywnymi, neutralnymi kryteriami (np. stażem, kompetencjami, wynikami), pracodawca będzie zobowiązany do podjęcia działań mających na celu zmniejszenie wartości luki. W pierwszej kolejności będzie musiał przeanalizować przyczyny różnicy, a następnie podjąć skuteczne działania zaradcze w terminie 6 miesięcy od dnia przekazania raportu.
W przypadku, gdy pracodawca nie uzasadni luki ani nie wdroży działań naprawczych, może zostać zobowiązany do przeprowadzenia tzw. wspólnej oceny wynagrodzeń w konsultacji ze stroną pracowniczą. Oznacza to, że dane będą musiały być realnie analizowane, a struktura wynagrodzeń w razie czego korygowana. Realizacja tych obowiązków będzie wymagała solidnego przygotowania organizacyjnego oraz, w wielu przypadkach, zaangażowania zespołów odpowiedzialnych za wartościowanie pracy i kategoryzację stanowisk. Przy czym, kluczowe znaczenie będzie miało rzetelne wartościowanie stanowisk i właściwe przypisanie pracowników do kategorii pracy. Równie istotne stanie się jasne zdefiniowanie składników stałych i zmiennych wynagrodzenia, ponieważ luka płacowa będzie raportowana również w takim podziale. W praktyce oznacza to konieczność uporządkowania danych, systemów oraz procedur, w szczególności: sposobu obsługi wniosków pracowniczych i jednoznacznego określenia odpowiedzialności za realizację obowiązków informacyjnych.
Choć ustawa wciąż pozostaje na etapie projektu, część organizacji już od miesięcy porządkuje swoje struktury wynagrodzeń i przygotowuje się do nowych wymogów. Dla pozostałych firm może to być ostatni moment, aby przeprowadzić te działania w sposób przemyślany, bez presji czasu. Warto więc na bieżąco śledzić postępy prac legislacyjnych oraz analizować potencjalne skutki regulacji w kontekście specyfiki własnej organizacji, tak aby ewentualne wątpliwości rozstrzygać z wyprzedzeniem, a nie dopiero na etapie raportowania.
Czytaj więcej: