Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, każdy czynny podatnik, czyli podmiot zarejestrowany na potrzeby podatku VAT, ma prawo odliczenia VAT za zakupione towary lub usługi, które służą wykonywanym przez niego czynnościom opodatkowanym VAT.
Nabywa on to prawo, co do zasady, w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych dóbr czy usług powstał obowiązek podatkowy po stronie sprzedawcy, czyli co do zasady z chwilą dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi. Reguła ta stosowana jest także w odniesieniu do zapłaty zaliczek, zadatków, czy rat. Jednak odliczenia nie można dokonać wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub inny dokument uprawniający do odliczenia.
Termin odliczenia nie zawsze taki sam
Dokumentem uprawniającym do odliczenia VAT jest, co do zasady, faktura. Zdarza się jednak, że faktura ulenie zniszczeniu lub zaginie. W takim przypadku sprzedawca na wniosek nabywcy wystawia ją ponownie zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu sprzedawcy. Powinna ona jednak zawierać wyraz „Duplikat” oraz datę jej wystawienia. Duplikat stanowi więc dowód potwierdzający prawo do odliczenia VAT. Przepisy nie odnoszą się w sposób szczególny do terminu odliczania VAT z duplikatu faktury, dlatego należy w takim przypadku stosować zasadę ogólną. Gdyby jednak pierwotna faktura nigdy nie dotarła do nabywcy, to odliczyć VAT z duplikatu faktury należy w dacie jego otrzymania, ewentualnie w rozliczeniu za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.
Zdarzają się jednak sytuację, że sprzedawca wystawia fakturę korygującą np. w związku z udzielonym rabatem, zwrotem zakupionych towarów czy wykrytym błędem w cenie. W takich sytuacjach, gdy podatnik otrzyma od nabywcy potwierdzenie faktury korygującej i będzie to po terminie złożenia deklaracji za dany okres rozliczeniowy, ma on prawo do włączenia takiego dokumentu do rozliczenia w terminie, w którym otrzymał to potwierdzenie. Nabywca w takiej sytuacji zobowiązany jest do zmniejszenia kwoty podatku naliczonego w okresie, w którym daną fakturę korektę otrzymał.
Nie wszystkie zakupy towarów czy usług opłacane są po ich dostarczeniu. Powszechnie stosuje się zaliczki na poczet nabywanych dóbr czy usług. W takich sytuacjach prawo do odliczenia podatku naliczonego przysługuje w takiej części, w jakiej podatnik zapłacił zaliczkę, o ile powstał z tytułu jej uiszczenia obowiązek podatkowy a podatnik otrzymał fakturą potwierdzającą zapłatę zaliczki.
Szczególne warunki dla mediów, usług budowlanych, najmu
Przy odliczaniu VAT należy zwrócić uwagę czy nie zachodzą okoliczności do zastosowania szczególnych terminów takiego odliczenia. Dotyczy to sytuacji, gdy obowiązek podatkowy po stronie sprzedawcy powstał w sposób szczególny, na przykład gdy w przypadku zakupu mediów, najmu czy usług budowlanych.
I tak na przykład w przypadku sprzedaży mediów obowiązek podatkowy zasadniczo powstaje w momencie wystawienia faktury. Jednak wystawienie faktury powoduje powstanie obowiązku podatkowego po stronie dostawcy mediów, ale nabywca będzie mógł dokonać odliczenia VAT dopiero w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał fakturę. Oznacza to, że okres, w którym nabywca będzie mógł odliczyć VAT nie zawsze będzie się pokrywał z okresem, w którym powstał obowiązek podatkowy u sprzedawcy.
Należy także zastosować inny termin, gdy nabywca towaru czy usługi ma status małego podatnika rozliczającego VAT metodą kasową. W tej sytuacji, zgodnie z art. 86 ust. 10e ustawy o VAT, prawo do odliczenia powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik dokonał zapłaty za towary czy usługi.
Sprawdź Outsourcing finansowo-księgowy Grant Thornton
Odliczenie VAT naliczonego poprzez korektę deklaracji
W sytuacji, gdy podatnik nie skorzystał z możliwości odliczenia VAT w okresie, w którym otrzymał fakturę czy też w jednym z dwóch kolejnych okresów, może on złożyć korektę deklaracji za okres, w którym otrzymał fakturę. Bowiem zgodnie z przepisami podatnik ma prawo do odliczenia VAT nawet do 5 lat wstecz przy dokonywaniu korekty pierwotnej deklaracji. Co ważne od 2016 roku do korekty deklaracji nie trzeba dołączać pisemnego uzasadnienia złożenia korekty.
Nie tylko faktura daje prawo odliczenia VAT
Co prawda podstawowym dokumentem uprawniającym do rozliczenia podatku VAT jest faktura, ale istnieją także dokumenty, które są traktowane na równi z fakturami. Są to na przykład dokumenty potwierdzające przejazd autostradą płatną, bilet podróżniczy, dokument celny SAD. Katalog tych dokumentów przynosi dodatkowe korzyści na przykład w postaci oszczędności czasu, gdyż nie trzeba starać się o dodatkową fakturę dokumentującą poniesiony wydatek.
Niezależnie od dokumentu, na podstawie którego dokonywane są rozliczenia, podatek VAT, można rozliczać wyłącznie przy takich wydatkach, które są ponoszone w ramach i dla celu działalności gospodarczej.
Należy także zwrócić uwagę na zastrzeżenia zawarte w art. 88 ust. 3a ustawy o VAT. Wskazuje on wady czy sytuacje, w których faktury, faktury korygujące, duplikaty faktury czy też dokumenty celne nie uprawniają nabywcy do odliczenia podatku naliczonego. Mowa tu między innymi o dokumentach wystawionych przed podmioty nieistniejące, fakturach za czynności zwolnione z opodatkowania lub mu niepodlegające czy też dotyczące czynności, od których nie wykazuje się podatku na fakturze, a także w przypadku braku akceptacji sprzedawcy zgodnie z przepisami odrębnymi.
Brak faktury może pozbawić prawa do odliczenia VAT
Każdy podatnik zobowiązany jest do przechowywania dokumentacji źródłowej, która posłużyła do wykazania podatku naliczonego do przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dokumentacja ta jest okazywana organom podatkowym podczas kontroli. Podatnik musi więc zawczasu zadbać o duplikaty utraconych czy zniszczonych faktur oraz innych dokumentów. Brak takich dowodów podczas kontroli podatkowej może być podstawą do zakwestionowania odliczenia VAT.
