GrantThornton - regiony
W spółkach Skarbu Państwa audyt śledczy służy ochronie majątku publicznego oraz reputacji właściciela. Może też stanowić niekwestionowany dowód zachowania należytej staranności przez członków Zarządu lub Rady Nadzorczej spółki. Właściwie wykorzystany – pomaga podejmować trafne decyzje oraz szybko i skutecznie reagować na incydenty.

Profesjonalny audyt śledczy to uporządkowane postępowanie wyjaśniające prowadzone przez niezależnych ekspertów. Łącząc techniki audytu finansowego, analizy danych oraz śledcze praktyki dowodowe – jest cennym narzędziem wszędzie tam, gdzie pojawia się ryzyko nadużyć, konfliktu interesów, niegospodarności albo naruszeń określonych procedur. Jego podstawowym celem jest ustalenie faktów, odpowiednie zabezpieczenie dowodów oraz rzetelne dokumentowanie wniosków.

Kiedy warto uruchomić audyt śledczy w spółce Skarbu Państwa?

W polskich spółkach z udziałem Skarbu Państwa impuls do przeprowadzenia audytu śledczego rodzi się zwykle w efekcie pojawienia się sygnałów
o nieprawidłowościach dotyczących sfery zakupów, inwestycji, nietypowych wydatków (np. reprezentacyjnych), a także w wyniku zmiany władz spółki oraz towarzyszącej temu presji ze strony nadzoru.

Gdy Zarząd lub Rada Nadzorcza dochodzą do wniosku, że zwykła kontrola wewnętrzna lub audyt finansowy są niewystarczające, mogą sięgnąć po zewnętrznych audytorów śledczych, którzy w profesjonalny sposób ustalą fakty, zabezpieczą materiał dowodowy oraz ocenią stopień odpowiedzialności poszczególnych osób.

Ważny fragment

Dobrze zaprojektowany i przeprowadzony audyt śledczy może uchronić nie tylko przed odpowiedzialnością członków Zarządu i Rady Nadzorczej, ale również przed skutkami wizerunkowymi, które mają istotny wpływ na działalność rynkową. I chociaż spółka z udziałem Skarbu Państwa nie zawsze będzie instytucją państwową, w praktyce – jako podmiot szczególnego zaufania – jest zobowiązana do przyjęcia standardów najwyższej staranności.

Doświadczenia ostatnich miesięcy pokazują, że modelowe postępowanie wyjaśniające kończy się nie tylko konstruktywnym wnioskiem zawartym w raporcie z audytu. Przykłady opisywane w mediach – ORLEN, Grupa Azoty, Tauron, PKP Cargo – dowodzą, że konsekwencją audytu śledczego mogą być również zawiadomienia o podejrzeniu popełnienia przestępstwa, roszczenia regresowe wobec osób odpowiedzialnych, a także konkretne programy naprawcze.

W listopadzie 2024 roku, Minister Aktywów Państwowych Jakub Jaworowski poinformował, że „audyty w spółkach Skarbu Państwa pokazały olbrzymią skalę nieprawidłowości (…) spółki Skarbu Państwa straciły co najmniej kilkanaście miliardów złotych m.in. z powodu nietrafionych inwestycji i nieuzasadnionych wydatków”. Z komunikatu MAP wynika, że 95 członków zarządów nie uzyskało absolutorium, a do prokuratury skierowano blisko 50 zawiadomień o podejrzeniu popełnienia przestępstwa.

Jak zlecić audyt śledczy w spółce Skarbu Państwa?

Audyt śledczy w spółce z udziałem Skarbu Państwa zaczyna się od ułożenia podstaw prawnych oraz organizacyjnych – audytorzy mają obowiązek działać
w granicach polskiego prawa oraz muszą posiadać czytelny mandat nadany przez władze spółki. W praktyce łączy to ze sobą osobne dziedziny prawa: Prawo zamówień publicznych (PZP), Kodeks spółek handlowych (KSH) oraz reżim ochrony danych osobowych i prawa pracy (RODO oraz art. 223 Kodeku pracy).

Najistotniejszym zagadnieniem jest status spółki na gruncie Prawa zamówień publicznych.

Ważny fragment

Jeżeli spółka występuje jako zamawiający (publiczny albo sektorowy), zlecenie audytu musi przejść pełną ścieżkę PZP.

Dokumentem prowadzącym będzie Specyfikacja Warunków Zamówienia (SWZ). To w jej treści należy jasno opisać cel badania, oczekiwany rezultat, wymagania metodologiczne, zasady współpracy. Zanim SWZ ujrzy światło dzienne, przepisy wymagają sporządzenia Analizy Potrzeb i Wymagań – krótkiego, ale konkretnego uzasadnienia, dlaczego audyt jest potrzebny i jakie kompetencje powinni posiadać członkowie zespołu.

Ważny fragment

Jeżeli spółka nie jest zobowiązana do stosowania PZP, zarówno Zarząd, jak
i Rada Nadzorcza mogą zainicjować zewnętrzny audyt śledczy.

To ścieżka formalnie szybsza, ale nie łatwiejsza – wymaga bowiem również starannego opisania zakresu, standardów poufności oraz bezpieczeństwa informacji.

Kiedy można zawrzeć umowę z audytorem poza reżimem PZP? Jest to dopuszczalne, gdy spółka nie jest ani zamawiającym publicznym, ani sektorowym. W takiej sytuacji Zarząd może – w granicach swoich kompetencji – zlecić zewnętrzne usługi forensic i podpisać umowę z wykonawcą. W spółce akcyjnej Rada Nadzorcza, na podstawie art. 3821 KSH, może powołać doradcę do zbadania określonej sprawy na koszt spółki i podpisać z nim umowę. Zarząd ma wówczas obowiązek udzielać doradcy wszelkich niezbędnych informacji. Zlecenie audytu śledczego poza reżimem PZP jest możliwe również wtedy, kiedy spółka jest „zamawiającym publicznym”, ale wartość zamówienia jest wyceniona poniżej progu, który w 2025 r. został podniesiony do kwoty ≥ 170 000 zł netto.

Kolejnym istotnym aspektem, na który należy zwrócić uwagę, jest konflikt interesów. Po stronie zamawiającego oświadczenia o braku konfliktu interesów składają nie tylko kierownik jednostki i członkowie komisji przetargowej, lecz każda osoba mogąca mieć wpływ na wynik postępowania. Analogiczne oświadczenia powinni złożyć audytorzy śledczy.

Najwięcej pułapek czyha w sferze ochrony danych osobowych i prawie pracy. Wgląd w służbowe e-maile czy logi systemowe jest w Polsce dopuszczalny wyłącznie w granicach niezbędności i przy poszanowaniu tajemnicy korespondencji. Pracownicy spółki muszą być w sposób niebudzący wątpliwości poinformowani (np. w treści regulaminu), że pracodawca ma możliwość przeglądania służbowych skrzynek poczty elektronicznej. Podobnie, jak
o zasadach monitoringu w miejscu pracy. Nad tym wszystkim stoi RODO. Jeżeli audytor przetwarza dane osobowe w imieniu spółki, konieczna jest umowa powierzenia (opisana w art. 28), która precyzyjnie określa kategorię danych, cel
i czas przetwarzania oraz obowiązek działania wyłącznie na udokumentowane polecenie administratora.

Osobną osią ostrożności jest ustawa o ochronie sygnalistów. Jeśli sprawa zaczyna się od zgłoszenia sygnalisty, spółka ma obowiązek potwierdzić jego przyjęcie w terminie 7 dni, utrzymywać bezpieczny kanał komunikacji oraz dokumentować działania następcze. W takiej sytuacji audyt śledczy powinien działać tak, aby nie ujawniać źródła i nie narażać zgłaszającego na retorsje.
To zarówno wymóg prawny, jak i warunek wiarygodności całego procesu.

Wreszcie – należy pamiętać o obowiązkach wynikających z przepisów prawa karnego. Jeżeli wnioski opracowane w wyniku audytu śledczego wskazują
na uzasadnione podejrzenie popełnienia przestępstwa ściganego z urzędu,
to na spółce spoczywa obowiązek zawiadomienia prokuratury.

Google news

Bądź na bieżąco ze zmianami w prawie, podatkach i księgowości! Zaobserwuj nas w Wiadomościach Google

Granice odpowiedzialności członków zarządu w polskich spółkach Skarbu Państwa

Ważny fragment

Spółki z udziałem Skarbu Państwa pozostają zwykłymi spółkami kapitałowymi – podlegającymi przepisom KSH. Zatem członek zarządu odpowiada wobec spółki za szkody wyrządzone działaniami sprzecznymi z prawem lub umową (statutem), chyba że nie ponosi winy.

Zastosowanie ma również stwierdzenie zachowania „należytej staranności” – co może uwolnić członka zarządu od odpowiedzialności, jeżeli jego decyzja podjęta została w granicach uzasadnionego ryzyka
i na podstawie adekwatnych informacji, nawet jeśli z perspektywy czasu okazała się chybiona. W myśl art. 299 KSH członek zarządu spółki z o.o. ponosi subsydiarną odpowiedzialność wobec wierzycieli, w przypadku bezskutecznej egzekucji z majątku spółki.

Na rynku regulowanym dochodzi odpowiedzialność administracyjna – kary nałożone przez Komisję Nadzoru Finansowego za naruszenie obowiązków informacyjnych. Co do zasady spółki z udziałem Skarbu Państwa nie podlegają natomiast reżimowi dyscypliny finansów publicznych, chociaż będzie on miał zastosowanie zawsze wtedy, gdy spółka dysponuje przekazanymi środkami publicznymi.

W sferze prawnokarnej rdzeń odpowiedzialności stanowią przepisy art. 296 oraz art. 296a kodeksu karnego (nadużycie zaufania i korupcja menadżerska). Natomiast w wybranych konfiguracjach – gdy spółka dysponuje środkami publicznymi – członek zarządu może zostać uznany za osobę pełniącą funkcję publiczną, co przenosi odpowiedzialność na płaszczyznę „korupcji urzędniczej”, opisanej w treści art. 228 kodeksu karnego.

Skorzystaj z naszych usług z zakresu: Usługi śledcze
Dowiedz się więcej

Dlaczego warto przeprowadzić audyt śledczy w spółce?

Dla spółek Skarbu Państwa rzetelny audyt śledczy jest dzisiaj najszybszą drogą do odzyskania kontroli nad prawidłową działalnością operacyjną, ochrony reputacji, odbudowy zaufania rynku.

Spółki, które wyciągają prawidłowe wnioski działają transparentnie, wygrywają potrójnie – prawnie, biznesowo i wizerunkowo.

Patrząc szerzej, inwestycja w profesjonalny audyt śledczy wpisuje się w dobre standardy jakości spółek sektora publicznego. Dowodzi dobrych intencji Zarządu
i Rady Nadzorczej oraz staje się wiarygodną gwarancją, że pieniądz publiczny pracuje uczciwie i efektywnie.

Audyt śledczy nie jest zatem kosztem, ale polisą na przyszłość – narzędziem służącym unikaniu strat finansowych, utrzymaniu dyscypliny w spółce oraz budowaniu zaufania Zarządu i Rady Nadzorczej z właścicielem, rynkiem oraz opinią publiczną.

Czytaj więcej:

AUTOR: Michał Sygniewicz, Konsultant, Zespół Forensic

Porozmawiajmy o Twoich wyzwaniach

Świadczymy usługi w zakresie Usługi śledcze

Skontaktujemy się z Tobą w najbliższym dniu roboczym aby porozmawiać o Twoich potrzebach i dopasować do nich naszą ofertę.

Pole zawiera niedozwolone znaki

Nieprawidłowy format. Wprowadź twojadres@twojadomena.pl lub nr telefonu: XXXXXXXXX.

Poproś o kontakt

Niniejsza publikacja została sporządzona z najwyższą starannością, jednak niektóre informacje zostały podane w formie skróconej. W związku z tym artykuły i komentarze zawarte w „Newsletterze” mają charakter poglądowy, a zawarte w nich informacje nie powinny zastąpić szczegółowej analizy zagadnienia. Wobec powyższego Grant Thornton nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek straty powstałe w wyniku czynności podjętych lub zaniechanych na podstawie niniejszej publikacji. Jeżeli są Państwo zainteresowani dokładniejszym omówieniem niektórych kwestii poruszonych w bieżącym numerze „Newslettera”, zachęcamy do kontaktu i nawiązania współpracy. Wszelkie uwagi i sugestie prosimy kierować na adres jacek.kowalczyk@pl.gt.com.
Informacja o ciasteczkach

1. W ramach witryny Administrator stosuje pliki Cookies w celu świadczenia usług na najwyższym poziomie, w tym w sposób dostosowany do indywidualnych potrzeb.

2. Korzystanie z witryny bez zmiany ustawień dotyczących Cookies oznacza, że będą one zapisywane na Twoim urządzeniu końcowym. Możesz w każdym czasie dokonać zmiany ustawień dotyczących Cookies w swojej przeglądarce internetowej.

3. Administrator używa technologii Cookies w celu identyfikacji odwiedzających witrynę, w celu prowadzenia statystyk na potrzeby marketingowe, a także w celu poprawnego realizowania innych, oferowanych przez serwis usług.

4. Pliki Cookies, a w tym Cookies sesyjne mogą również dostarczyć informacji na temat Twojego urządzenia końcowego, jak i wersji przeglądarki, której używasz. Zadania te są realizowane dla prawidłowego wyświetlania treści w ramach witryny Administratora.

3. Cookies to krótkie pliki tekstowe. Cookies w żadnym wypadku nie umożliwiają personalnej identyfikacji osoby odwiedzającej witrynę i nie są w nim zapisywane żadne informacje mogące taką identyfikację umożliwić.

Aby zobaczyć pełną listę wykorzystywanych przez nas ciasteczek i dowiedzieć się więcej o ich celach, odwiedź naszą Politykę Prywatności.