Finansowe wsparcie pracowników-rodziców poprzez dofinansowanie wyprawki szkolnej ich dzieci to działanie, które świadczy o społecznym zaangażowaniu firmy, ale wiąże się również z określonymi obowiązkami podatkowymi i obciążeniami zarówno po stronie pracodawców, jak i pracowników. Wspomniane dofinansowanie może być finansowane z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) albo – jeśli firma nie prowadzi Funduszu – ze środków obrotowych przedsiębiorstwa. Warto więc, żeby pracodawcy i pracownicy zdawali sobie sprawię, w jaki sposób prawidłowo rozliczyć tego rodzaju pomoc i jakie obowiązki podatkowe się z nią wiążą?
Finansowanie wyprawki szkolnej ze środków obrotowych pracodawcy
W przypadku finansowania wyprawki szkolnej ze środków obrotowych przedsiębiorstwa, całość wydatku obciąża pracodawcę. Tego rodzaju świadczenie może jednak zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, co jest istotne z punktu widzenia rozliczeń podatkowych. Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, kosztami uzyskania przychodów są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodu, jego zachowania lub zabezpieczenia źródła. W świetle tych przepisów można uznać, że dofinansowanie wyprawki szkolnej dla pracowników, mające na celu wsparcie i motywowanie kadry w firmie, spełnia te warunki i stanowi koszt podatkowy.
Należy jednak pamiętać, że przekazane pracownikom wyprawki lub środki finansowe przeznaczone na ich zakup stanowią dla nich przychód ze stosunku pracy. W związku z tym, ich wartość powinna być doliczona do wynagrodzenia pracownika i opodatkowana. Jeżeli chodzi o składki ZUS to dofinansowanie takie nie zalicza się do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne, jeżeli wynika ono z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu. Jeżeli natomiast dofinansowanie wyprawki szkolnej nie zostało uwzględnione w ww. regulacjach, wtedy podlega ono oskładkowaniu. Warto również zwrócić uwagę, że takie świadczenie musi być przyznawane wszystkim pracownikom spełniającym ściśle określone kryteria. W tym przypadku to kryterium jest zachowane, ponieważ dotyczy pracowników posiadających dziecko/dzieci w wieku szkolnym.
Finansowanie wyprawki szkolnej z ZFŚS
Dofinansowanie wyprawki szkolnej z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) funkcjonuje na zupełnie innych zasadach. W firmach zatrudniających co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, pracodawca ma obowiązek tworzenia ZFŚS, a jednym z możliwych świadczeń finansowanych z tego funduszu jest właśnie wyprawka szkolna. Wydatki pokrywane z ZFŚS mają charakter socjalny, co oznacza, że nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Wynika to wprost z art. 16 ust. 1 pkt 45 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, który wyłącza z kosztów podatkowych wszelkie wydatki na działalność socjalną, z wyjątkami niemającymi zastosowania w tym przypadku. Dla pracownika natomiast taka forma wsparcia może być korzystniejsza niż świadczenie finansowane ze środków obrotowych. Otóż, świadczenie przyznane w ramach wyprawki szkolnej kwalifikuje się do ogólnego, łącznego limitu wszystkich świadczeń przyznawanych w ramach ZFŚS w danym roku podatkowym, który nie może przekroczyć 1000 zł. Oznacza to, że w tym okresie wartość wspomnianej wyprawki jest zwolniona z opodatkowania do wskazanej wyżej kwoty (1000 zł). Co istotne, całość świadczenia, niezależnie od jego wartości, jest wyłączona z podstawy wymiaru składek ZUS. Wynika to z par. 2 ust. 1 pkt 19 Rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe.
Ważny fragment
Trzeba jednak pamiętać, że każde świadczenie z funduszu socjalnego musi być przyznawane z uwzględnieniem sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika, co wymaga odpowiedniego udokumentowania i przestrzegania zasad określonych w regulaminie ZFŚS. Stąd też kwota dofinansowania musi być uzależniona od dochodów przypadających na członka konkretnej rodziny.
Podsumowanie
Wybór źródła finansowania wyprawki szkolnej ma istotny wpływ na sposób jej rozliczenia. Pracodawca, który zdecyduje się na sfinansowanie wyprawki z własnych środków obrotowych, ponosi co do zasady większe koszty, ale zyskuje możliwość ich zaliczenia do kosztów podatkowych. Z kolei finansowanie z ZFŚS nie pozwala na ujęcie wydatku jako kosztu podatkowego, ale jest korzystniejsze z punktu widzenia pracownika – zarówno pod względem podatkowym, jak i składkowym. Wybór odpowiedniego rozwiązania powinien być więc świadomą decyzją, uwzględniającą nie tylko sytuację finansową firmy, ale także obowiązujące przepisy i cele, jakie pracodawca chce osiągnąć poprzez takie świadczenie
Zobacz inne artykuły z serii #BackToSchool:
- Prawo w szkolnej ławce, czyli prawa i obowiązki dzieci, rodziców oraz placówek edukacyjnych 2025/2026
- Wizerunek dziecka w Internecie – co powinien wiedzieć biznes?
- Weryfikacja karalności pracowników mających kontakt z dziećmi
- Ulgi i zwolnienia podatkowe związane z edukacją – przegląd najważniejszych rozwiązań
- Pracodawco pamiętaj o prawach pracownika-rodzica!
- Dofinansowanie wyprawki szkolnej przez pracodawcę. Skutki podatkowe i księgowe (teraz czytasz)