E-teczki nadal niszowym rozwiązaniem
Od momentu prawnego uregulowania kwestii elektronizacji dokumentacji pracowniczej minęło już 6 lat. Można by więc sądzić, że w dobie postępującej cyfryzacji i optymalizacji wszystkich możliwych procesów znaczny procent przedsiębiorców zdążył przez ten czas wdrożyć w swoich firmach tzw. e-teczki. Otóż, to mylne założenie. Potwierdzają to wyniki naszego badania. Wśród respondentów zdecydowanie dominują firmy, które nie prowadzą dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej. Zadeklarowało tak aż 85% ankietowanych. Jedynie 13% badanych wskazało, że korzysta z cyfrowej dokumentacji. Natomiast niewielki odsetek osób (3%) nie potrafił wypowiedzieć się w tym temacie.
Plany przedsiębiorców w zakresie elektronizacji dokumentacji pracowniczej
Pomimo tego, że e-teczki wciąż nie są powszechnie stosowane to przedsiębiorcy coraz częściej dostrzegają ich potencjał. Zdecydowana większość badanych (72%) rozważa digitalizację procesów kadrowo-płacowych. Szczegółowe wyniki pokazują jednak, że jedynie niemal co trzeci przedsiębiorca (37%) zaplanował, że już w trakcie obecnie trwającego, 2025 roku, wdroży w swojej firmie e-teczki. Niemal połowa respondentów (46%) również zamierza przejść z formy papierowej na elektroniczną, ale nie w trakcie najbliższych miesięcy. Z kolei, niespełna co piąty przedsiębiorca nie potrafił jeszcze precyzyjnie określić terminu digitalizacji dokumentacji pracowniczej.
Najczęściej dostrzegane przez przedsiębiorców zalety e-teczek
Zdecydowana większość ankietowanych przedsiębiorców ma świadomość wielu zalet przypisywanych elektronizacji dokumentacji pracowniczej. Spośród nich 36% wskazało, że za największy atut uznaje szybki i wygodny dostęp do dokumentów. W cyfrowej wersji można je bowiem łatwo wyszukiwać, sortować i uzupełniać z dowolnego miejsca z dostępem do internetu. Pozostali respondenci zwrócili uwagę przede wszystkim na: bezpieczeństwo danych (5%) oraz brak ryzyka zabrudzenia, zawieruszenia i zniszczenia dokumentów (3%). Co ciekawe, jedynie 1% badanych wskazał redukcję kosztów jako zaletę e-teczek, co może wynikać z faktu, że początkowy etap transformacji cyfrowej wiąże się z koniecznością poniesienia znacznych nakładów finansowych i organizacyjnych. Warto też zauważyć, że aż 32% przedsiębiorców zauważa pozytywy e-teczek, ale nie potrafi wskazać jakie konkretnie.
Opinie przedsiębiorców na temat wdrożenia e-teczek