Spis treści
- Nowelizacja Kodeksu pracy w 2026 r. - dalsza digitalizacja procesów kadrowych
- "Elektroniczna postać" dokumentów a "forma elektroniczna” - różnice w praktyce
- Nowelizacja Kodeksu pracy w 2026 r. - katalog czynności objętych digitalizacją
- Możliwość elektronicznego przekazywania dokumentów pracowniczych - korzyści dla organizacji
- Elektronizacja dokumentacji pracowniczej - biznes wciąż nieufny
Nowelizacja Kodeksu pracy w 2026 r. – dalsza digitalizacja procesów kadrowych
Początek roku przynosi istotne zmiany, które znacząco wpłyną na funkcjonowanie działów kadrowych. To w dużej mierze efekt nowelizacji Kodeksu pracy, ogłoszonej 12 stycznia w Dzienniku Ustaw, która wejdzie w życie 27 stycznia 2026 roku. Ustawa wprowadza szereg rozwiązań mających na celu uproszczenie działalności gospodarczej w ramach realizowanego od 2025 roku projektu deregulacyjnego. Istotną część nowych przepisów stanowią regulacje ukierunkowane na dalszą digitalizację procesów kadrowych. W miejsce wyłącznie formy pisemnej pojawi się katalog czynności, które pracownik będzie mógł załatwić za pośrednictwem zarówno tradycyjnej formy papierowej, jak i postaci elektronicznej.
„Elektroniczna postać” dokumentów a „forma elektroniczna” – różnice w praktyce
Wprowadzenie postaci elektronicznej niektórych dokumentów umożliwi wzajemnie przekazywanie pism między pracodawcą a pracownikiem za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Co istotne, strony mają w tym zakresie dużą swobodę. Dokumenty mogą być przekazywane m.in. za pośrednictwem służbowej poczty elektronicznej, systemu kadrowo-płacowego czy wewnętrznego komunikatora wykorzystywanego w organizacji.
Ważny fragment
Warto przy tym zwrócić uwagę na kluczową różnicę pomiędzy „postacią elektroniczną” a „formą elektroniczną”. Nowe przepisy posługują się właśnie pojęciem postaci elektronicznej, co oznacza, że dokument nie musi być opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Decydujący jest nośnik oświadczenia. I tak, może to być plik w formacie PDF, DOCX czy innym powszechnie stosowanym formacie cyfrowym.
Takie rozwiązanie niewątpliwie upraszcza i przyspiesza komunikację kadrową. Należy jednak pamiętać, że pracodawca wciąż powinien zadbać o porządek obiegu dokumentów. Dobrą praktyką będzie zatem wprowadzenie jasnych i spójnych zasad dotyczących elektronicznego przesyłania dokumentów, w tym ich skutecznego doręczania, bezpiecznego przechowywania i archiwizacji. Dzięki temu elektronizacja realnie usprawni procesy kadrowe, nie generując dodatkowych ryzyk organizacyjnych czy dowodowych.
Jednocześnie należy podkreślić, że przedsiębiorcy wciąż będą mieli swobodę w wyborze formy prowadzenia dokumentacji i komunikacji z pracownikami. Oznacza to, że tradycyjna, papierowa forma nie zostaje wyeliminowana i nadal może być stosowana równolegle z rozwiązaniami elektronicznymi. Pracodawcy mogą więc dostosować sposób obiegu dokumentów do specyfiki organizacji, stopnia jej cyfryzacji oraz potrzeb pracowników.
Nowelizacja Kodeksu pracy w 2026 r. – katalog czynności objętych digitalizacją
Znowelizowane przepisy wskazują na zamknięty katalog dokumentów, które od końca stycznia będą mogły być dostarczane elektronicznie. Digitalizacją objętych zostało łącznie 14 dokumentów. Dotyczą one w szczególności takich obszarów jak: organizacja i rozliczanie czasu pracy, korzystanie z uprawnień pracowniczych, bezpieczeństwo i ochrona pracowników, a także informowania pracowników o istotnych zmianach organizacyjnych. Wszystkie z nich zostały przedstawione poniżej w formie czytelnej tabeli.
Możliwość elektronicznego przekazywania dokumentów pracowniczych – korzyści dla organizacji
Niewątpliwie wprowadzenie możliwości elektronicznego przekazywania dokumentów pracowniczych stanowi kolejny krok w kierunku postępującej cyfryzacji przedsiębiorstw i jednocześnie jest odpowiedzią na technologiczne realia w jakich coraz częściej funkcjonują firmy. Właśnie to rysuje się jako pierwsza korzyść wynikająca z nowych przepisów. Umożliwiają one bowiem znaczące usprawnienie i przyspieszenie komunikacji z pracownikami, która w wielu organizacjach już dziś w dużej mierze odbywa się za pośrednictwem kanałów elektronicznych.
Elektroniczna postać dokumentów to także większa wygoda w zakresie archiwizacji oraz przeszukiwania dokumentacji. Co istotne, przy odpowiednim opracowaniu zasad obiegu dokumentów cyfrowych może ona oznaczać również wyższy poziom bezpieczeństwa. Lepsza ochrona danych osobowych wynika m.in. z kontroli dostępu, szyfrowania, tworzenia kopii zapasowych oraz ograniczenia ryzyka fizycznego zniszczenia lub zagubienia dokumentów.
Ponadto, w dłuższej perspektywie cyfryzacja przekłada się również na realne oszczędności, ponieważ redukuje zużycie papieru, koszty druku oraz potrzebę utrzymania powierzchni przeznaczonych na archiwizację. Co więcej, ma to nie tylko wymiar finansowy, ale także środowiskowy, wpisując się w coraz ważniejszy dla firm aspekt zrównoważonego rozwoju.
Elektronizacja dokumentacji pracowniczej – biznes wciąż nieufny
Mimo, że na rynku pojawia się coraz więcej rozwiązań sprzyjających i usprawniających digitalizację, a proces ten jest dodatkowo wspierany przez zmiany w przepisach prawa, to wielu przedsiębiorców wciąż podchodzi do niego z dużą ostrożnością. Jak wskazuje raport Grant Thornton “Elektronizacja dokumentacji pracowniczej. Opinie przedsiębiorców na temat wdrożenia e-teczek” w 2025 roku zaledwie 12,4% przedsiębiorców korzystało z e-akt. Jednocześnie jednak przedsiębiorcy z łatwością potrafili wskazać korzyści płynące z cyfryzacji, a ponad 70% deklarowało, że rozważa wdrożenie e-teczek w przyszłości.
Takie wyniki mogą sugerować, że decyzje o digitalizacji są często odkładane w czasie ze względu na niesprzyjające okoliczności. Bariery te mają zarówno charakter wewnętrzny, jak i zewnętrzny, związany z otoczeniem biznesowym i prawnym. Zmiany technologiczne wymagają bowiem zaangażowania odpowiedniego budżetu, dostępu do specjalistycznej wiedzy oraz czasu zespołów. Dodatkowo przedsiębiorców może powstrzymywać konieczność równoległego dostosowywania się do licznych, obligatoryjnych zmian prawnych.
Kolejne przepisy usprawniające digitalizację stanowią dla firm realną szansę na uproszczenie procesów, poprawę efektywności i lepsze zarządzanie dokumentacją. Warto jednak pamiętać, że wprowadzenie możliwości elektronicznej wysyłki dokumentów nie powinno być działaniem impulsywnym. Nowe rozwiązania warto wprowadzać w sposób rozważny i świadomy, uwzględniając specyfikę organizacji, bezpieczeństwo danych oraz zgodność z przepisami. Takie podejście pozwoli w pełni wykorzystać potencjał digitalizacji, jednocześnie minimalizując ryzyka związane z jej wdrożeniem.
Czytaj więcej: