Warto więc wiedzieć: jak obecnie przebiegają kontrole, na co zwracają uwagę inspektorzy, które obszary są najczęściej weryfikowane, i przede wszystkim, jak skutecznie przygotować się na wizytę ZUS?
Kontrole ZUS w teorii
Wśród kontroli prowadzonych przez instytucje publiczne wobec przedsiębiorców ważne miejsce pełnią kontrole przeprowadzane przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS). Przeprowadzane są one na podstawie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, a ich celem jest weryfikacja prawidłowości wywiązywania się przez płatnika składek z obowiązków w zakresie ubezpieczeń społecznych. Zakres zagadnień, które mogą być objęte kontrolą, określa art. 86(2) wspomnianej ustawy. Przepisy wskazują również katalog dokumentów, jakie płatnik składek powinien przygotować na potrzeby kontroli.
Warto podkreślić, że kontrole ZUS są prowadzone na podstawie rocznego planu kontroli, a przedsiębiorca musi zostać odpowiednio wcześniej powiadomiony o zamiarze jej przeprowadzenia. Kontrola może się odbywać w siedzibie płatnika, rzeczywistym miejscu prowadzenia działalności lub w innym miejscu, w którym przechowywana jest dokumentacja. Coraz częściej, o ile płatnik wyrazi zgodę, kontrole obywają się zdalnie, drogą mailową lub za pośrednictwem platformy ZUS. Natomiast, czas trwania kontroli jest uzależniony od wielkości przedsiębiorstwa. Dla największych podmiotów nie powinien przekroczyć 48 dni roboczych, natomiast dla średnich, małych i mikrofirm, jest on krótszy i wynosi odpowiednio nie dłużej niż 24, 18 i 12 dni. Zakończeniem kontroli jest sporządzenie protokołu, w którym kontrolerzy przedstawiają swoje ustalenia, ewentualne nieprawidłowości oraz zalecenia pokontrolne. Płatnik ma prawo zapoznać się z jego treścią i wnieść do niego zastrzeżenia w określonym terminie.
Kontrole ZUS coraz częstsze i dokładniejsze
Jak wynika z danych zawartych w najnowszym raporcie Grant Thornton „Kontrole ZUS”, z roku na rok rośnie liczba kontroli przeprowadzanych przez ZUS. Co istotne, wraz ze wzrostem ich liczby niemal proporcjonalnie zwiększa się również ich efektywność. Bowiem, coraz większy odsetek kontroli kończy się wykryciem nieprawidłowości.
Ważny fragment
W 2025 roku aż 93% przeprowadzonych postępowań zakończyło się stwierdzeniem błędów.
Trudno jednak jednoznacznie ocenić, jakiego rodzaju były to uchybienia. Nie wiadomo, czy dotyczyły kwestii drobnych i formalnych, czy też błędów o charakterze systemowym, wymagających głębszych zmian w sposobie prowadzenia dokumentacji i rozliczeń.
Jednocześnie, warto zauważyć, że pomimo wzrostu liczby kontroli, średni czas ich trwania ulega skróceniu. Może to świadczyć o coraz lepszym przygotowaniu inspektorów oraz o bardziej precyzyjnym doborze obszarów objętych weryfikacją. Kontrole są więc krótsze, ale bardziej ukierunkowane – często realizowane w oparciu o konkretne wytyczne i analizę ryzyka. To z kolei można uznać za pozytywny trend z perspektywy firm, ponieważ skrócenie czasu kontroli ogranicza ryzyko dezorganizacji codziennej pracy i zakłóceń w bieżących procesach.
Kontrolerzy ZUS coraz lepiej przygotowani
Jak wynika z powyżej przytoczonych danych, kontrole ZUS są coraz bardziej precyzyjne i konkretnie ukierunkowane. Nie można tu mówić o przypadkowym doborze przedsiębiorstw. Kontrolerzy przed pojawieniem się w firmie, gromadzą i analizują dostępne informacje o przedsiębiorstwie. W ostatnich latach deklarują również, że w ramach przygotowań do kontroli śledzą aktywność firm w mediach społecznościowych, na stronach internetowych czy portalach rekrutacyjnych, np. w celu potwierdzenia oferowanych benefitów lub weryfikacji zakresu obowiązków pracowników.
Ważny fragment
Na podstawie wszystkich zebranych informacji przygotowywany jest tzw. “raport ryzyk”, wskazujący obszary wymagające szczególnej weryfikacji.
Należy zwrócić także uwagę, że kontrole w same w sobie mogą różnić się w zależności od jednostki terenowej ZUS. Każda z nich może posiadać własne priorytety kontrolne, wynikające np. z lokalnych doświadczeń, rodzaju dominujących branż czy wcześniejszych nieprawidłowości wykrywanych w danym obszarze. Różnice mogą również dotyczyć interpretacji przepisów, zwłaszcza w kwestiach niejednoznacznych.
Google news
Bądź na bieżąco ze zmianami w prawie, podatkach i księgowości! Zaobserwuj nas w Wiadomościach Google
Kontrole ZUS w praktyce. Najczęściej badane obszary
Na podstawie obserwacji ekspertów Grant Thornton można wskazać kilka obszarów, które w ostatnich latach najczęściej stają się przedmiotem kontroli ZUS. Po pierwsze, kontrolerzy często biorą “pod lupę” aspekty związane z rozliczaniem świadczeń wypłacanych z tytułu podróży służbowych bądź oddelegowaniem pracowników za granicę. Przyglądają się prawidłowości dokumentowania i oskładkowania kosztów wyżywienia i zakwaterowania, a także badają, czy wyjazd nosił znamiona wyjazdu służbowego. Równie często ZUS weryfikuje, czy umowy cywilnoprawne (dzieło, zlecenie, B2B) w rzeczywistości nie mają cech stosunku pracy, a tym samym nie dochodzi do unikania oskładkowania. Poprawność rozliczeń jest także weryfikowana w kontekście umów zawieranych ze studentami. W tych przypadkach organ sprawdza właściwość dokumentowania statusu studenta, którym posługują się dani pracownicy. Wśród najczęściej badanych obszarów znajdują się także świadczenia rzeczowe, czyli tzw. “benefity pracownicze”. Inspektorzy przyglądają się temu, czy świadczenia są właściwie zwolnione z oskładkowania. Badaniu podlegają zarówno benefity w całości finansowane przez pracodawcę oraz te, do których dopłaca pracownik. Wśród nich można wymienić: pakiety medyczne, karty sportowe czy coraz popularniejsze – karty lunchowe.
Jak przygotować się do kontroli ZUS?
Mając na uwadze, że kontrole ZUS rzadko kończą się całkowitym brakiem zastrzeżeń wobec płatnika, warto wdrożyć w swojej firmie działania prewencyjne. Pozwolą one zminimalizować ryzyko błędów i negatywnych konsekwencji w razie kontroli. Przede wszystkim, warto regularnie analizować pełną dokumentację kadrowo-płacową, w tym akta osobowe, dokumenty dotyczące zasiłków oraz świadczeń pozapłacowych. Jednocześnie analizie pod względem poprawności powinny podlegać także procesy kadrowo-płacowe (np. rozliczanie dodatków i premii czy wypłaty zasiłków). W szczególności warto także zwrócić uwagę na podział składników wynagrodzenia (premii, dodatków, nagród) pod kątem ich wpływu na podstawę wymiaru świadczeń z ubezpieczeń społecznych, ponieważ błędne kwalifikacje mogą prowadzić do zaniżenia lub zawyżenia zasiłków. To wszystko pozwoli zidentyfikować potencjalne ryzyka i w razie potrzeby wyeliminować je. Dobrą praktyką jest także posiadanie regulaminów i polityk wewnętrznych. Otóż, są to jedne z pierwszych dokumentów, o które może poprosić kontroler. Jasno opisane zasady pomagają zrozumieć specyfikę organizacji, skracają czas trwania kontroli i ograniczają liczbę dodatkowych pytań. Co więcej, w przypadku wątpliwości dotyczących stosowania przepisów warto wystąpić o indywidualną interpretację ZUS. Takie stanowisko chroni przedsiębiorcę w razie sporu i może stanowić silny argument w trakcie kontroli. Niezmiennie, dobrym rozwiązaniem jest także skorzystanie z usług firm outsourcingowych specjalizujących się w kadrach i płacach. Kontrola przeprowadzana w biurze outsourcera pozwala ograniczyć obciążenie wewnętrznych zasobów, a eksperci mogą również pomóc w przygotowaniu wyjaśnień oraz w działaniach pokontrolnych.
Kontrole ZUS to bez wątpienia trudny i często stresujący moment dla każdego przedsiębiorcy, który otrzymuje zawiadomienie o ich przeprowadzeniu. Jednak zorientowanie w przepisach, zrozumienie aktualnych praktyk kontrolerów oraz wsparcie doświadczonych specjalistów mogą znacząco ułatwić cały proces, pozwalając przejść kontrolę spokojnie.
Czytaj więcej: