Wybór partnera outsourcingowego to jednak decyzja strategiczna. To właśnie od niej w dużej mierze zależy bezpieczeństwo, efektywność i stabilność procesów w organizacji.
Rozpoznanie potrzeb firmy
Punktem wyjścia do nawiązania współpracy z dostawcą usług outsourcingowych powinna być szczegółowa analiza potrzeb organizacji. W przypadku usług kadrowo-płacowych warto w pierwszej kolejności uwzględnić oczekiwania działu HR oraz pracowników, których procesy będą objęte wsparciem. Analogicznie, przy outsourcingu księgowości należy skupić się na potrzebach działów finansowych lub osób odpowiedzialnych za rozliczenia. Nie bez znaczenia jest również perspektywa członków zarządu, którzy mogą wskazać na strategiczne kierunki rozwoju i priorytety biznesowe. Tak kompleksowe podejście pozwoli precyzyjnie określić zakres wsparcia, oczekiwany poziom zaangażowania dostawcy oraz optymalny moment rozpoczęcia współpracy.
Kryteria wyboru firmy outsourcingowej
Na podstawie wcześniej zidentyfikowanych potrzeb kolejnym krokiem powinien być wybór kilku potencjalnych partnerów do współpracy. Optymalnie warto zaprosić do rozmów maksymalnie trzech dostawców. Taka liczba pozwala na obiektywne porównanie ofert, zachowując jednocześnie efektywność procesu. Wstępna selekcja umożliwia skupienie się na najbardziej obiecujących kandydatach, a same rozmowy warto przeprowadzić z należytą starannością, koncentrując się nie tylko na cenie, lecz także na jakości i dopasowaniu usług do potrzeb organizacji. Właśnie dlatego poniżej przedstawiamy kilka praktycznych wskazówek, które mogą ułatwić wybór odpowiedniego dostawcy usług outsourcingowych.
- Doświadczenie
W kontekście usług profesjonalnych istotnym aspektem jest doświadczenie, jakie posiada firma, z którą rozważa się współpracę. Warto zwrócić uwagę, jak długo działa ona na rynku. Dłuższa, wieloletnia obecność często świadczy o stabilności i zaufaniu klientów. Równie istotny jest także rozmiar i różnorodność zespołu. Większe organizacje dysponują zazwyczaj specjalistami z wielu dziedzin takich jak: księgowość, kadry, prawo czy finanse. To umożliwia bardziej kompleksowe wsparcie. Dodatkowym atutem może okazać się także doświadczenie w obsłudze firm o podobnym profilu lub skali działalności, co ułatwi dopasowanie procesów i komunikacji. Natomiast jeśli Twoja firma działa lub planuje działać na rynkach zagranicznych, warto rozważyć wybór partnera będącego częścią międzynarodowej sieci. Podsumowując, wybór dostawcy z odpowiednim doświadczeniem, pasującym do profilu działalności Twojej firmy pozwala zapewnić większe bezpieczeństwo, sprawniejsze procesy i zminimalizować ryzyko błędów.
- Referencje i opinie
Przy wyborze dostawcy usług outsourcingowych niezwykle cenne mogą okazać się opinie innych. Dobrą praktyką jest zasięgnięcie informacji z różnych źródeł, aby trafniej ocenić wiarygodność i jakość usług potencjalnego partnera. Po pierwsze, warto porozmawiać z osobami korzystającymi z usług wybranego outsourcera, ponieważ mogą one podzielić się realnymi doświadczeniami dotyczącymi współpracy. Pomocne będzie również sprawdzenie, czy Twoi obecni partnerzy biznesowi, dostawcy lub współpracownicy mieli kontakt z wybraną firmą kadrowo-płacową lub księgową i jak ją oceniają. Cenna może okazać się także analiza obecności firmy w przestrzeni publicznej. Działania takie jak: publikacje w mediach branżowych, eksperckie komentarze, blogi, czy organizowane webinary świadczą o proaktywnej postawie i kompetencjach dostawcy. Właśnie to, czyli połączenie dobrych referencji oraz aktywności eksperckiej to znak, że masz do czynienia z partnerem rzetelnym, zaangażowanym i dbającym o jakość swoich usług.
- Bezpieczeństwo danych
Aspektem, którego nie należy pomijać przy wyborze dostawcy jest bezpieczeństwo danych. Współpraca w obszarze kadr, płac czy księgowości wiąże się z przekazywaniem poufnych informacji, zarówno danych osobowych pracowników, jak i wrażliwych danych finansowych firmy. Dlatego tak istotne jest, aby potencjalny partner zapewniał najwyższe standardy ochrony informacji i przejrzyste procedury w tym zakresie. Mając powyższe na uwadze, warto sprawdzić, czy firma posiada certyfikaty potwierdzające zgodność z międzynarodowymi normami bezpieczeństwa (np. ISO 27001) oraz czy spełnia wymagania RODO, a w tym stosuje odpowiednie polityki ochrony danych i jasno określa sposób ich przetwarzania. Wysoki poziom zabezpieczeń to nie tylko obowiązek prawny, ale także fundament zaufania oraz kluczowy element budowania wiarygodności i ochrony reputacji Twojej organizacji.
- Komunikacja
Sposób, w jaki dostawca komunikuje się na etapie ofertowania, jest często odzwierciedleniem przyszłej współpracy. Dlatego warto uważnie obserwować nie tylko treść, ale i styl komunikacji. Kluczowe znaczenie ma jasność i rzetelność odpowiedzi. Profesjonalny dostawca nie unika trudnych tematów, udziela konkretnych informacji i dba o przejrzystość przekazu. Istotne jest także tempo reakcji oraz poziom zaangażowania. Szybkie, rzeczowe odpowiedzi świadczą o odpowiedzialnym podejściu i gotowości do współpracy.
Warto także zwrócić uwagę na to, czy dostawca wykazuje indywidualne podeście. Jeśli przed przygotowaniem oferty zadaje pytania, świadczy to o chęci poznania specyfiki firmy i dopasowania rozwiązania do jej potrzeb. Natomiast generyczna wysyłka oferty może sygnalizować brak elastyczności i ryzyko zwiększenia nieporozumień w przyszłości.
Na koniec warto taż ocenić ogólny charakter komunikacji, a szczególnie to czy dominuje w niej relacyjność, czy raczej chęć automatyzacji współpracy. Dobrze, gdy dla przyszłego partnera istotne jest, by współpraca nie ograniczała się do wymiany dokumentów, ale opierała się na dialogu, w którym można liczyć na doradztwo i wsparcie. Dobra komunikacja to fundament udanej relacji biznesowej, czyli otwartej i opartej na wzajemnym zaufaniu.
- Jakość usług, zespół i kompetencje
Wybierając dostawcę usług, warto dowiedzieć się jak najwięcej o zespole, który będzie realizował wybraną usługę. To właśnie on odpowiada za jakość współpracy i końcowy efekt świadczenia usług. W rozmowie o zespole należy zwrócić uwagę na:
- strukturę i kompetencje zespołu – warto dowiedzieć się, jakie kwalifikacje posiadają poszczególni członkowie zespołu oraz czy kluczowe elementy pracy są weryfikowane przez osoby z większym doświadczeniem. Optymalnie, gdy zespół składa się z osób o zróżnicowanych kompetencjach, co pozwala zapewnić wyższą jakość i dokładność realizowanych usług.
- dostęp do specjalistów z innych obszarów – dobrze upewnić się także, czy dostawca oferuje również wsparcie ekspertów takich jak doradcy podatkowi, prawnicy (w tym specjaliści prawa pracy), eksperci ds. ubezpieczeń społecznych czy międzynarodowego zatrudnienia. Nawet jeśli obecnie nie potrzebujesz takiego wsparcia, jego dostępność może być kluczowa w przyszłości, np. przy kontrolach, reorganizacji firmy, ekspansji zagranicznej czy zmianach w przepisach.
- znajomość języków obcych – jeśli w Twojej firmie wykorzystywany jest język obcy, upewnij się, że zespół proponowany przez dostawcę posiada odpowiednie kompetencje językowe umożliwiające swobodną komunikację.
- Zakres usługi
Równolegle z rozpoznaniem zespołu, warto także dokładnie określić potrzebny rodzaj wsparcia oraz termin rozpoczęcia współpracy. Pozwoli to określić, czy dostawca dysponuje odpowiednimi zasobami i doświadczeniem do skutecznej realizacji powierzonych zadań. W tym miejscu warto także ocenić elastyczność dostawcy, a dokładniej jego gotowość do dostosowywania się do zmieniających potrzeb oraz zdolność szybkiego reagowania na ewentualne problemy. Tego typu kompetencje można często zaobserwować już na etapie ofertowania, analizując sposób komunikacji, otwartość na sugestie oraz proponowane rozwiązania. Niemniej istotne jest także ustalenie harmonogramu wdrożenia. Dobrze upewnić się kiedy może zostać przeprowadzone i jak długo potrwa, zwłaszcza jeśli czas realizacji ma kluczowe znaczenie dla funkcjonowania firmy.
- Technologia i rozwiązania IT
Ostatnim, choć niemniej istotnym aspektem jest to, czy firma korzysta z nowoczesnych narzędzi informatycznych. Mają one bowiem bezpośredni wpływ na komfort i efektywność współpracy z dostawcą. Przy ocenie zaplecza technologicznego firmy warto zwrócić uwagę na:
- Wykorzystywane systemy i automatyzacje – warto upewnić się, czy dostawca korzysta z nowoczesnych narzędzi, które usprawniają procesy i ograniczają ręczne operacje. Automatyzacja zwiększa bowiem efektywność i zmniejsza ryzyko błędów.
- Bezpieczną wymianę danych – równie istotne jest to, czy firma udostępnia platformy do bezpiecznej komunikacji i przesyłania dokumentów. Przesyłanie danych wrażliwych bez odpowiednich zabezpieczeń, np. poprzez niezabezpieczoną wiadomość mailową, powinno budzić ostrożność.
- Zaangażowanie zespołu IT – jeśli usługa ma być realizowana poprzez system dostawcy, warto upewnić się, czy firma posiada własny zespół IT odpowiedzialny za utrzymanie, rozwój i dostosowanie systemu do potrzeb swoich klientów.
- Dodatkowe rozwiązania IT – dobrym znakiem będzie także to, że dostawca oferuje dodatkowe narzędzia usprawniające codzienną współprace, takie jak: system workflow, portal pracowniczy, e-teczki czy możliwość generowania różnorodnych raportów.
- Rozwiązania autorskie – najlepiej, jeśli systemy są tworzone przez samego dostawcę i rozwijane w oparciu o doświadczenia oraz potrzeby klientów. Takie podejście zwiększa elastyczność narzędzi i ich dopasowanie do realnych procesów biznesowych.
Decyzja o wyborze dostawcy usług outsourcingowych powinna być oparta na dopasowaniu oferowanych usług do specyfiki Twojej organizacji. Wybór odpowiedniego partnera to nie tylko kwestia bieżącej obsługi, ale także to inwestycja w rozwój i bezpieczeństwo Twojej firmy. Świadomy wybór partnera przekłada się bowiem na sprawniejsze procesy, większą efektywność, ograniczenie ryzyka błędów oraz pewność, że współpraca będzie przebiegała w sposób profesjonalny i partnerski.
AUTORKA: Natalia Rogacz, Key Account Manager
Czytaj więcej: Outsourcing księgowości – sposób na obniżkę kosztów i usprawnienie procesów czy ekskluzywna usługa dla bogatych?